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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第80部分
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1。持证人性别的判断：我们知道，旧身份证（15 位）号码的最后 1 位数值，表示持证人的性
别，若为奇数则为男，若为偶数则为女。我们利用 Excel 函数，对身份证号码进行适当处理，
即可自动判断持证人的性别，并将结果填入相应的单元格中（此处假定身份证号码保存在 B2
单元格中，结果填入 C2 单元格中） 。
（1）利用函数的嵌套来判断。在C2 单元格中输入公式：=IF（RIGHT（B2 ，1）=〃1〃，〃男〃，
IF（RIGHT（B2 ，1）=〃3〃，〃男〃，
IF（RIGHT（B2 ，1）=〃5〃，〃男〃， IF（RIGHT（B2 ，1）=〃7〃，〃男〃，
IF（RIGHT（B2 ，1）=〃9〃，〃男〃，〃女〃）））））。
（2 ）综合运用函数来判断。在C2 单元格中输入公式：=IF（OR（RIGHT（B2 ，1）=〃1〃，RIGHT（B2，
1）=〃3〃，RIGHT（B2 ，1）=〃5〃，RIGHT（B2 ，1）=〃7〃，RIGHT（B2 ，1）=〃9〃），〃男〃，〃女〃）。
在上面两个公式中，前一个是利用 IF 函数的嵌套来实现的，由于函数最多只能嵌套 7 层，
因而有一定的局限性，且比较麻烦；后一个公式由于采用了 OR 函数，既没有层数的限制，也
简单一些。
（3 ）运用其他函数来判断。我们在 C2 单元格中输入公式 ―=IF（RIGHT（B2 ，
1）/2=INT（RIGHT（B2，1）/2），〃女〃，〃男〃）‖或―=IF（MOD（RIGHT（B2 ，1），2）=0 ，〃女〃，〃男〃）‖即
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可实现。
2。持证人出生时间的提取：同样，旧身份证号码中，第 7— 12 位数字代表的是持证人的出
生年月日，我们只要在 D2（ 假定将出生时间存放在 D2 单元格中） 单元格中输入公式：
=19&MID（B2 ，7，2）&〃年〃&MID（B2，9，2）&〃月〃&MID（B2，11，2）&〃 日〃，即可从 B2 单元
格的身份证号码中将出生日期自动提取出来，并以中文习惯形式显示出来（如―1963 年 03 月 04
日‖等） 。
小技巧：执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具条（ 图 1），按最
右边的―公式求值‖按钮，在随后弹出的―公式求值‖对话框中，反复按―求值‖按钮，即可逐项核
查运算的结果。
注释：上述公式中所用的函数：①IF──逻辑函数：判断一个条件是否满足，如果满足返
回一个值，如果不满足返回另一个值。②OR──逻辑函数：如果任一参数值为 TRUE，则返回
TRUE ；只有当所有参数值均为FALSE ，才返回FALSE 。③RIGHT──文本函数：从一个字符
串的最后一个字符开始返回指定个数的字符（也可以使用 RIGHTB 函数） 。④MID──文本函数：
从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。⑤MOD──数学函数：返回两数相除
的余数。⑥INT──数学函数：将数值向下取整为最接近的整数。
实例二：批量插入固定字符
大家知道新的身份证号码（18 位）将旧身份证号码的年份由 2 位改为 4 位。现在，我们要将
年份的前两位（19）插入旧身份证号码中，如果一个一个地去插入，显然既麻烦又容易出错，如
果利用 Excel 的函数来做，则既方便又准确。
此处假定旧身份号码保存在 B 列中，插入―19‖后的号码暂时保存在 C 列中。我们在 C2 单
元格中输入公式：=LEFT（B2 ，6）&19&RIGHT（B2，9） 。再次选中C2，将鼠标移到右下角成―细
十字‖状（我们称之为―填充柄‖），按住左键向下拖拉，即可将上述公式复制到 C 列的以下单元
