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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第84部分
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如果 Excel
XP 工作表中的列项目超过了屏幕宽度，填充数据时需要上下左右滚动表格。使用 “记
录单”可以避免此类不便，具体做法是：选中工作表中的列标题，单击 “数据”菜单下的 “记
录单”命令，就可以打开一个以工作表标签命名的对话框，您就可以在其中填充数据了 （按 Tab
键换行）。
九、其他使用技巧
1。朗读Word 文档
Excel
XP 增加了一个 “文本到语音”功能，它可以朗读单元格中的数据。您只要将 Word
文档粘贴到工作表中，单击 “工具→语音”子菜单下的命令，就可以打开 “文本到语音”工
具栏。选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中 “按行”或 “按列”朗读按钮。再单击
“朗读单元格”按钮，Excel
XP 就会读出所选单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读比较准确，英语
单词只能分解为字母逐个读出，但用于普通文档校对已经足够了。
2。打印行号和列标
单击 “文件→页面设置”命令打开 “工作表”选项卡。如果每一页都要打印表格标
题、说明和列标题，可以用鼠标在 “顶端标题行”框内单击。再将光标放入工作表左边的 “行
标”处，待光标变成右箭头以后拖过要打印的所有行，使绝对引用的行号出现在 “顶端标题
行”内。经过上述处理，表格的每一页均可重复打印您选中的内容。选项卡中 “左端标题列”
的作用同上，如果您将数据的标题放到了列中，也可以像 “顶端标题行”那样重复打印。
3。禁止 “零”显示或打印
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财务计算中不允许输入或计算出来的 “0”显示或打印。如果某个工作表有这种要
求，可以单击 “工具”菜单中的 “选项”命令，打开 “选项”对话框中的 “视图”选项卡，
将其中的 “零值”取消， “确定”以后就可以达到目的了。
4。从工作表打开文件
如果您想从 Excel 工作表中打开其他文件，下面这个技巧非常有用：首先打开作为
链接对象的某个文档，选中标题或其他有代表性的文字。然后切换至 Excel 工作表，打开 “选
择性粘贴对话框”，选中 “方式”下的 “超链接”（也可以直接单击 “编辑”菜单下的 “粘贴
为超链接”命令）。 “确定”后工作表就会出现带下划线的文字，使用鼠标单击就可以打开超
链接的文件了。
5。关闭智能标记
关闭 Excel
XP 智能标记的方法是：单击 “工具”菜单下的 “自动更正选项”命令，打开 “智能
标记”选项卡，取消选中 “用智能标记标识数据”项。您还可以关闭 Excel
XP 的错误检查智能标记（如果公式不符合事先设定的规则，该智能标记就会自动出
现），方法是：单击 “工具”菜单中的 “选项”命令，打开 “选项”对话框中的 “错误检查”
选项卡，取消 “允许后台错误检查”然后单击 “确定”即可。关闭Excel
XP 智能粘贴标记按钮的方法是：打开 “选项→编辑”选项卡，将 “显示粘贴选项按
钮”和 “显示插入选项按钮”取消。
6。隐藏个人资料
Excel
XP 可以隐藏文档创建者的个人资料，如 “属性”对话框中的作者、单位等等。具体
方法是：单击 “工具”菜单中的 “选项”命令，打开 “选项→安全性”选项卡，将 “隐私选
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项”下的 “保存时从此文件中删除个人资料”选中。文件下次存盘时，Excel
XP 就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料代替。
7。Excel XP 程序恢复
Excel XP 能在程序发生错误时将当前文件存盘，最大限度的防止用户丢失文件。具
体做法是：如果正在使用的 Excel
XP 因故停止响应，应当立即打开 “开始→程序→Microsoft Office 工具”菜单，单
击其中的 “Microsoft
Office 应用程序恢复”命令。选中对话框中停止响应的应用程序，若想恢复当前打
开的文件，可以单击 “恢复应用程序”或 “重新启动应用程序”按钮。如果想关闭已经停止
响应的程序，并且放弃对文件中最新更改的部分，可以单击 “结束应用程序”按钮。
8。工作簿修复
早期的 Excel 程序一旦发生致命错误 （如死机或文件错误不能打开等），您从前所做
的一切工作只能全部丢失。但 Excel
XP 则可以避免此类惨重损失，如果程序遇到错误或电脑停止响应。再次运行 Excel
XP 时，当时处理的工作簿会显示在 “文档恢复”任务窗格中。您可以按以下原则保
留文件：假如文件标题中含有红色的 “已修复”字样，则该文件要比含有 “原始文件”字样
的文件包含更多有用信息。如果您要查看系统对文件的修复情况，应当选中 “文档恢复”窗
格中的文件名，单击右边的下拉按钮，选择菜单中的 “显示修复”命令即可。您可以选择菜
单中的 “另存为”命令，将修复后的文件保存到其他位置。如果您选择 “关闭”，则弹出一
个对话框，让您选择 “删除”还是 “保存”。
与上述功能相对应，Excel
XP 增加了 “保存自动恢复信息”的功能。您可以在 “保存”选项卡设置经过多长时间保存一
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次，也可以修改自动恢复文件的保存位置。
9。打印彩色表格
为了突出显示某些特殊数据，给单元格设置颜色和底纹是常见方法。如果您使用的
是黑白打印机，则会连颜色和底纹一起打印，导致表格的可视性受到严重影响。解决这个问
题的办法是：单击 “文件”菜单下的 “页面设置”命令打开对话框，将 “工作表”选项卡中
的 “单色打印”选中。此后，打印表格就会忽略已设置的颜色和底纹了。
