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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第95部分
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的用户，可以将它导出到Excel ，可供进一步分析数据时使用。具体操作方法是：单击图 6 工
具栏中的―导出到 Microsoft
Excel‖按钮，Excel 就会自动运行，并按 Web 页表格的原样生成一个新工作表。
如果你需要获取 Web 页上的部分数据，只需选中包含这些数据的区域，单击―复制‖按钮将
数据放入剪贴板，就可以为其他程序共享了。
5。数据查找
Web 页数据库允许用户快速查找其中的数据，如查找图 1 中―松江‖ 的操作方法是：将光标
放入交互式 Web 页的任意单元格，单击工具栏中的―命令和选项‖按钮，打开―命令和选项‖对
话框中的―工作表‖选项卡。在―查找内容‖后输入―松江‖，单击―查找下一个‖按钮（或回车） ，光
标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据，就会弹出一个对话框告
知用户。
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6。其他功能
另外，用户可以在 IE 中任意编辑修改图 1 中的数据，并且将它们导入Excel 或复制到其他
程序。但是这些编辑修改不能被保存，当你关闭 IE 再次打开图 6 所示 Web 页，其中的数据会
恢复到编辑修改前的状态。
四、数据导入和同步
由于使用习惯和功能等原因，一些用户更愿意在本地分析Web 页数据。为此，Excel 和 IE
提供了数据导入和网页同步功能。
1。从 Web 页导入
Excel
XP 导入 Web 页数据的方法是：单击 Excel―数据‖、―导入外部数据‖子菜单下的―导入‖数据
命令，打开―选取数据源‖对话框并找到 Web 页所在的位置。选中你需要的 Web 页单击―打开‖
按钮，即可在图 7 所示对话框中看到这个 Web 页。
提示：按照其中的提示单击表格旁的按钮将整个表格选中，单击“导入”按钮即可让你选
择放置数据的位置。选择完毕以后单击“确定”按钮，数据即可导入 Excel 。当然，如果待导
入的数据来自局域网或广域网，执行上述操作之前，必须拥有相关的网络连接。
2。数据同步
对于经常使用 IE 分析图 6 数据库的用户来说，如何与服务器同步数据是他们关心的。下
面简单介绍一下数据同步的操作方法：
首先，你所浏览的网页应该设置为“允许脱机使用”，数据同步之前应该将待同步的 Web
页打开，使之处于脱机浏览状态。接着建立网络连接，单击 IE―工具‖菜单下的― 同步‖命令，打
开图 8 所示对话框。
提示：如果有必要，可以选中对话框中的“当前主页”，单击“属性”按钮打开对话框，
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对“下载”和“计划”选项进行修改。然后，回到“打开文件”对话框，以后单击“同步”按
钮，就可以从指定位置下载 Web 页，对 IE 中的 Web 页数据进行更新。这些操作和普通网页
的同步基本相同，试一试就可以上手了。
让表格
自动填色
Excel 除了具有自由计算、自动排名、自行分析之类的功能外，它还能对自己单元格中的
数据自动填上颜色。本文就以 Excel
XP 编制的新生入学成绩表为例介绍具体的操作方法。
1。打开 Excel
XP ，新建一张空白表格。在第一行A1～F1 中依次填入―姓名‖、―语文‖、―数学‖、―外语‖、
―综合科目‖和―总分‖字样。然后在表格第一列 A2～A6 中依次填入学生姓名，并在表格第一列
最下端填入―平均分‖字样。如图 1 所示，在每个学生的相应科目下填入各自的成绩。最后将此
表格保存为―新生入学成绩表‖文件。