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格中（在复制过程中，系统会智能化地改变相应的单元格） 。
小技巧：选中 C 列，按―复制‖按钮，再选中 B 列，执行―编辑→选择性粘贴‖命令，打开―选
择性粘贴‖对话框，选中―粘贴‖下面的―数值‖选项，然后按―确定‖按钮，再将 C 列删除，就可
以将C 列的值正确地复制到 B 列中，从而不影响原有表格的结构。
注释：上述公式中用到一个新函数：LEFT──文本函数：从一个字符串的第一个字符开始
返回指定个数的字符（也可以使用 LEFTB 函数） 。
实例三：学生成绩的统计
图 2 是一张教师（特别是班主任）非常熟悉的―学生成绩统计表‖，以前在统计各项数据时，
大家通常采用的是笔算或按计算器的办法来进行的。现在可以用 Excel 来帮我们快速、准确地
完成这些繁杂的统计工作。
1。总分的统计：选中H3 单元格（用于存放学生丁 1总分的单元格） ，输入公式：=SUM（C3：G3） ，
按下 Enter 键后，丁 1 的总分即计算出来，并填入 H3 单元格中。用填充柄将该公式复制到
H4—H47 单元格中（假定该班级有 45 名同学） ，将其他同学的总分统计出来。
用类似的方法，可以将某一学科的总分统计出来，并填入第 48 行相应的单元格中。
2。平均分的计算：选中 C49 单元格，输入公式：=AVERAGE（C3：C47） ，按下 Enter 键后，
语文学科的平均分即计算出来。
3。最高（低）分的统计：选中 C50 单元格，输入公式=MAX（C3：C47） ，挑出语文学科的最高
分；选中 C51 单元格，输入公式：=MIN（C3：C47） ，挑出语文学科最低分。
4。各分数段学生人数的统计：分别选中 C52 和 C57 单元格，输入公式：=COUNTIF（C3：C47 ，
〃》=90〃）和=COUNTIF（C3：C47 ，〃=80〃）…COUNTIF（C3：C47，〃》=90〃）、=COUNTIF（C3：C47 ，〃》=70〃）…COUNTIF（C3：C47，〃》=80〃）、
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=COUNTIF（C3：C47 ， 〃》=60〃）…COUNTIF（C3：C47 ， 〃》=70〃） 、 =COUNTIF（C3：C47 ，
〃》=50〃）…COUNTIF（C3：C47，〃》=60〃），即可统计出语文学科其他各分数段的学生人数。
5。名次的排定：选中 I3 单元格，输入公式：=RANK（H3 ，H3：H47），按下Enter 键后，
丁 1 同学总分的名次即排定，并填入I3 单元格中。用填充柄就可以将 I3 单元格中的公式复制
到 I4—I47 单元格中，用于排定其他学生的名次。对公式中引用的参数做适当的修改，还可以
排出每位同学各个学科成绩的名次。
小技巧：①图2 的表格制作好了以后，将―学号、姓名、各科成绩‖等内容清空，再执行―文
件→另存为‖命令，打开―另存为‖对话框，将―文件类型‖选定为―模板‖，并给定一个文件名，
将该工作簿（成绩统计表）保存为模板，方便以后的使用。②如果要增加学生或增加学科，只要
插入空行（列）就行了，完全不必更改公式（系统会智能化地对公式进行调整） 。③对于没有成绩
的学生，其对应的单元格一定要为空，千万不要填入数字―0‖，以免造成统计出错。
注释：上述公式中用到几个新的函数：SUM──数学函数：返回单元格区域中所有数值的
和。AVERAGE──统计函数：计算参数的算术平均数。MAX（MIN）──统计函数：返回一组数
值中的最大（小）值，忽略逻辑值和文本字符。COUNTIF──统计函数：计算某个区域中满足给
定条件单元格的数目。
实例四：多条件统计──数组公式的使用
图3 是一张普通的工资表，现在我们要统计职称为―高工‖、性别为―男‖ 的职工基础工资之
和（数据位于 A1F102 区域中） 。用一般的函数公式难以达到这一目的，我们可用数组公式来实
现。
选中 E103 单元格（用于保存统计结果的单元格） ，先输入公式：=SUM（IF（C3：C102=〃男〃，
IF（D3：D102=〃高工〃，E3：E102））） ，然后在按住―Ctrl＋Shift‖组合键（非常关键！！！） 的同时按下Enter
