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办公室成功地图-第7部分
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二、保证不误事的秘诀
所谓不误事是说做事要讲究次序，要善于分清事情的轻重缓急。我们每天需要处理的事情大大小小千头万绪，这么多的事情堆在眼前，该先做什么，后做什么，怎样才能保证时间效用的最大化，这些也都是颇有讲究的。
在时间管理学中，将要做的事情分为四类：重要且急迫的，不重要但急迫的，重要却不急迫的，不重要也不急迫的。在这四类事情中，时间管理学要求首先要做好第一类事情，其次是重要但不急迫的，再次是不重要但急迫的，最后是不重要也不急迫的。但我个人对上述做事的优先顺序稍有异议：我们首先要完成重要且急迫的工作是毫无疑问的，但接下来是该做重要但不急迫的事情还是不重要但急迫的事情呢？我认为应该是后者。
工作是否重要一般是就其影响程度而言的，而工作是否紧急则是就其时效性而言的。诚然，对于重要工作我们一般会给予更多的关注，也会投入更多的精力，要确保其完成的质量和达到的效果。但如果因此而忽视了一般性工作也是不允许的。特别是那些紧急工作，也许我们只需分出一点点精力就能完成它，但如果过度重视了重要工作而对之视而不见的话，小事也可能酿出大事故来的。
其实，只要我们善于将各类重要的与不重要的、急迫的与不很急迫的、费时多的与费时少的、说的与做的、耗脑力的与费体力的事情统筹考虑，做到见缝插针灵活调配，即使工作再多再重也是能够圆满完成的。
三、保证做好事的秘诀
不忘事与不误事都是为做好事服务的，把我们经手的每件事情做好才是最终目的。说起来简单，但真正要把我们经手的每件事情做好又谈何容易，特别是当我们要做的事情超出我们的精力的时候，要想做到这一点就更是难上加难了。
前面已经讲过，事情有重要与不太重要之分。在做事情上有一个非常著名的二八法则，即用你80％的精力做20％重要的事情，用20％的精力做80％不太重要的事情。对于那些事务性的、程序化的甚至一些例行公事类的工作，我们不应投入过多的精力。当然，少投入精力并不意味着可以不将其做好，只是说我们在做此类事情时要善于取巧。一是要善于借助外力，比如授权手下人完成（当然，以你现在的状况是无权可授的）。二是要善于合理利用时间，比如对性质相同或相近的工作采用集中处理的方式（集中一段时间打电话或处理文件等），而对一些小事情采取见缝插针的方式处理等。三是要善于利用历史资料。多年以来，我十分重视将自己工作中撰写的各类文字在电脑中分类存贮，因为这些总结、安排、措施等常常是周期性的，每当再次需要时，只需在原有基础上适当做些修补删改即可，这要比每次都另起炉灶节省很多精力。
要集中你的主要精力做好重要的工作。对于不同的部门、不同的时期甚至不同的人来说，重要工作的概念是各不相同的，这里所说的重要工作主要指以下两类：一类是该项工作完成质量的好坏可能会对公司、部门或你的领导产生重大的影响；另一类是该项工作完成质量的好坏可能会对你本人未来的成长产生重大的影响。以这两个标准来衡量你的工作，就能很容易地区分出哪些是重要工作，哪些是一般性工作了。
对待重要工作这里只想提示你两点：一是要树立精品意识，要力求尽善尽美，尽量减少或杜绝各类疏漏和低级错误。二是要处理好质量与效率的关系，要保证在规定的时间内完成你的工作，又要克服片面追求效率而牺牲质量的做法。举例说明：鑫鑫最近一次数学周测只得了80多分，丢分的根本原因依然是粗心。面对这样的成绩，他却振振有词地说：别看我成绩不太好，却是全班第一个交卷的。为了这80分的成绩和交卷的速度，那一晚，我和他进行了长达一小时的谈话。
说得够多了，下次再谈吧。
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谢谢老同志
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老生常谈
但愿我们的每一次错误都能变成人生的一份财富……
＇＇谢谢老同志
第8封来信第8封来信谢谢老同志
老同志：
来信收到，您的坦诚又一次使我深受感动。常言道：为尊者讳。而您为了给我讲清道理，将自己所犯的“低级”错误也拿出来为我剖析。而这样一个偶然的意外事件却能成为您“人生中的一次重大转折”，也真的令人钦佩，如果我也能够像您这样把每一次错误都变成一份财富的话，也许就不需要您每天这样苦口婆心地教导了。
盼着您的来信。
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水门事件与水杯事件（1）
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小爽
