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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第93部分
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中选择―0‖，这时―类型‖编辑栏中出现―0‖ 。根据自己要在单元格中输入的位数，如为―00005‖5
位，则在编辑栏中输入 5 个 0，点击―确定‖后，在单元格中就可以输入前面有―0‖并可以计算
的数字了。
友情提示：这种方式最多只能输入 15 位有效数值。
2。转换日期格式
有时可能需要将一些日期数据转换为文本格式，如“2002…1…17‖转换为―20020117‖，此时
可利用设置单元格格式的方法快速完成：转换选中要转换的一个或全部单元格，点击―格式→
单元格‖，单击―数字‖标签，在左边的―分类‖ 中选择― 自定义选项‖，在右边的―类型‖列表中选择
―yyyy…m…d‖，然后在―类型‖编辑栏中将它改为―yyyymmdd‖，按―确定‖后即可完成转换。
3。给数值加上单位，并能计算
一般情况下，在单元格内输入了单位，单元格格式就成为文本格式，也就不能计算了。如
何在单元格内输入数值并且能写上单位，还能计算呢？可采用如下方法：与在数值前加“0‖
的方法类似，当―类型‖编辑栏中出现―0‖时，直接在―0‖后面加上单位即可。
4。输入平方、立方
在 Word 中要输入平方（X2） 、立方（X3）等很容易，如果要在 Excel 中输入平方、立方就不那
么容易了。可采用如下方法解决这个问题：先在单元格中输入―X2‖或―X3‖，再在编辑栏中选
定―2‖或―3‖，点击―格式→单元格‖，在―字体‖标签页中，勾选―上标‖前面的复选框，最后单击―确
定‖即可。
巧用 Excel 函数分辨出人员身份
在日常工作中，我们经常要建立一些个人信息表，用来记录和描述每个人的身份，例如有
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个人的姓名、身份证号、年龄、性别，出生年月等等，具体表格形式如图。
分析上面的表格内容项，对于空缺项，我们可以找出其中有规律的项，让计算机来自动填
写，以提高工作效率，减少由于输入不当带来的误差。例如上面表格共有六项内容，我们只需
要输入前三项内容，后三项内容不需要输入，直接可以运用 Excel 提供的函数从每个人员的身
份证号码中分辨出来。
这里用的函数有 RIGHT（） 、LEFT（） 、MOD（） 、IF（）函数详细说明如下：
RIGHT（text；num_chars） 提取字符串最右边的若干个字符。
LEFT（text；num_chars） 提取字符串最左边的若干个字符。
其中：text 表示字符串，num_chars 表示字符串个数。
IF（Logical_test；value_if_true；value_if_false）执行真假值判断，根据对指定条件进行逻辑评价
的真假而返回不同的结果。
其中：Logical_test 表示逻辑判断值，value_if_true 表示真值，value_if_false 表示假值。
MOD（number；divisor）返回两数相除后的余数。
其中：number 表示字符串，divisor 表示对 number 相除的除数。
在表格单元格中填入函数如下：
年龄=102…RIGHT（LEFT（C2；8）；2）
注：先取出身份证号码中的前 8 位数，然后再取出 8 位数中最右边两位，最后用 102 减去
这个两位数就得到年龄值。
性别=IF（MOD（RIGHT（C2；2）；2））=0；―男‖；―女‖）
注：先取出身份证号码中最右边两位，再与 2 相除求余，如果余数为―0‖输出性别为―女‖，
非―0‖输出性别为―男‖ 。
出生年月=RIGHT（LEFT（C2；12）；6）
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注：先取出身份证号码中的前 12 位数，然后再取出 12 位数中右边 6 位数作为出生年月值。
巧用 Excel 解方程
解方程是我们经常遇到的数学问题。有些方程可以求出解析解（ 比如一元二次方程有求根
公式） 。而有的方程很难求出或根本没有解析解（如 ex…x…2=0 这类方程就没有解析解） 。对这类
方程，通常我们可用编程或用专门的数学软件求它的数值解。可是如果不会编程又没有专用软
件那又怎么办呢？
下面就以方程 ex…x…2=0 为例，介绍一种用 Excel 求方程数值解的方法。
首先，要把方程变换成 x=f（x） 的形式。这里，我们把上面的方程写成x=ex…2 的形式。然后，
新建一个工作表，在 B2 单元格内输入…2 作为初值，在 B3 单元格内输入公式―=exp（B2）…2‖ ，把
鼠标放在B3 单元格右下角的小黑方块上向下拖动，一直填充到 B16 单元格。我们可以看到
B3 至 B16 单元格内的数字逐渐趋于一个稳定的值，这个值就是方程的一个根。
有读者可能要问：我怎么知道应该选多少作为初值呢？别忘了，Excel 有绘图功能。可以
先绘出 y=ex…x…2 的函数图像，曲线与x 轴的交点就是方程 ex…x…2=0 的解。从图中看出，在…2
附近有一个根，所以上面我们把…2 作为初值。
从图中还可以看出，这个方程还有一个根在 1 附近，可是不论我们怎样改变初值都无法得
到 1 附近的这个根。要得到这个根需要修改迭代公式。把原方程写成另一种形式x=ln（x＋2） ，
在 C2 单元格内输入 1 作为初值，在 C3 单元格内输入公式―=ln（C2＋2）‖，把鼠标放在 C3 单元
格右下角的小黑方块上向下拖动，一直填充到 C16 单元格。至此，我们得到了这个方程的全
部两个根…1。841 和 1。146。
上面所用的求数值解的方法叫做迭代法。即给定一个 x 的初值，将它代入x=f（x） 的右边，
得到一个数值，再将得到的结果代入 f（x），如此反复，得到的x 值就会越来越精确。在这个例
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子中，经过 10 次迭代所得到的数值已经相当精确了。这个方法对大多数方程是有效的，但有
时迭代会出现发散或振荡的情况，这时可以换一个初值或者换一个迭代公式试试。读者如果想
了解更多的关于迭代法的知识，可以参考数值计算方面的书籍。
巧用替换命令让单元格变色
在 Excel
XP 中，查找和替换功能有了很大的增强，用户不仅可以对工作表中的字符进行查找和替