2。为了使各有所长的新生的成绩一目了然，制作的成绩表应让入学分数在 90 以下的数值显
示为―倾斜‖ 的―灰色‖ ；让分数在 90～120 之间的数值显示为―橙色‖ ；让分数在 120 以上的数值
显示为―粗体‖、―红色‖ 。
3。用鼠标选中整个分数区域，单击―格式‖菜单的―条件格式‖选项。在弹出对话框图2 中将―条
件 1‖下的项目依次设置成―单元格数值‖、―小于‖、―90‖，然后单击―格式‖按钮。如图 3 所示，
在―字体‖卡片上将该种类下的文字―字形‖设为―斜体‖、―颜色‖设为―80％ 的灰‖ 。接着在―边框‖
卡片上选择一种―全包围‖ 的―外边框‖，按―确定‖ 。
4。 回到―条件格式‖ 的主对话框，暂不要―确定‖退出，而是单击―添加‖按钮，增添―条件 2‖
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为―单元格数值‖、―介于‖、―90‖与―120‖之间，其―格式‖为常规字型的―绿色‖ ；重复操作，增添
―条件 3‖为―单元格数值‖、―大于或等于‖、―120‖，文字―格式‖设为―粗体‖ 的―红色‖（ 图2） 。
5。设置完毕，按―确定‖返回。效果如图 4 所示。展现在我们眼前的表格已经是―五彩缤纷‖
了吧！所有不及格的分数都变成了深灰，同时还被加了个以示警惕的外框线；而所有介于 90～
120 分之间的数值都成了墨绿色；当然，那些超过 120 的数值也都变成了加粗体的红色字。你
看，面对这份条目明晰的彩色表格，哪个学生较差、哪个学生偏科严重、哪个学生实力均衡不
就都一目了然了吗！此外，这里告诉各位一个小秘密：如果你硬将某一―条件格式‖应用到其他
单元格中，只需选定该应用格式，然后单击―格式刷‖到目标区域―刷‖一下即可。
6。现在单科成绩的分值已经区分开来，该是对―总分‖和―平均值‖进行计算了。我们将光标
定位到 F2 单元格，然后在―fx‖区域中填入―=B2＋C2＋D2＋E2‖字样，意即将 B2…E2 单元格中的
数值进行求和计算。输入完毕，回车即可看到结果。如图 5 所示，为了避免重复输入，我们右
击 F2 单元格，选择―复制‖，然后拖动鼠标选中F3～F6 ，仍然右击之，在弹出菜单中选择―粘
贴‖命令。这时我们会发现，F3～F6 单元格中已经出现了相应的求和结果了。值得注意的是，
Excel
XP 并非仅仅只粘贴了单纯的―fx‖方程式，而是将该类型的函数计算动作应用到了选中区
域。
7。重复步骤 3 的操作，单击―格式‖菜单的―条件格式‖选项，在弹出对话框中将―条件 1‖设为
―单元格数值‖、―小于‖、―500‖ 。然后单击―格式‖按钮，在―字体‖卡片上将文字设为― 白色‖，并
在― 图案‖卡片中选择一种无底纹的―紫色‖ 。回到―条件格式‖ 的主对话框，单击―添加‖按钮，增
添―条件 2‖为―单元格数值‖、―大于或等于‖、―500‖，其―格式‖为常规字型的―黑色‖，按―确定‖（效
果如图 6 所示） 。
8。最后将光标定位到 B7 单元格，我们来算平均值。首先在―fx‖区域中填入―=AVERAGE（B2 ，
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B6）‖字样，意即算出 B2…B6 单元格中数值的平均值。和上一步骤一样，为了避免重复输入，
我们右击 B7 单元格，选择―复制‖，然后拖动鼠标选中 C7…F7 ，在右键菜单中选择―粘贴‖ 。这
时我们会发现，C7…F7 单元格中也如我们所愿出现了相应的数值了。
9。 由于该行是各科成绩的平均值，所以我们不便像如上数值一样进行―条件格式‖填色，我
们可以直接选取，手工定义。选择 B7…F7 单元格，将它定义为带―下划线‖ 的―14 号‖字（见图 6） 。
怎么样，大功告成的成绩表是不是有着不同于常规表格的别样风情呢！
让电子表格发出动听的声音
一、准备工作
Microsoft
Excel ，单击―插入‖菜单，在弹出的菜单中单击―对象‖命令，再在弹出的对话框中单击―对