有时候，看似非常偶然的一个小小的错误，却需要你用一生的代价去弥补，而要想杜绝这种意外的发生，最好的办法就是养成一种良好的生活态度和生活习惯。
＇＇水门事件与水杯事件
第7封回信第7封回信水门事件与水杯事件
小爽：
来信收到，大概是出于礼貌，你把我忘记发文的事故归结为一次偶然的意外事件。其实，任何偶然之后都隐藏着必然。
不要忽视偶然事件的作用，偶然事件改写历史的例子不胜枚举，其中最典型的莫过于美国历史上著名的水门事件了。说它著名是因为水门事件是迄今为止美国历史上挑战宪法的最大政治丑闻，其主角则是实现中美关系正常化的美国总统尼克松，以至于这以后美国的许多政治丑闻均被冠以××门之称，如伊朗门、情报门、虐俘门等。说它典型则是因为水门事件是由多个偶然事件叠加在一起的意外事件，要知道，一个偶然的概率便已经很低，如果一大串偶然叠加在一起，其发生的概率实在是微乎其微了。
1971年，在任的美国总统尼克松决定竞选总统连任。为了在竞选活动中赢得主动，在尼克松本人并不完全知情的情况下，竞选小组内的一些人企图窃听竞争对手——美国民主党的总部。
所谓“水门”，其实只是一幢普通办公大楼的名字，普通到晚上除了设一名门卫外，既没有值班人员，也没有任何防盗警报系统。美国民主党总部就在它的六楼租用了几间办公室。可是，谁会想到，这幢普通的水门大楼经民主党这一租，就变得永远“青史留名”了。
这样的办公楼在美国首都华盛顿可谓无数。一到下班时间，楼外面的大门锁就调成只出不进的状态，也就是从里面可以打开，不论加班到多晚，都出得去；可是，想从外面进来的人就打不开门了。就这样一个大门锁，解决一幢大楼成百上千个不同隶属的办公室的晚间安全问题。
其实这样的安全系统只不过是防君子不防小人的摆设罢了。竞选小组雇来的几个人只用了一小块简单的胶带轻轻一贴，就使得那个“聪明的门锁”失效了。他们溜进大楼，在民主党总部的两部电话机上安装了窃听器，然后顺利撤退。他们指望此举可以带来大量有关民主党竞选时期的内部情况，以助于共和党尼克松的竞选，如果就此成功，也就没有“水门事件”了。
问题就在于这是一帮非专业的散兵游勇，他们的活儿干得非常“糙”。在此后的两个多月里，两个窃听器一个失灵，另一个质量也有问题，噪声太大无法录音，勉强窃听了一大堆毫无价值的电话之后，他们只好承认失败。如果他们能够彻底认输，也同样不会再有“水门事件”了。
不幸的是，这些人对此偏偏非常执著。“水门事件”终于在一大堆“偶然”之中，必然地发生了。
也许，促使他们再一次行动的原因之一，正是那个太好对付的门锁，因为一小块胶带就足以解决问题。可是，成也萧何，败也萧何，这一次，恰恰是一小块胶带把他们给毁了。
这一次，他们可以说是轻车熟路了。还是原来的老一套，他们白天到这座大楼里溜了一圈，趁机用胶带在门的侧面贴住门锁，这使得他们天黑以后可以从外面把门打开。在楼里办公的人们确实谁也没有注意这一变化，当他们走出大楼时，都以为身后的大门会像往常一样，“聪明”地拒绝进入者。他们都一个个放心地带上门回家去了。
唯一的一个例外，是那天值夜班的警卫弗兰克。这是一个年轻的黑人，也许是职业的关系，他比别人更仔细一些。总之，他发现门锁被人用胶带给贴住了。他顺手撕去胶带，按职责给他的上司打了一个电话。他得到的指示是再检查一下其他的门。
当时，弗兰克并没有感到太多的意外。因为在楼里上班的人那么多，常常有人加夜班，他们都没有大门钥匙，他们也都知道，下班时间一过，出去之后就进不来了。所以，弗兰克想，也许有人临时要出去一下，怕进不来才采取了这么个临时措施。所以，他并没有马上去检查。他出去买了点吃的，打算吃完以后再检查（注意，这又是一个意外）。
就在这个时候，那几个被竞选小组雇佣的家伙又出动了。这时已经是半夜了，他们胸有成竹地向已经贴好透明胶带的门走去。那是一个从地下车库进入楼梯间的门，直到他们伸手去开门，才意外地发现，门是锁上的。这一下，他们感到紧张了。
门锁是他们亲手贴上的，现在又锁上了，说明那张贴上去的胶带已经被人发现。大楼人多手杂，他们吃不准是下班的人发现后撕去的，还是专职的警卫人员发现了情况异常。如果是后者，他会不会已经报警？
他们在略一迟疑后，还是孤注一掷地进入大楼。门已经锁上了，他们花费了很长时间用一套特技才将门锁打开。值得庆幸的是，开锁的过程中居然没人发现。也许，他们开锁费了太大的事儿，好不容易打开了，就本能地想把它贴上，以免碍事。实际上，他们应该知道这锁是“可出不可进”的，既然已经进去了，这一贴完全就成了画蛇添足之举。这真是命中劫数。
意外的事情还远没有结束。待到警卫弗兰克吃饱喝足后，终于再次想起他上司的关照，决定重新检查一遍门锁，当他站在又被贴住的门锁的前面时，他不由得愣住了。他几乎不能相信自己的眼睛，刚刚被他撕去的胶带居然又回来了！他不得不立即在出鬼和出贼之间作出一个理智的判断。此时已经超过凌晨一点半，他再也不敢找任何理由安慰自己。他在报告上司的同时，向警察局报了案。