换，而且还能够对单元格的格式进行查找和替换。现在我们就利用 Excel
XP 这一功能，快速将 Excel 工作表中包含公式的单元格设置为与普通单元格不同的颜色，
以引起使用者的注意，避免用户误删包含有公式的单元格。
1。启动 Excel XP ，打开需要进行设置的工作簿文件。
2。选择―编辑‖菜单下的―替换‖命令，打开―查找和替换‖对话框，在此对话框中单击―选项‖
按钮，切换―查找和替换‖高级选项窗口（ 图 1）。
3。 由于在Excel 中，包含公式的单元格都是以―=‖号开头的，因此我们在―查找内容‖框中键
入―=‖（ 引号不必输入） ，以查找所有包含公式的单元格；由于我们只是设置包含公式单元格的
格式，并不改变单元格公式内容，因此在―替换为‖框中也要键入―=‖（引号不必输入） ；单击―替
换为‖输入框右侧的―格式‖按钮，打开―替换格式‖对话框（ 图2） 。单击― 图案‖选项卡，在―单元格
底纹颜色‖选项区中为包含公式的单元格指定一种醒目的底纹颜色，单击―确定‖按钮返回―查找
和替换‖对话框。
4。默认方式下，Excel
XP 只对活动工作表中的内容进行查找和替换，如果需要对整个工作簿进行查找和替换操
作，单击―范围‖下拉箭头，选择―工作簿‖选项，最后单击―全部替换‖按钮，Excel
XP 就会立即为工作表或工作簿中所有包含公式的单元格设置指定的单元格底纹颜色。
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轻松打
造你的 Excel 图表
一、方便灵活的文本框
你可以在图表中的任何地方增加可移动的文本内容（不限于标题） 。方法：选定图表除标题
或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，接着按回车键。这样，图表中就自
动生成了包含键入内容的文本框，你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好改变文本框的格
式。
二、文本框与单元格的链接
上面介绍了在图表中增加方便灵活的文本框的技巧，现在再介绍怎样将工作表单元格中的
内容同图表文本框进行链接。在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中图表，在
编辑栏输入等号“=‖ ，然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现在
图表中的某个位置上。这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的文本
也随着改变。但要注意的是，一旦你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进行进
一步的修改，此时你可以使用箭头键移动选择图表元素。
三、自动更新的智能图表
很多情况下，我们制作了一个图表后，经常需要向图表添加新的数据点。更新一个图表的
引用数据范围并不难，我们只要使用一些特殊技巧就可以创建一个在你对工作表增加或删除数
据点时会自动更新的智能图表。
下面的实例介绍了如何创建自动更新图表的具体方法：
1。创建如图 1 所示的图表。
2。选择―插入‖/―名称‖/―定义‖，出现―定义名称‖对话框。在―当前工作簿中的名称‖栏中输入
―月份‖，在―引用位置‖栏内输入公式=OFFSET（sheet1！A2；0；0；COUNTA（sheet1！A：A）…1）‖，
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单击―添加‖ 。再在―当前工作簿中的名称‖栏中输入―贷款‖，在―引用位置‖栏内输入公式
―=OFFSET（sheet1！B2；0；0；COUNTA（sheet1！B：B）…1‖单击―添加‖ 。然后单击―确定‖按钮，关
闭―定义名称‖对话框。
3。激活图表，并选择数据系列。你可以看到，在本例编辑栏中的公式为
―=SERIES（Sheet1！B1；Sheet1！A2：A7；Sheet1！B2：B7；1）‖ 。现在修改此公式为
―=SERIES（Sheet1！月份；Sheet1！贷款，1）‖，即用已定义的名称取代单元格区域引用。这样，自
动更新的智能图表就制作好了。以后，当你在 A 列和 B 列增加或删除数据时图表会自动更新。
几点说明：
●OFFSET 函数指定第一个数据点（A2 单元格） 以及应用COUNTA 函数读取列中的数据点。
因为A 列在第一行有标题，公式中减去 1。
●每个数据系列都有一个相关连的 SERIES 公式，当你在图中选择数据系列时它就会出现
在编辑栏中。SERIES 公式由 4 个变量的 SERIES 函数组成，你可以直接在 SERIES 公式中编
辑所指定的数据范围，甚至可以直接输入一个新的 SERIES 公式。要注意的是，SERIES 函数
使用的是绝对单元格地址，要改变数据系列使用的数据，就得在编辑栏公式中使用绝对单元格
地址。
四、有用而危险的技巧
选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发
现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你
要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。但要注意的是，这种方法在大多数情况
下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。
五、断开图与数据联系的―死‖ 图
我们知道，图表中的数据系列是与存储在工作表的数据相联系的。当然，你也可以断开这
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种联系，使得数据系列不再依赖工作表中的数据。具体方法为：选择图表中的数据系列，激活
编辑栏，按 F9 键，再按回车键即可。这样就把该数据系列的区域引用公式转变为包含工作表
数据的数组，从而断开了图与数据的联系。如果你断开图中所有数据系列的联系，你的图就变
成了一个不依赖工作表中数据的―死‖ 图。
六、美化你的数据表
我们知道，图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话（ 比如其
格式化不是很方便） ，你可以粘贴链接图片到图表来代替数据表。下面的技巧很有用，特别�
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