Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第81部分

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　　　　　　　7。　自动保存工作簿　　



　　　　　　　单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，选中对话框中的“自动保存”命令，单击“确定”　



按钮后“工具”菜单即可出现一条“自动保存”命令。单击该命令可打开“自动保存”对话框，　



对“自动保存时间间隔”、“保存选项”等进行设置。　　



　　　　　　　二、工作表操作技巧　　



　　　　　　　　1。多工作表打印　　



　　　　　　　如果需要同时打印工作簿中的多张工作表，可以采用下面的方法操作：首先选中要打印的　



多个工作表，然后单击“文件”菜单中的“打印”命令即可。　　



　　　　　　　2。多工作表输入　　



　　　　　　　如果您想在多张工作表中输入相同内容，省略以后的复制、粘贴等操作，可以采用以下方　



法：选中需要填充相同数据的工作表，在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选中工　



作表的相应单元格会填入同一数据。如果选中工作表后您想取消上述功能，可用鼠标右键单击　



任意一张工作表的标签，选择快捷菜单中的“取消成组工作表”命令。　　



　　　　　　　如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下　Ctrl　



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键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击―编　



辑‖、―填充‖子菜单下的―至同组工作表‖命令，在对话框中选择要填充的内容（―全部‖、―　内容‖　



或―格式‖）后单击―确定‖　即可。　　



　　　　　　　3。更改标签颜色　　



　　　　　　　Excel　XP　允许用户修改工作表标签的颜色，其操作方法是：用鼠标右键单击工作表标签，　



选择快捷菜单中的―工作表标签颜色‖命令。　　　　



　　　　　　　打开“设置工作表标签”对话框，在调色板中选择一种颜色，然后单击“确定”按钮即可。　　



　　　　　　　4。快速切换工作表　　



　　　　　　　如果　Excel　　　　



　　　　　　　XP　工作簿中含有很多工作表，如果您想迅速切换到另一个工作表，只需将鼠标指针移到　



工作薄左下角的滚动按钮处，然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的工作表标签名称即可。　　



　　　　　　　5。隐藏工作表行或列　　



　　　　　　　要快速隐藏活动单元格所在的行，可以按快捷键　Ctrl＋9（不是小键盘上的数字键，下同）　；　



要隐藏活动单元格所在列，可以按快捷键　Ctrl＋0　。　　



　　　　　　　6。工作表页码连续排列　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　打印多个工作表时，每个工作表的表格页码都是从　1　开始编号的。如果您需要将多个　



工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作　



表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击―文件‖菜单下的―页面设置‖命令，打开―页面设　



置→页眉/页脚‖选项卡，再单击―　自定义页眉‖（或―　自定义页脚‖）按钮打开对话框。根据需要单　



击其中的―左‖、―　中‖或―右‖框，再单击带有―#‖字样的按钮，即可将―&＇页码＇‖放入框中。如果　



您要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只需在―&＇页码＇‖后输入后者的总　



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页数（即尾页码，例如　11），使其变成―&＇页码＇＋11‖的样式。如果需要，您还可以在―&＇页码＇＋11‖　



