麦肯锡卓越工作方法-第3部分

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最终目标（1）
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　　在麦肯锡，当我们接手任务的时候，心里早就打定主意，那就是无论遇到什么困难，我们的最终目标就是把任务完成，把问题解决。这样促使着我们历经坎坷却从容不迫。这也是麦肯锡公司取得今天声誉的重要原因。
　　但是，让人最为沮丧的并非是自己还没有达到最终的结果，而是意识到就手头的问题来说，自己所干的一点意义都没有。
　　要关注大画面。当你想方设法去解决一个困难而复杂的问题时，如果同时盯着许多需求，就容易丧失目标。当你感到完全被它包围时，就应该后退一步，琢磨琢磨你正在努力完成的内容。问问自己，现在干的事情与大画面吻合得如何？它是否引导团队向目标进军？如果不是，那就是浪费时间，而时间实在是太宝贵了。
　　你要时不时地从正在做的事情中抬起头来想一想。问自己一些最基本的问题：你在做的事情对解决问题究竟如何？它是如何推进你的思路的？这是不是你现在正在进行的最重要的事情？如果它没有多大的帮助，你为什么还要做呢？
　　当你正在想方设法为客户或自己的公司解决一个困难的问题时，如果你同时盯着许多要求，很容易就会失去目标。这就像你身陷泥沼时要沿着一条你看不见的泥泞通道摸索一样。分析A，接着分析B，接下来分析C又会紧接其后。新的资料来了，然而这意味着又有更多的分析要充满你的每一天（每一夜）。
　　当你觉得完全被它包围时，就应该后退一步，琢磨琢磨你正在想完成的任务。通过关注“大画面”——组成你的工作假设的一系列事物——来做到这一点。你正在干的事情与大画面吻合的如何？一项特殊的分析也许在认识上是正确的，甚至很有意思，但如果与解决问题相去甚远，那就是在浪费时间。要找出你的优先顺序，你一天能干的事情就那么多。
　　正如一位前麦肯锡项目经理告诉我的：“也许在公司期间我学到的最有价值的东西就是从大的画面去思考问题：退后一步，琢磨琢磨要想达到的目标，然后看一看正在干的事情，再问问自己‘这真的很要紧吗？’”
　　对你来说，最根本的一点就是要在行动之前清楚地决定自己的价值观并确立明确的终极目标。
　　那么什么是终极目标呢？打个比方，你玩过1000片拼图吗？从开始做这个游戏的时候你的目标是什么呢？是把这些凌乱的碎片组装成一幅美丽的图画，这就是你的终极目的。你所贴上的每一个图片，都是为了这个终极目的服务的。你走错了路子，马上推翻重来，也没有改变你这个目的。我们所进行的工作像拼图游戏，总是围绕一个确定的目标进行，行进中可以犯错误，但却不可以偏离方向。
　　确立这个终极目标，并不是说要确定以后每一天都做些什么，干什么职业，生活在哪个城市，或者决定和谁在一起生活一辈子。这个终极目标指的是，把你的工作或是人生按照一个整体来考虑，明确自己想要什么，从一开始就知道自己的目的地，清楚自己在哪里，在做什么，自己每一天每做一件事都不会偏离自己的目标，自己每迈出的一步始终都是沿着正确的方向进行的。并不是每个人都能成功地实现自己的终极目标的。尽管有些人生活得也许很灿烂，忙忙碌碌，但是只有他们知道这些东西都是和他们心中最想要的偏离了很远很远。从报纸等各种媒体对一些明星或者知名人士的采访中，我们会经常听到这样的话，“我生活地很累呀，有时候静下来想一想，却发现很多时候自己越来越不像自己了，离自己想要的越来越远了，不知道自己在忙些什么”。
　　很多人认为这些名人说得不是真的，生活在万众瞩目之下，过着高档次的生活，还有什么好抱怨的。但是不要忘了，人在很多时候是身不由己的。就像我们玩拼图游戏，有时候是很明显地拼接错误了，看起来仍然是很美丽的画面，可是如果我们一直按照这个方向走下去，那么我们永远也达不到最美丽、最辉煌的终点。
　　“时间就是效率”这句话似乎已经被时代尊奉为最高的价值判断标准。但实际上，“效率”仅仅是一个形式上的东西，一个速度的问题。
　　而更加重要的实质性问题是“效果”或效能，即我们匆匆忙忙、快马加鞭地干了以后，是不是能达到我们的最终目标，这才是真正重要的问题。著名的时间管理大师肖恩·柯维说，各行各业的人——医生、院士、演员、政治家、职业企业家、运动员和管子工——都是常常为得到更高的收入、更多的承认或者某种程度的专业能力而奋斗，陷入了事务性的圈子，为生活忙忙碌碌，在成功的阶梯上日益奋力地攀登，可到头来却发现梯子靠错了墙。我们奋力争取的名望、成就、金钱或者其他一些什么东西可能甚至不是梯子该靠的墙的一部分，结果我们每走一步就向错误的地方接近一步。我们可能很忙，可能“效率”很高，但是只有从一开始心中就有最终目标，我们才会有真正的“效果”。这一原则完全是人生自我领导的提纲挈领式的言论，值得我们深思。
　　我们可以用最简单的方式，来描述一下如何确立这个终极目标并最终把它实现的过程。首先，你要多问问自己，“你最钟爱的是什么？充满了你的心灵，让你感到无比幸福的又是什么？”你若以真诚的灵魂回顾过去，一定可以找出答案，找出自己的人生价值观。
　　你可以把你自己所敬仰的人物列出来，并回想自己为何尊敬他们，从这些原因之中找出一项你认为自己之所以尊敬他们的共同原因。当你经过认真思考后，发现这个的确是你最想达到的境界，或许你的人生价值观也就是终极目标就初步成型了。今后，你只要以此为依据，努力去实行就可以了。
　　如果稍有成就，不妨再从这些偶像身上，选几项你认为值得学习的善行加以补充，最后你定可青出于蓝。然后再以他们作为你步向成功的标尺，一步一步地往上爬，最后你必然可以找到“自我”，实现你的终极价值。


