Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第87部分

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以根据需要选中工作表（包括其他工作表）中的数据区域。　　



　　　　　　　　（3）设置图表选项：　　



　　　　　　　　图表选项的第三步是设置图表选项，该对话框共有六个选项卡供你输入或设置图表　



选项。例如　“标题”选项卡可供你输入　X　轴和　Y　轴的名称　（如　“周”、“数量和售价”），“坐　



标轴”选项卡可以设置　Y　轴显示　“刻度”与否等。这里的操作比较简单，你只要边预览边尝　



试就可以掌握。　　



　　　　　　　　3。图表加工　　



　　　　　　　　向导制作图表结束后，可以对图中的内容进行加工，从而使它变得更加美观。　　



　　　　　　　　（1）修改图例格式：　　



　　　　　　　　如果你感觉向导使用的图例字体和背景等不合适，可以右击图表中的图例，选择　“图　



例格式”命令。打开　“图例格式”对话框，可以看到　“图案”、　“字体”、　“位置”三个选　



项卡。　“图案”选项卡用来设置图例的边框和内部填充色等属性。通过　“字体”选项卡你可　



以像Word　那样设置图例的字体、字号、字形等。“位置”选项卡提供了　“靠下”、“右上角”　



等五个位置选项，你只须选中一个并确定，图例就会自动放到你需要的地方。当然，你也可　



以选中图例，然后用鼠标将它拖到图表的任何位置。如果你不需要图例，选择右键菜单中的　



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　“清除”命令即可删除。　　



　　　　　　　　（2）修改坐标格式：　　



　　　　　　　　与　“图例”相似，图表的坐标轴文字的属性也可以修改。你只要右击坐标轴文字，　



选择　“坐标轴格式”命令，即可打开　“坐标轴格式”对话框。其中　“图案”、　“字体”两个　



选项卡的用途与　“图例”相同。　“对齐”选项卡用来设置坐标轴文本的对齐方式，它和　“单　



元格格式”、　“对齐”选项卡基本相同，了解工作表格式设置的用户很容易掌握有关操作。　　



　　　　　　　　（3）修改背景和字体：　　



　　　　　　　　如果你感觉图表的背景不够靓丽，只须右击图表的背景，选择　“图表区格式”命令　



打开相应的对话框。其中　“图案”选项卡可以设置图表区的边框样式、是否显示阴影和圆角　



等，还可以选择不同颜色或填充效果美化图表背景。　“字体”选项卡可以修改图表的文字格　



式，使文字显示的更加协调。　“属性”选项卡用来设置　“对象位置”和　“锁定”等。你可以　



充分发挥自己的想象力，把图表打扮得漂漂亮亮。　　



　　　　　　　　（4）修改图表类型：　　



　　　　　　　　如果你感觉向导中选择的图表类型不合适，只要右击图表中的任意位置，选择　“图　



表类型”命令，即可打开　“图表类型”对话框，你就可以再次进行选择了。　　



　　　　　　　　（5）添加趋势线：　　



　　　　　　　　为了准确了解数据的变化趋势，我们还可以给图表加上趋势线，具体操作方法是：　



用鼠标右击图表中需要添加趋势线的数据系列　（就是与数据对应的图线），选择　“添加趋势　



线”命令，就可以在对话框中选择你需要的趋势线类型了。　　



　　　　　　　　4。单变量分析图表　　



　　　　　　　　上文介绍过的某企业四季度销售利润总额指标定为　1650　万元，如果其他条件保持不　



变，销售收入需要增加多少的问题。这个问题采用图表同样可以解决，下面介绍处理的具体　



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方法：　　



　　　　　　　　（1）创建图表：　　



　　　　　　　　选中存放　“销售收入”、“销售成本”、“销售费用”、“营业税”和　“销售利润”　



