Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第96部分

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　　　　　　　4。再按―下一步‖按钮，进入―步骤之　3‖　。如果将数据透视表放在一个新建的工作表中，请　



选定―新建工作表‖选项（通常是默认选项）　；如果将―数据透视表‖与数据源放在同一个工作表中，　



请选定―现有工作表‖选项，并指定存放区域图　5　。　　



　　　　　　　5。按―完成‖按钮，此时，系统新建一个工作表用来存放―数据透视表‖　的汇总数据，并自动　



打开―数据透视表‖工具栏和―数据透视表字段‖列表图　6　。　　



　　　　　　　6。到了这一步是非常重要的。我们根据汇总的需要，将―数据透视表字段列表‖　中相应的字　



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段（就是我们通常所说的工作表列标题）拖到数据透视表相应区域：　　



　　　　　　　　比如在我这个例子中，①将“质量等级”字段拖到“页字段”处（位于―数据透视表‖区域上　



方）　。②将―资质等级‖字段拖到―行字段‖处（位于―数据透视表‖区域左侧）　。③将―工程类型‖字段　



拖到―列字段‖处（位于―数据透视表‖区域上方）　。④将―建筑面积‖（或―工程造价‖）字段拖到―数据　



项‖处（位于―数据透视表‖区域中部）　图7　。　　



　　　　　　　至此，数据透视表制作完成，汇总结果便如图　2　所示。　　



　　　　　　　提示：制作好的数据透视表，同普通工作表一样，可以设置相应的格式（如字体、字号、　



对齐方式等）　。　　



　　　　　　　三、与数据透视表相关的几个名词　　



　　　　　　　行字段：数据源中的字段（工作表的列标题之一）　，在数据透视表的行方向显示出来。例如　



此处的―资质等级‖字段。　　



　　　　　　　列字段：数据源中的字段（工作表的列标题之一）　，在数据透视表的列方向显示出来。例如　



此处的―工程类型‖字段。　　



　　　　　　　页字段：数据源中的字段（工作表的列标题之一）　，在数据透视表中的上方显示出来，用于―筛　



选‖不同的数据进行统计（如―合格‖、―优良‖、―全部‖等）　。例如此处的―质量等级‖字段。　　



　　　　　　　数据区域：包含汇总数据的数据透视表单元格。如此处的根据―建筑面积‖或―工程造价‖字　



段汇总后的结果。　　　　



　　



　　



数据透视表应用拓展──让表更智能和更有个性　　　　　　　　



　　　　　　　可以随意更改表中数据项　　



　　　　　　　我们这里说的数据项就是数据透视表中的行、列和页字段下的子类别。　　



　　　　　　　这些数据项都能够随意修改，或者为方便查询某组数据而把数据在表中排列得更为合理。　　



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　　　　　　　这时，我们可以点击在某个数据项右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表（如图　1）中，　



选中其中的某个项目（子类别）　，然后按―确定‖按钮，数据透视表中的数据便可根据你的选择筛　



选数据了。　　



　　　　　　　提示：当然，你还可以清除或者隐藏表中的某组数据。你只需要在数据项前面复选框按右　



边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，清除某个项目（子类别）前面复选框中的―　∨‖号，然　



后―确定‖即可。　　



　　　　　　　对数据智能计算　　



　　　　　　　就此例子，我们希望能够得到―建筑面积‖　的求和项，或者以其他计算方式计算某个数据项，　



我们可以采取下面的方法来进行：　　



　　　　　　　简单地数据汇总　　



　　　　　　　　鼠标单击数据透视表数据区域，打开“数据透视表字段列表”，将“工程造价”字段也拖　



至“数据区域”，让其与“建筑面积”共同汇总出来，显示结果如图　2　所示。　　



　　　　　　　提示：如果鼠标单击数据区域时，“数据透视表字段列表”不能显示出来，可以这样来打　



开：执行“视图→工具栏→数据透视表”命令，打开“数据透视表”工具栏，按工具栏最右端　



的“显示字段列表”按钮即可。　　



　　　　　　　其他计算方式　　



　　　　　　　通常情况下，数据透视表默认将数据按“求和”的方法进行汇总，如果我们重新选择，就　



可以达到汇总其他计算项目的目的。例如：在此处，我们要汇总工程项　目数，可以这样来操作：　　



　　　　　　　用鼠标在数据透视表的“求和项：建筑面积”上双击，打开“数据透视表字段”对话框（如　



图3），选中―汇总方式‖下面的―计数‖选项后，按―确定‖按钮，即可统计出各项目的工程数目，　



结果如图　4　所示。　　



　　　　　　　表中数据如何智能更新　　



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　　　　　　　如果修改了数据源中的数据，就需要更新数据透视表中的数据，否则汇总结果不正确。更　