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最终目标（2）
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　　这个终极价值并非隐藏在你的内心深处，而是在你无法想像的高处，至少是在比你平日所认识的“理想”更高的层次里。能够成为你自己本身的导师与典范的，惟有发自你的天性。惟有自己认识到了，你才能倾注全力去关注它，去实现它。
　　因此，在每日忙忙碌碌的生活中，我们一定要随时怀有这个终极目标，随时关注着人生这个大画面，随时丰富自己的人生价值观。这样，我们才能获得很高的效能，获得自己想要的效果。


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我现在做的，是否使我更接近目标（1）
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　　在工作生活中，我们都见过许多这样的人，他们虽然怀有大干一番事业、做出辉煌成绩的想法，可是总不见行动，只是把这些想法挂在嘴边，每天都踏步不前。因此，为了避免成为一个空谈主义者，我们必须立即行动起来。首先该做的就是必须将我们的终极目标化为明确的具体目标，化为实际可行的目标，并且立即朝着这个目标彻底行动起来。
　　当你在人生阅历比较丰富，思想比较成熟，终极目标也基本定型的时候，你就要尽早脱离出年轻时那种探寻人生价值观的状态，一步步向着自己的终极目标行进。但是任何大的目标的实现，都是依托在一个个小的阶段上的，要想实现你的想法，你就要安排好最眼前的生活，设定出一个个比较具体的按照你的思想行动的目标。这些具体目标的设立原则就是“我现在做的，是否使我更接近目标”。
　　美国管理大师杜拉克说过：“不能管理时间，便什么也不能管理！”因此你必须在你的终极目标的指引下，列出你近一个阶段的目标，这个阶段可以是10年，也可以是6个月。也许过了这段时间后你的人生阶段会到达另一个层次，比如你大学毕业了，或许你在一个公司达到了自己职业生涯的巅峰等等。
　　你的目标必须不能是空泛的。你不能喊诸如“我就是要享受生活，战胜自卑”等口号，你要写下具体的目标，比如，大学毕业后你一定要考上研究生，30岁之前要拥有自己的汽车，你要完成多少文字的稿件等等。你所开列的这些近期计划对你的终极目标实现或许会很有帮助，既然写下了它们，就不能当作幻想，想了就一定要去做，去争取，去完成。
　　为了不使自己所列的这些目标成为空谈，我们准备了一些问题，希望你在做计划的时候，参照一下，时时追问一下自己，把所有的想法都实实在在地思考清楚。
　　（1）我订下的这套远期、中期与近期目标是不是明确，是不是可行？
　　（2）对于下星期所想从事的工作，我是不是已有清晰的概念？
　　（3）在一个工作日开始之前，我是不是已考虑妥当这一天的工作次序？
　　（4）我是不是以事实之重要性而非以其紧迫性作为确定行事优先次序的依据？
　　（5）我是不是把注意力集中于目标而非集中于过程，又是不是以绩效而非以活动量作为自我考核之依据？
　　（6）我是不是能在工作效率最高的时间内做重要的事？
　　（7）我今天能否为达成远期、中期或近期目标做某些事？
　　（8）我是不是每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题？
　　（9）我是不是善用上下班的时间？
　　（10）我是不是故意减少中午的饭量，以免在下午打瞌睡？
　　（11）我是不是对自己的作息时间做松驰的安排，以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件？
　　（12）我是不是尽量将工作授权他人处理呢？
　　（13）我是不是将挑战性的工作以及例行性工作都授权他人处理呢？
　　（14）我是不是根据“权责相称”的原则将工作授权给他人呢？
　　（15）我是不是努力组织下属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”呢？
　　（16）我是不是有效地利用下级的协助让自己能比较轻松地调度自己的时间，同时又避免成为浪费部属时间的根源呢？
　　（17）我是不是采取了某些措施，防止一些无用的资料及刊物摆放在我的办公桌上并且占用我的时间呢？
　　（18）当我与客户进行沟通时，我是不是能尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通呢？
　　（19）除了在例外情况下，我是不是尝试在下班后把工作抛到脑后呢？
　　（20）倘若需要加班，而且可自由选择加班时间，我是不是宁可提前上班而不延迟下班？
　　（21）我是不是能促使自己迅速地作出一些微小的决策？
　　（22）我是不是在获得关键性资料的第一时间就马上制定决策？
　　（23）对经常会出现的工作或者精神危机，我是不是时时保持警觉性，并采取预防措施呢？
　　（24）我是不是经常为自己及他人定下工作完成的截止时间呢？
　　（25）最近我是不是可以拒绝任何毫无益处的例行工作或例行活动呢？
　　（26）我是不是在口袋中或书包中，携带一些文件材料，如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上的空闲时间里拿出来进行处理呢？
　　（27）当我面对许多需要解决的问题时，我是不是应用“80/20原则”（即帕累托原则，指只集中精力处理20％的重要问题，而不受80％的不重要的问题所困扰）来对付呢？
　　（28）我是不是真正能够控制自己的时间？我的行动是不是取决于自己，而不是取决于环境，或按照他人的优先次序来进行呢？
　　（29）我是不是努力一次就把一件事情做好呢？
　　（30）我是不是积极地设法避免常见的干扰（如访客、会议、电话等），好不让它们经常妨碍我每天的工作呢？
　　（31）我是不是能总是面对现实，思考现在需要做的事情，而不是总怀念过去的得失成败，或者担心未来的变化莫测呢？
　　（32）我是不是能总是牢记“时间就是金钱”这句话呢？
　　（33）我是不是能腾出一些时间为下级进行培训，或考虑帮他们寻找培训机会呢？
　　（34）我是不是尽量将该打的电话集中在一起进行呢？在打电话之前是不是先准备好有关的资料，而不是想起什么说什么，却常常忘记了最重要的事呢？
　　（35）我是不是能熟练掌握对处理文件很有帮助的计算机系统呢？