前后加上―第‖和―页‖字样，使其变成―第&＇页码＇＋11　页‖　的样式。最后按照工作表的连续打印方　



法操作，您就可以得到页码连续排列的工作表了。　　



　　　　　　　7。　同步滚动数据　　



　　　　　　　如果您需要同时观察工作表中相距较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水　



平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两　



个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。　



如果需要取消竖直分割线，只需用鼠标双击它就可以了。　　



　　　　　　　三、选中操作技巧　　



　　　　　　　　1。快速选中特定单元格　　



　　　　　　　选中当前工作表中的任意一个单元格，单击“编辑”菜单下的“定位”命令。在打开的“定　



位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据您要选中的区域类型，在“定位条件”对话框中选　



择需要选中的单元格类型。例如“常量”，此时可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确　



定”按钮以后，符合条件的所有单元格均被选中。　　



　　　　　　　2。快速选中数据区域　　



　　　　　　　如果您想选中活动单元格所在的数据区域，可以单击“编辑”菜单中的“定位”命令打开　



对话框。然后单击其中的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。选中“当前区域”复　



选框，“确定”后活动单元格所在的连续数据区域就会被选中。　　



　　　　　　　如果要选中某行或某列中含有数据的区域，可以选中该区域中的某个单元格。然后按住　



Shift　键，双击活动单元格在待选中方向上的边线即可。　　



　　　　　　　3。快速选中特定区域　　



　　　　　　　按　F5　可以快速选中特定的单元格区域。如果您要选中　A2　：B10　区域，最为快捷的方法是　



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按　F5　，打开―定位‖对话框，在―引用‖栏内输入―A2　：B10‖　回车即可。　　　　　　



　　　　　　　4。快速选中单元格、区域、行或列　　



　　　　　　　　鼠标单击可以将当前单元格选中；单击待选中区域的第一个单元格，然后拖动鼠标至最后　



一个单元格，可以将两者之间的区域选中；单击工作表的全选按钮，可以将当前工作表选中；　



按住　Ctrl　　单击或使用鼠标拖动，可以选中不相邻的多个单元格或区域；选中某区域的第一个　



单元格，按住　Shift　键单击区域对角的单元格，可以将两者之间的矩形区域选中；单击行号可　



将对应的整行选中；单击列标号可将对应的整列选中；沿行号或列表号拖动鼠标，或者先选中　



第一行或第一列，按住　Shift　键选中结束行或列，就可以选中相邻的多个行或列；先选中第一　



行或第一列，然后按住　Ctrl　　键选中其他不相邻的行或列；如果您想增加或减少活动区域中的　



单元格，可以按住　Shift　键单击选中区域右下角的最后一个单元格，活动单元格和所单击的单　



元格之间的矩形区域就会成为新的选中区域。　　



　　　　　　　5。选中超链接单元格　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　单元格如果存放的是超链接，就不能采用直接单击的方法选中，否则会打开超级链接　



目标。此时可以采用以下两种方法：一是单击单元格以后按住鼠标左键，直到光标变为空心十　



字以后松开左键，就可选中这个含有超链接的单元格。二是先选中超链接单元格周围的某个单　



元格，用←、→、↑、↓将光标移到含有超链接的单元格，也可以将其选中。　　



　　　　　　　　四、单元格操作技巧　　



　　　　　　　　1。合并矩形区域　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　允许将矩形区域内的任意单元格合并，具体操作方法是：选中要合并的单元格，单击―格　



式‖工具栏中的―合并及居中‖按钮。则所有选中的单元格被合并为一个，而其中的数据则被放　



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到单元格中间。　　



　　　　　　　注意：Excel　　　　



XP　只把合并区域左上角的数据放入合并后的单元格。为此，输入标题之类的文本不能断续分　



布在几个单元格中，否则合并过程中会截去一部分数据。　　



　　　　　　　2。快速设置边框　　



　　　　　　　Excel　单元格的默认情况下没有边框，Excel　　　　



　　　　　　　XP　的―边框‖工具经过改进，可以快速设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等属性。操　



作方法是：鼠标右键单击　Excel　　　　



　　　　　　　XP　工具栏，选中快捷菜单中的―边框‖打开工具栏。若按下其中的―绘图边框网格‖按钮，　



用鼠标拖过某个单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。若按下工具栏中的―擦　



除边框‖按钮，然后拖过某个单元格区域，可以快速擦除所有的单元格边框。　　



　　　　　　　3。快速命名　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　工作表单元格都有自己的默认名称，如第　2　列第　6　行单元格的名称为　B6　。如果要给某　