新数据可以采取下面三种方法来实现：　　



　　　　　　　①打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“更新数　



据”按钮（一个感叹号）　即可图　5　。　　



　　　　　　　②选中数据区域中任何一个单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“更新数据”　



选项即可。　　



　　　　　　　③选中数据区域中任何一个单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“表格选项”，　



打开“数据透视表选项”对话框（如图　6），选中其中的―打开时刷新‖选项，―确定‖退出，以后　



打开相应的工作簿文件时，数据即被自动更新。　　



　　　　　　　制作更个性的表单　　



　　　　　　　如果你想改变行、列及页字段，即修改数据透视表的布局，可以这样来进行：　　



　　　　　　　①选中数据区域中任何一个单元格，执行“数据→数据透视表和数据透视图”命令，直接　



按　“步骤之3‖　。　　



　　　　　　　②按其中的“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导──布局”对话框（如图　



6）　。　　



　　　　　　　③选中需要修改的字段（如行字段──　资质等级）　，将它拖回到右侧的字段列表中。然后将新　



字段拖至相应区域（行字段区域）　。　　



　　　　　　　④仿照第③步的操作，完成其他字段的修改。　　



　　　　　　　⑤对布局满意后，按―确定‖按钮返回―步骤之　3‖，再按下―完成‖按钮即可。　　



　　　　　　　将数据透视表打印出来　　



　　　　　　　和打印正常工作表一样，按下“常用”工具栏上的“打印”按钮，即可将数据透视表打印　



出来。如果你对打印出来的透视表不满意，可以对其显示方式进行调整：　　



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　　　　　　　打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“设置报告　



格式”按钮，打开“自动套用格式”对话框，选中一个你满意的报表格式后（初次使用该功能，　



常常需要反复测试）　，按下―确定‖按钮，再执行打印操作，就能打印出满意的汇总报表了。　　



　　　　　　　制作汇总图表　　



　　　　　　　打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“图表向导”　



按钮，系统会自动新建一个名为“Chart1‖　的工作表，并在其中以默认的―柱形图‖　的形式建立　



起数据透视表的图表（如图　7）　。　　



　　　　　　　提示：①上述对“数据透视表”的某些拓展使用功能（如―项目的选择‖、―汇总子项的选择‖　



等）　，在图表中也可以实现。②对―　图表类型‖、―　图表选项‖等内容的更改，同普通　EXCEL　图表　



一样，在此不再赘述。　　　　



体验　Microsoft　office　XP　　　　　　　　　



　　　　　　　一、随用随变的―工作助理窗‖　　



　　　　　　　　当你第一次启动　Office　　　　



　　　　　　　XP　并创建一个新文档后，每一个　Office　应用程序都开一个―工作助理窗‖，在―工作助理窗‖　



里显示了一系列常用的任务命令，而这些任务命令会随你执行的不同操作而变。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　XP　中另一个―酷‖　的特性就是―格式比较功能‖，你可以对两段选中的文本进行格式对比，　



看看它们之间有什么区别。此外，它还可以使你进行邮件合并。（　图）　　



　　　　　　　二、随需随出的“智能标签”　　



　　　　　　　　　　　　　　Word　中拷贝一段文字时，Word　就会在拷贝的文本后添加一个―智能标签‖，单　



击该图标后会弹出一个下拉菜单，在菜单中提供了许多格式选项。智能标签总是在你需要它的　



时候出现，当你执行了其他任务后它就会自动消失，取而代之的是新的―智能标签‖　。　　



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　　　　　　　三、其他新特性　　



　　　　　　　　恢复数据：在　Office　　　　



　　　　　　　XP　　中，如果Word　、Excel　、PowerPoint　这三个软件中的任何一个崩溃了，都会弹出一个对　



话框并帮助你恢复数据和重启软件。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Word　和　Excel　都提供了文档加密选项，而现在　PowerPoint　也　