的A2、B2、C2、D2　和　E2　单元格，点击　“图表向导”按钮，按提示制作一个柱形图。为方便　



查看，在　“图表向导步骤之　2”中，打开　“系列”选项卡，点击　“名称”框，点击数据清单中　



的列表记，点击　“添加”按钮，将系列名称放入图例完成图表制作。　　



　　　　　　　　（2）分析图表：　　



　　　　　　　　接着双击利润总额数据的柱状图，使其四周出现六个黑色的控点。再用鼠标指向利　



润总额柱状图的上沿，向上拖动直到显示的数据为　1650为止　（光标附近会显示当前数据大小）。　



此时松开鼠标，就会弹出　“单变量求解”对话框。Excel　自动将利润总额地址　“E2”填入　“目　



标单元格”框，同时将　“1650”填入到　“目标值”框　（如果利润总额的数值不准确，可以在这　



里手工填写）。在可变单元格框中输入销售收入所在的单元格　“S｜AS｜2”，也可以点击　“可变　



单元格”选项，然后用鼠标点击　A2　单元格。点击　“确定”按钮开始执行单变量求解，完成后　



再次　“确定”。与图表关联的工作表数据就会发生变化，显示出单变量求解的结果。　　



　　　　　　　　四、数据透视表　　



　　　　　　　　Excel　图表侧重于数据的静态分析，很难使用数据字段的组合动态查看数据。为此，　



Excel　提供了面向数据清单的汇总和图表功能，这就是数据透视表和数据透视图。下面重点介　



绍数据透视表的数据分析方法。　　



　　　　　　　　1。创建数据透视表　　



　　　　　　　　数据透视表可以根据分析要求进行数据操作。例如进行不同级别的数据汇总，添加　



或删除分析指标，显示或隐藏细节数据，甚至改变数据透视表的版式等等。下面以图　6　所示　



的数据清单为例，说明数据透视表的创建方法。　　



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　　　　　　　　（1）选择数据来源和报表类型：　　



　　　　　　　　首先将作为数据源的数据清单全部选中　（即图　6　中的A1：D9　区域），点击　“数据→数　



据透视表和图表报告”　　　



　　　　　　　　菜单命令，打开　“向导步骤之一”对话框，选中其中的　“Microsoft　Excel数据清单　



或数据库”和　“数据透视表”进入　“下一步”。　　



　　　　　　　　（2）选择数据区域：　　



　　　　　　　　由于我们事先选中了待分析的数据区域，所以区域的绝对引用　“S｜AS｜1：S｜DS｜9”会　



自动进入　“选定区域”框。否则你必须点击　“选定区域”框，然后拖动鼠标选择要分析的数　



据区域。　　



　　　　　　　　（3）选择显示位置：　　



　　　　　　　　制作的最后一步是选择数据透视表的显示位置，可以选择　“新建工作表”或　“现有　



工作表”。如果选择后者，则需要点击当前工作表的某个空白单元格，以确定数据透视表左　



上角的位置。点击向导中的　“确定”按钮，带有数据源列字段的　“数据透视表”对话框弹出，　



前面选定的位置显示报表框架。　　



　　　　　　　　（4）字段拖放：　　



　　　　　　　　这一步是创建数据透视表的关键，你必须根据数据分析的需要，挑选某些数据字段　



将其拖入报表框架。假如我们需要分析各家电连锁店　5、6　月份的销售数量，应当将　“数据透　



视表”对话框中的　“连锁店”拖入报表框架的　“列字段”处，再将　“月份”拖入报表框架的　



　“行字段”处，最后将　“销售数量　（台）”　　　