个单元格命名为―工资总额‖，只要将该单元格选中。然后单击编辑栏左边的―名称框‖，即可输　



入该单元格的新名称。　　



　　　　　　　如果您要为一个单元格区域命名，只要将需要命名的区域选中，然后按上面介绍的方法操　



作即可。　　



　　　　　　　4。　固定活动单元格　　



　　　　　　　选中某一单元格后按住　Ctrl　键，用鼠标再次单击这个单元格，其中将会出现一个实线框。　



输入数据以后敲回车，活动单元格不会发生移动，仍静止在原处。这对于需要反复输入数据进　



行试算的场合非常有用。　　



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　　　　　　　5。单元格快速定位　　



　　　　　　　如果您要在大型工作表中定位到特定单元格，可以采用以下两种方法：按　F5　　打开―定位‖　



对话框，在―引用‖栏中输入待定位的单元格地址，单击―确定‖按钮即可。也可以用鼠标单击编　



辑栏左侧的名称框，在其中输入待定位的单元格地址回车。　　



　　　　　　　6。隐藏单元格数值　　



　　　　　　　如果您需要隐藏单元格中数值，可以选中包含待隐藏数值的单元格。单击“格式”菜单中　



的“单元格”命令，打开“单元格格式→数字”选项卡，选择“分类”列表下的“自定义”选　



项，将“类型”框中已有的代码删除，输入　“；；；”（三个分号）后―确定‖　即可。此后，只要选　



中数值已被隐藏的单元格，就可以在编辑栏中看到被隐藏的数值。　　



　　　　　　　7。单元格链接　　



　　　　　　　进行数据比较时，需要将多个工作表中的某些数据集中在一处显示。此时可以将某个数据　



放入剪贴板，选中目标单元格后打开“选择性粘贴”对话框，单击其中的“粘贴链接”按钮，　



即可将目标单元格与源数据链接起来。只要您修改了源数据，目标单元格中的数据就会随之发　



生改变。按照上述方法反复操作，就可以将多个数据链接在一个工作表中显示。　　



　　　　　　　五、公式与函数使用技巧　　



　　　　　　　　1。多处复制公式　　



　　　　　　　若需要应用公式的单元格分布没有规律，使用拖动法操作往往比较困难，“选择性粘贴”　



可以轻松解决这个问题。具体作法是：选中公式所在的单元格，单击　Excel　　　　



　　　　　　　XP　　工具栏中的―复制‖按钮。然后按下　Ctrl　键，用拖动或单击鼠标的方法选中需要应用公　



式的单元格。然后单击　Excel　　　　



　　　　　　　XP―粘贴‖旁的下拉按钮，选择菜单中的―公式‖命令，公式即被粘贴至所选单元格。　　



　　　　　　　2。值替换公式　　



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　　　　　　　如果某个单元格中的公式已经计算出了结果，而您不想保留公式只保留结果。可以选中公　



式所在的单元格，然后单击工具栏中的“复制”按钮。接着打开“粘贴”下拉列表，选择其中　



的“值”即可。　　



　　　　　　　3。函数参数编辑　　



　　　　　　　如果公式是由几个　Excel　函数组合而成，而您又要用函数向导修改某个函数的参数。可用　



鼠标单击这个函数的名称或括号内的参数，再单击编辑栏中的―插入函数‖按钮，即可打开―函　



数参数‖对话框执行相关操作。　　



　　　　　　　4。公式查错　　



　　　　　　　对于带有嵌套函数的复杂公式来说，一旦出现错误往往很难追踪。Excel　　　　



　　　　　　　XP　专门为此增加了一个―公式求值‖功能，您只要选中公式所在的单元格，单击工具栏中　



的―公式求值‖按钮（没有的话可以打开―　自定义‖对话框中的―命令‖选项卡，选择―类别‖列表中的　



―工具‖选项，将右边的―公式求值‖按钮拖到工具栏）打开对话框。然后单击其中的―求值‖按钮，　



就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果，从而找到错误的根源。这个功能有点类　



似编程时的―单步执行‖，是公式查错的有力武器。　　



　　　　　　　5。获取参数提示　　



　　　　　　　使用　Excel　　函数向导建立公式时，用户可以在―函数参数‖　中看到参数的提示。当您手工输　



入带有函数的公式时，则看不到函数格式和参数的提示，Excel　　　　



　　　　　　　XP　　对此作了一项改进。当您输入公式―=AVERAGE（B1：B12）‖　中的―（‖时，屏幕会显示一个　



黄色的提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。您只要单击其中的函数名，就可以打开―帮　



助‖文件获得更多信息。若要隐藏函数的工具提示，可以打开―工具→选项→常规‖选项卡，清　



除其中的―函数工具提示‖复选项。　　



　　　　　　　6。