将拥有加密功能，这样你的演示文档就不会轻易被人看到了。　　



　　　　　　　　　　　　　助手：　　那个有点令人讨厌的　Office　助手相信没有多少人会用它，在　Office　　　　



　　　　　　　XP　　中它在缺省方式下不再是开启的，如果你真的喜欢它的话，可以手动打开它。　　



　　　　　　　　搜索特性：　　Office　　　　



　　　　　　　XP　中新的搜索特性将给你一个耳目一新的感觉，除了可以输入你想查找的文本外，还可　



以限制搜索的文件类型、文档拥有者、字数等相关信息。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Office　　　　



　　　　　　　XP　在用户界面上有了很多改进。Word　可以让你把文档中非连续的部分放到剪贴板中，新　



的Office　剪贴板将可以储存　24　个剪贴内容，并且在每一个剪贴项目前都有一段简短的文字说　



明。　　



　　　　　　　　绘图工具栏：新的绘图工具栏也能和　Office　　XP　很好结合，它提供一个图表选项可以　



让你添加组织图表、圆形图表等各种各样的图表。　　



　　　　　　　　四、组件的改进　　



　　　　　　　　前面讲到的一些新特性大部分都是整个　Office　　XP　都拥有的，对于个别的应用程序还　



有一些特定的改变值得你关注。　　



　　　　　　　　　　　　　　的随意翻译功能　　



　　　　　　　　Word　将会自带英语、法语和西班牙语等语言包，你可以随意翻译单词或选中的文本。　



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Word　支持数字签名，这样就可以显示出该文档是否被修改过。而表格功能也有了很大的改进：　



你可以用拖放操作来拷贝整个表格，表格排序功能也有了明显的增强。　　



　　　　　　　　　　　　　　　的帮助修复错误功能　　



　　　　　　　　　　　Excel　　中一旦公式发生错误将会自动触发―智能标签‖　以帮助你修复错误。如果你输　



错了一个公式，在单元格的一角会出现一个绿色三角形以示警告。值得一提的是，新的边界绘　



图工具可让你轻松设置表格的边框颜色和样式。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　的增加打印预览功能　　



　　　　　　　　PowerPoint　的动画选项和界面在新版中得到了增强，并且增加了打印预览功能。在打　



印PowerPoint　演示文稿时，你还能同时打印注释页面。　　



　　　　　　　　4。FrontPage　的增强处理表格功能　　



　　　　　　　　FrontPage　总体上没有太大的改进，只是增强了处理表格的功能和网站发布功能。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　的支持表格功能　　



　　　　　　　　Access　将会支持表格，这样你就不必到　Excel　中去创建表格了。　　



　　　　　　　　总体来说，Office　　XP　　主要的变革还是在人机界面的友好性方面，功能上并没有质的　



飞跃。而且　Office　　　　



　　　　　　　XP　对内存的要求更大了，相信等到今年　5　月或　6　月时，正式版的　Office　XP　一定不会令人　



失望的！　　　　



　　

　　



统计成绩之高效奇技　　　　　　　　



　　　　　　　一、计算平均分　　



　　　　　　　　1。选择存放张三的平均分的　H2　单元格，在　H2　单元格中输入=AVERAGE（C2：G2）然后按回　



车键。其中　C2：G2　是存放张三各科成绩的单元格（如图　1）。　　



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　　　　　　　2。计算出张三成绩的平均分后，选择　H2　单元格，将鼠标指针（原是空心的粗十字形状）移到　



H2　单元格（活动单元格）右下角的控点（黑方块）上，鼠标指针变成细的十字形状，按住鼠标左键　



不放，拖动到　H12　单元格后释放鼠标按键，源单元格的内容复制到目标单元格中。　　



　　　　　　　二、计算总分　　



　　　　　　　选择存放张三成绩的平均分的　I2　单元格，在　I2　单元格中输入=SUM（C2　：G2）然后按回车　



键。其中　C2　：G2　是存放张三各科成绩的单元格。　　



　　　　　　　提示：求最高分、最低分所使用的方法大同小异，只是使用函数不同而已（求最大值用　



=MAX（参数）　，最小值用=MIN（参数）　，这里就不详述了）　。　　



　　　　　　　三