10。避免打印错误
如果您的工作表存在错误，可以采取下面的措施避免它们被打印：单击 “文件”菜
单中的 “页面设置”命令，打开对话框中的 “工作表”选项卡。再打开 “错误单元格打印为”
下拉列表，根据需要选择 “”或 “……”即可。
11。文档界面选择
Excel XP 可以自由选择文档界面，具体操作方法是：单击 Excel XP
“工具→选项”命令，选择 “视图”选项卡，取消选中 “任务栏中的窗口”选项，
然后单击 “确定”按钮。您就可以回到多文档界面，通过 “窗口”菜单切换工作簿了。
12。妙用打印窗口
Excel
XP 具有后台打印功能，在执行打印任务时，用户可以在前台继续从事其他操作，而
系统则会在后台进行打印，状态栏将会显示出一个打印机图标。此时，用户只需双击状态栏
中的打印机图标即可打开 “XXXX
Printer”窗口（其中 XXXX 为打印机名），从而执行暂停、删除打印等操作。
13。竖排文字
要使单元格内的文字竖排，可以在其输入前 （或后）选中这些单元格。打开 “单元格
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格式→对齐”选项卡，将 “方向”下竖排的 “文本”选中，然后 “确定”即可。
14。常数引用命名
为常数指定名称可以方便使用。如果某个工作表用 2。1％计算利息，可以将它指定为
常数 “LX”。具体方法是：单击 “插入→名称”子菜单下的 “定义”命令打开对话框，在 “当
前工作薄的名字”框内输入 “LX”，在 “引用位置”框中输入 “＝0。02。1”， “确定”之后
即可使用该名称引用 2。1％了。
Excel XP 数据分析应用指南
Excel 之所以强大，是因为其具有完整的数据分析函数和图表功能，让我们对数据进行归
纳后，能够利用这些函数和图表对数据进行分析。本文以教育、金融和财务应用为例，介绍
Excel
XP 数据分析的主要手段和操作方法。
一、数据的排序与筛选
排序与筛选是数据分析的基本手段。下面以图 1 所示的―学籍管理表‖为例，介绍数据排序
与筛选的操作方法。
1。数据排序
（1）数据清单：
Excel 排序和筛选的操作对象是―数据清单‖ 。它是在工作表首行的单元格内输入列标记（相
当于数据库中的字段，可以作为关键字参与各种操作） ，在列标记以下各行依次输入数据（相当
于数据库是的一条条记录）而构成的表。其基本结构如图 1 所示，与 Access 数据表基本相同。
（2）常规排序：
Excel 数据清单中的列标记可以作为关键字参与排序，具体操作方法有以下两种：如果你
需要根据―年龄‖、―总分‖等数值关键字（字段）对数据清单排序，只须将图 1 中的―年龄‖或―总分‖
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选中，然后点击工具栏中的―升序排序‖或―降序排序‖按钮，整个数据清单就会根据该关键字重
新排列。
如果你需要按姓氏笔划对图 1 数据清单排序，则应选中图 1 中B1 单元格，点击―数据→排
序‖菜单命令，在打开的对话框中点击―选项‖按钮打开―排序选项‖对话框。选中―笔画排序‖选
项，根据图 1 中的数据排列方向选择―按列排序‖选项，点击―确定‖按钮后返回到―排序‖对话框。
将其中的―有标题行‖选中，然后打开―主要关键字‖下拉列表，选择其中的―姓名‖选面，最后选
中排序方式（―升序‖或― 降序‖）并确定，数据清单就会根据姓名的笔划重新排列。
如果数据清单排序依据多个关键字，你只要打开―排序‖对话框，在―次要关键字‖和―第三关
键字‖下拉列表中选择即可。
（3） 自定义排序：
如果你要求图 1 中的数据按照―广东省‖、―云南省‖、― 四川省‖、― 山西省‖和―河北省‖ 的顺
序排列，前面介绍的两种方法就无能为力了，只能采取自定义排序规则的方法处理。
首先你要建立一个自定义序列：点击“工具→选项”菜单命令，打开“选项”对话框中的
“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”选项，此时光标就会在右边
的“输入序列”框内闪动，你可以输入“广东省”、“云南省”等自定义序列，输入的每个序列
之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲一次回车。完成后点击“添加”按钮，将自
定义序列添加到“自定义序列”框内备用。
自定义序列排序的方法与笔划排序很相似，你只要打开“排序选项”对话框中的“自定义
排序次序”下拉列表，选中前面定义好的序列，其他选项保持不变。回到“排序”对话框后根
据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据清单的排序。
注意：假如数据按自定义序列的顺序排列，就应选中―排序‖对话框中的―升序‖排列，否则
应该选择―降序‖排列。
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2。数据检索
从数据结构的角度看，图 1 所示―数据清单‖就是一个小型数据库，其中的每一条记录占用
一个表格行。对此，可以采用下面的方法检索数据：
点击“数据→记录单”菜单命令，在打开的对话框中点击“条件”按钮。对话框中的字段
就会变成空白等待输入，而且“条件”按钮转变为“表单”按钮。你可以在对话框的相应字段
中输入条件，例如在“姓名”字段框内输入“李小丫”回车，则姓名是“李小丫”的数据就会
显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用》 、《 、》= 、500‖ ，表示检索―总分‖大于 500 分的所有记录，回
车后―新建‖按钮上方就会显示―1/6‖字样，说明 6 条记录中的第一条符合条件。点击―上一条‖
或―下一条‖按钮，可以查看检索出来的其他记录，并显示―4/6‖、―5/6‖字样。
3。 自动筛选
上面介绍的方法可以逐条查看检索出来的记录。如果你要批量查看符合条件的所有记录，
仅靠“记录单”进行检索就不�
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