再说这些闯进去的家伙，就像任何千篇一律的电影情节一样，他们自然也不会忘记在大门外面派一个望风的。这个望风的家伙觉得自己得了一个最轻巧的活儿，悠悠地待在那里欣赏夜景，一点也没把渐渐驶近的一辆普通汽车放在眼里。车里下来两个嬉皮士打扮的年轻人，那个望风的居然就没想到他有必要向里面的人通报一声。
说句讲故事的俗套话，这叫“无巧不成书”。偏偏这两个“嬉皮士”就是便衣警察。原来警察局接到报案之后，立即通知在“水门大楼”附近当班的巡逻警车，可是巡逻警车正好汽油不足需要去加油（又是意外）。警察局值班的没办法，只好通知就近的便衣警察过去看个究竟。就这样阴差阳错，反而使得两名“嬉皮警察”逃过了望风者的眼睛，不至于打草惊蛇。
两名警察在和警卫通报情况之后，就先上到八楼的联邦储备委员会的办公室，然后兵分两路搜索过来。这时候，闯进来的那几个家伙，正因为打不开楼上民主党办公室的门锁，而在那里卸门呢。当他们终于得以进入办公室的时候，便衣警察也循声摸过来了。他们隐约看到一个黑影，举枪大叫一声“不许动”，只见办公桌后立刻举起好几双手。没有格斗，没有任何精彩情节，几个笨蛋乖乖地就给逮住了。
这就是水门事件的整个过程。但水门事件真相大白则是一年多之后的事了，其后果便是刚刚成功连任美国总统的尼克松不得不引咎辞职。
“水门事件”这样典型的偶然事件并不是经常发生的，但有时只是一个偶然的失误就足以影响我们的一生了。上封信里，我说在忘记发文的事故发生后，开始重新审视自己的工作方法和行事习惯。其实，在那次事故发生后，同事秦大姐给我讲的那个故事比这次失误本身给我的触动更为深刻。
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水门事件与水杯事件（2）
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在我所供职的那个办公室里有一份“定置管理制度”，上面明确规定：每人的办公桌上原则上只能摆放台历、笔筒、电话、电脑和台式文件柜等物品，但不能放文件和水杯。同时还规定：全室人员都要严格执行定置管理制度，养成良好的工作习惯，物品使用后要“物归其位，恢复原状”。
我刚刚调来的时候，对这样的规定就很不适应，特别是对办公桌上不准放文件和水杯一事更是不解，觉得很不方便。遇上领导检查了，就收拾一番整齐几天，检查风声一过便又一切照旧。对此，同屋的秦大姐没少给我提醒，我虽然表面上点头称是，却依然我行我素。忘记发文事故发生后，我的情绪非常低落，就在这时，秦大姐把我叫到一边，对我讲了那个让人一辈子都不会忘记的故事。
秦大姐是文革前的最后一届大学毕业生，毕业后在机关实习不到半年，就和许多知识分子一道下放到基层劳动，直到70年代末才被落实政策调回机关，重又干起了办公室工作。秦大姐可不是等闲之辈，由于家学渊源，她不仅文字功底十分深厚，又写得一手好字，而且心思缜密，办事利落，只几年的工夫就被任命为秘书科科长。别看只是个科长，却不是一般人能够胜任的，她不仅要安排几位秘书负责各位局长的日常工作，而且一些全局性的重要材料的起草修订、重大活动的安排布置等等都离不开她。有人说，许多甚至连某些副局长都说不清看不准的事，她却知道得一清二楚。全机关的人都知道，秘书科科长的位置对于秦大姐来说，不过是个短暂的过渡，办公室副主任，乃至办公室主任的位子似乎也只等着空出来便任她去坐了。然而，一个很偶然的小小意外却彻底改变了这一切。
这一天，突然接到市政府办公厅的电话通知，要求我们局第二天上午去市政府汇报港口下放地方管理工作进展情况。这可是天大的事，因为当时港口刚刚下划归市里领导，而市里对港口的管理模式尚未最后确定，局长汇报效果的好坏可能直接关系到港口今后几十年的发展。所以局里几位主要领导紧急召开会议研究汇报提纲，并要求秦大姐连夜把会议内容整理出来，第二天一早拿给局长去市里汇报。
那是80年代中期，不像现在，各种现代化办公设备一应俱全。那时写材料除了手抄之外，最先进的办公设备就是铅字打字机，打起字来不仅速度慢，而且修改起来很困难。那晚秦大姐和打字员小李被留下来加班赶材料。秦大姐写，写完了改，改过了叫小李打，打过再校对，再改再印，总算把汇报材料搞完了。看看还有时间，又整理了一些港口下放的相关性资料，为的是有备无患，让局长汇报得更充分些。等这些资料也理完了，天色已经发亮了，精神一放松，困意也跟着袭来。秦大姐把小李打发回家休息，自己也抓紧上班前的这点时间在办公桌上趴一会儿。
就在她睡得正香之际，桌上的电话铃声响了，吓得秦大姐眼睛还
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