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我现在做的，是否使我更接近目标（2）
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　　（36）我是不是有时把自己的工作环境封闭起来，以避免工作受到他人之干扰？
　　（37）在一天工作完了之后，我是不是反省一下：哪些工作无法按原定计划进行？无法按原定计划进行的原因是什么？以后如果再出现这种情况，我该如何补救？
　　（38）在我筹备会议之前，我是不是先思考一下还有没有比开会更好的解决问题的办法？
　　（39）开会时我是不是注意控制自己的说话时间和方式，以避免自己和大家的时间浪费在空洞的会议中，使会议的效率尽量提高呢？
　　（40）我是不是定期检查自己的时间支配方式，以确定自己有没有摆脱以前那种浪费时间的陷阱呢？
　　这40个问题，或许太过细致琐碎，但是如果你真的能对每一个问题都能做出令人满意的回答的话，我相信，你一定已经把自己的计划做得非常完善了，这个计划一定会帮你向着你的终极目标作飞跃性前进。


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*第四章麦肯锡高效时间管理技巧
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　　减少文件堆积的最有效工具之一，是个大废纸篓。不错，一个小的废纸篓可能马上就要堆满了，废纸篓是你丢弃大量文件的好地方。可是，一旦纸篓满了，人们常找其他较为耐久的场所去放置废物。这有点不像话，因为丢进纸篓里的文件不会再出现，而你把文件放在其他地方，将占用大量的空间和时间，而本质上却一点用处都没有。

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每天制一个图表
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　　在麦肯锡工作，典型的一天可能会有这样一些内容：早晨9点，你以快速的头脑风暴开始一天的工作，10点钟跑去访问客户，11点去工厂，然后是和你的上司一起吃一顿快餐。接下来也许是访问更多的客户，参加团队一天的小结会，然后又急急忙忙赶到沃顿商学院参加一个招聘会。在所有这一切进行的过程中，事实很容易会彼此交织在一起，就像不同颜色的墨水同在一张吸墨纸上一样。即便在访问时你做了很好的记录，在团队会上也有笔记，要点还是有可能漏掉。
　　事实上，这种情况每一个工作中的人每天都能遇到。事情是如此的多，而工作又千头万绪。我经常听到有人向我抱怨：每天总是忙碌而凌乱，有时候累得晕头转向，却又常常将一些重要的事遗忘，真不知该怎么办才好？
　　要避免如此，麦肯锡的经验是，每天制定一个表格，让表格来帮助你。只要养成了习惯，你会发现，表格自己会说话。
　　究竟每天要做些什么呢？你可以在一天结束时静坐半个小时，首先问问自己：“今天我做到的3件最重要的事情是什么？”然后把它们记在一两个表格里——没