象类型‖框，将光标移到―声音‖上，再单击―确定‖按钮，这时就会弹出―录音机 Book1 的声音‖
框，将麦克风的插线插入主机箱后面的声卡的 MIC
IN 的插孔里。
二、录制声音
录机播放音乐，又或者直接在 CD…ROM 里面播放光盘，只要将麦克风对着发声部位即可。对
好以后，再单击一下麦克风图标，随着声音的变化，可以在音频显示屏上出现声音的频率和幅
度的变化曲线，同时在音频框的右侧显示录音时间。如果录音完成，你只要单击一下停止键即
可停下来。录音完成后，你可单击放音键试听，如果你认为不满意，可以重新录制，直到你认
为满意为止。
三、声音与表格的合成
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出”命令。在录音机提示“〃〃在继续之
前，是否先更新 Book1 的声音？‖在弹出的对话框中单击―是（Y）‖按钮，几秒钟后，代表已录制
声音的麦克风图标被编辑到表格文件内，你可以用鼠标将它拖到文件内的任意位置，并且将鼠
标移到麦克风图标的任一角上，将该图标进行放大或缩小，而表格内的任意部分内容都可以不
用文字而用声音代替。这样，一张能发出你声音的电子表格就制作完成了。
四、听表格内的声音
想听的某一部分内容的声音。操作如下：单击“编辑”菜单下的“声音对象”命令，在其下级
子菜单下单击“播放”命令（也可以在表格内右击麦克风图标，在弹出的快捷菜单中单击―声音
对象‖下的―播放‖命令） ，即可以播放录制的声音。当你想听到表格内某一单元格内的声音时，
只要将麦克风图标移到该单元格内，按上述方法就可以听到，非常方便。
这些工作完成以后，你可以将该发声的电子表格用 E…mail 发送给你的朋友，让他们在远方也
可听到你的声音，或者你对他们的祝福。你看，多美呀 ！
让数据
透视表帮你轻松汇总数据──做一个可查询，能自动计算的汇总表
一、什么叫做数据透视表
笔者从事建设工程质量监督工作，每天都要同大量的工程数据打交道，什么建筑面积、工
程造价等，并且常常要按照不同类型（如按施工单位的―资质等级‖、―工程类型‖、―质量等级‖
等）进行分类汇总。在以前，这些工作都是靠计算器，一个一个、反反复复地敲出来的，每统
计一次，我总是敲得腰酸背痛。后来，我用上了电脑，用 Excel 来管理这些令人头痛的数据，
运用其―数据透视表‖功能，使原来十分繁杂的统计工作，变得既轻松又简单了。
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图 1 是我天天要面对的一张数据表，是用 Excel XP 制作的。下面，我们就利用 Excel XP（在
Excel
2000 中同样可以实现） 的―数据透视表‖功能，按施工单位―资质等级‖、―工程类型‖和―质量
等级‖来汇总―建筑面积‖和―工程造价‖ 图2 ，这样可以方便我轻松查询记录的数据，和自动计算
我想得到的计算数据。
当然，这个功能你可以用来记录家庭的日常理财状况、公司里简单的财务状况，甚至编辑
们也可以用来统计稿费。总之，它的应用面非常广，这期我们先来学习一下如何把一个数据表
格编程可查询的数据透视表。下期将带领大家来品尝一下它的广泛应用。
二、六步就能创建数据透视表
1。启动 Excel XP ，打开需要创建数据透视表的工作表。
2。选中数据所在单元格区域中的任意一个单元格，执行―数据→数据透视表和数据透视图‖
命令，启动―数据透视表和数据透视图向导──3‖ ，并进入―步骤之 1‖图3 。
3。按―下一步‖按钮，进入―步骤之 2‖ ，此时，系统会将数据区域智能化地填入―选定区域‖
后面的方框中图 4 。
提示：如果你的数据源不是 Excel 工作表，而是用其他程序（如 Access 等）制作的，请在―步
骤之 1‖中选中―外部数据源‖选项，然后再按―下一步‖按钮，并按随后的提示操作。
4。再按―下一步‖按钮，进入―步骤之 3‖ 。如果将数据透视表放在一个�
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