　　　　　　　　拖入报表框架中间的　“数据项”，一个销量分析报表就建好了。　　



　　　　　　　　2。分析内容调整　　



　　　　　　　　与普通表格相比，用户对数据透视表的内容有更大控制权，这给数据分析带来了更　



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多的自由。　　



　　　　　　　　（1）内容分组：　　



　　　　　　　　上面建好的数据透视表含有　“月份”，它是一个日期型数据。此类型的数据可以根　



据需要按日、月或季度等重新分组。假如你需要分析　2002　年度的家电销量，其具体操作步骤　



是：用鼠标右击数据透视表中　“5月”或　“6月”所在的单元格，选择　“组及分级显示”中的　



　“组合”命令。打开　“分组”对话框，先点击　“依据”列表框中的　“月”（将其取消），再点　



击其中的　“年”并确定。则数据透视表　“月份”下的　“5月”、　“6月”就会消失，代之以　



　“2002年”。　　



　　　　　　　　如果你希望按年度查看各月的数据，可以同时选中　“依据”列表框中的　“月”和　



　“年”。数据透视表就会在　“求和项”下分别显示　“年”和　“月”，并据此分组显示数据。　　



　　　　　　　　（2）修改分析对象：　　



　　　　　　　　如果你想再次分析各月份不同家电的销售量，也就是更换分析对象。并不需要将已　



完成的数据透视表删除，只须在原来基础上删除或添加分析字段，即可生成一个新的报表，　



这是数据透视表的重要优点。　　



　　　　　　　　生成新报表的操作方法是：将数据透视表中的原有列字段删除，你只须用鼠标按住　



图中的列字段　“连锁店”，将它拖到数据透视表对话框即可。再将数据透视表对话框中的　“家　



电名称”拖入列字段位置，即可获得各月不同家电销售量的分析报表。　　



　　　　　　　　按照这种方法，我们很容易对行字段和数据项进行修改，从而进行多个项目的快速　



分析。　　



　　　　　　　　（3）分类显示：　　



　　　　　　　　Excel　中所有行、列字段都带有下拉按钮。如果你想了解表中某个分类的数据，可以　



点击该字段的下拉按钮，在列表中选择需要显示的分类数据。假如你想显示　5　月份的家电销　



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售数据，可以点击　“月份”下拉按钮。保留列表中的　“2002年　5　月”，将其他项目前的选中　



标记全部去掉，此后的数据透视表仅仅显示　5　月份的销售数据。　　



　　　　　　　　（4）显示明细数据：　　



　　　　　　　　数据透视表的数据一般都是由多项数据汇总而来。为此，Excel　提供了查看明细数据　



的方法。假如你想查看　5　月份各家连锁店的销售额，只须双击行字段中的　“2002年　5　月”，　



就会弹出一个　“显示明细数据”对话框。你只要选中明细数据所在的字段　（例如　“连锁店”），　



点击　“确定”按钮。数据透视表就会增加一个　“连锁店”字段，并显示该字段对应的明细数　



据。此后，再次双击字段　“2002年　5　月”，可以将　“连锁店”字段及其明细数据关闭，反之　



可以重新打开。　　



　　　　　　　　（5）采用　“页显示”：　　



　　　　　　　　在一个数据透视表中，若某个字段的数据分别显示在不同的行，就称其为行字段，　



这种显示方式称为　“行方向显示”；同理，若某个字段的数据分别显示在不同的列，就称其　



为列字段和　“列方向显示”。与此对应，数据透视表允许用户使用页字段，让对应这个字段　



的数据按　“页方向显示”。假如你要分析每个家店连锁店的销售情况，可以设置　“连锁店”　



字段的　“页方向显示”，你只要将　“连锁店”字段从框架的列字段处拖到页字段处。然后打　



开　“连锁店”字段旁的下拉列表，从中选择你要查看的连锁店名称，确定以后即可在数据透　



视表中看到该店的销售情况。　　



　　　　　　　　（6）修改汇总函数：　　



　　　　　　　　数据透视表中的数据分为数值和非数值两大类。在默认情况下，Excel　汇总数值数据　



使用求和函数，而非数值数据则使用计数函数。如果实际应用需要，用户还可以选择其他函　



数执行数据汇总。比较快捷的一种操作方法是：鼠标右击某个数据字段，选择快捷菜单中的　



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　“字段设置”命令，即可打开　“数据透视表字段”对话框。选中　“汇总方式”列表中的某个　



选项，点击　“确定”按钮就可以改变数据的汇总方式了。　　　



　　　　　　　　　　　　（7）自动套用格式：　　



　　　　　　　　如果你感觉　Excel　默认的数据透视表格式不美观，可以按下面的方法自动套用格式：　



鼠标右击数据透视表中的任意单元格，选择快捷菜单中的　“设置报告格式”命令。即可打开　



　“自动套用格式”对话框，你只需选中需要的报表格式然后确定即可。　　



　　　　　　　　（8）修改显示方式：　　



　　　　　　　　在默认情况下，数据透视表中显示的是汇总数据。为了便于用户分析数据之间的关　



系，可以指定数据透视表以其他方式显示数据。为此，Excel　提供了差异、百分比等八种显示　



方式。　　　



　　　　　　　　　　　　假如你要分析　5　月和　6　月家电销售量变化情况，可以选择差异方式显示汇总数　



据。其具体操作方法是：按上面介绍的方法打开　“数据透视表”字段对话框，点击　“选项”　



按钮使对话框展开。再打开　“数据显示方式”下拉列表，先选择　“差异”，再选中　“基本字　



段”列表框中的　“月份”，最后选中　“基本项”中的　“2002年　6　月”。确定以后则会显示以　



六月为基准的销售量变化情况。　　



　　　　　　　　（9）数据更新：　　



　　　　　　　　与图表不同，如果数据透视表的源数据被修改，则数据透视表的结果不能自动更新。　



需要按以下原则处理：首先对数据源所在的工作表进行修改，然后切换到数据透视表。鼠标　



右击其中的任意单元格，选择　“更新数据”命令即可。