键即可。
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小技巧：如果你不想让别人改动你所输入的公式，可以这样操作：选中所有无公式的单元
格（按住 Ctrl 键，可以用鼠标选中不连续的单元格） ，执行―格式→单元格‖命令，打开―单元格
格式‖设置对话框，点击―保护‖标签，将―锁定‖选项前面的― ∨‖去掉，确定返回。再执行―工具
→保护→保护工作表‖命令，打开―保护工作表‖对话框，两次输入密码后，确定返回即可。
特别提醒：实际上，上面我们输入的是一个数组公式，两端各有一个数组公式标志“ ，
公式变成了：｛=SUM（IF（C2：C20=〃男〃，IF（D2：D20=〃高工〃，E2：E20）））｝ ，这个数组公式标志―｛｝‖
是不能直接用键盘输入的！
Excel XP 技巧 100
随着信息化产业的发展，使用 Excel 的用户也越来越多。Excel XP 作为该软件的最新版本，
增添了许多非常重要的特性。为了帮助读者提高 Excel
XP 的使用效率，本文汇集了有关的操作技巧奉献给大家。
一、工作簿操作技巧
1。打开固定工作簿
如果您有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区。以后只要将工作区
打开，Excel 就会打开其中的每个工作簿。保存工作区的方法是：打开需要同时使用的多个工
作簿，按照使用要求调整好窗口大小和位置。再单击 Excel―文件‖菜单下的―保存工作区‖命令，
输入工作区名称后单击―保存‖按钮。打开工作区的方法是：选择―打开‖对话框中的―文件类型‖
为―工作区‖，选中要打开的工作区名称后单击―打开‖按钮。
注意：每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不能保存其中的工作簿。
2。打开多个工作簿
如果您要打开的多个工作簿不固定，可以采用以下方法操作：打开 Excel
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XP 的―打开‖对话框，按住 Ctrl 键逐个选中您要打开的工作簿，最后单击―打开‖按钮，所
选工作簿就会被全部打开。
3。Excel 启动工作簿
如果您的工作簿需要随 Excel
XP 启动而打开，可以按照以下方法操作：在―资源管理器‖ 中选中工作簿，单击工具栏中
的―复制‖按钮。如果您使用的是 Windows
98/Me，请打开 C：Windowsapplication
dataMicrosoftxlstart 文件夹（可以以―xlstart‖作为关键字查找） ；如果您使用的是Windows
2000/XP ，就应该打开 C：Program filesMicrosoft
officeofficexlstart 文件夹（其中 C 是 Windows 所在盘符） 。用鼠标右键单击右窗格中的空白
处，选择快捷菜单中的―粘贴快捷方式‖命令，将工作簿图标放入 xlstart 文件夹。以后只要运行
Excel
XP ，工作簿就会被打开。如果您要自动打开多个工作簿，只要将它们保存为工作区，然
后将工作区图标放入 xlstart 文件夹即可。
4。多工作簿打印
如果要打印的工作簿较多，通常采用逐个打开的方法打印。如果这些工作簿位于一个文件
夹内，可以采用下面的方法一次打印：单击“文件”菜单中的“打开”命令，按住 Ctrl 键选
中需要打印的所有文件。然后单击―打开‖对话框中的―工具‖下拉按钮，单击其中的―打印‖命令，
就可以一次打印多个工作簿了。
5。复制工作簿样式
Excel
XP 允许用户将一个工作簿使用的样式复制到其他工作簿，从而扩大样式的使用范围，其
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操作步骤是：打开含有待复制样式的源工作簿和目标工作簿。单击后者―格式‖菜单中的―样式‖
命令打开对话框，再单击―合并‖按钮打开―合并样式‖对话框。选中―合并样式来源‖对话框中的
源工作簿并单击―确定‖按钮，源工作簿包含的样式就会复制到目标工作簿。
6。快速关闭工作簿
如果您打开了多个 Excel XP 工作簿，如果希望不退出 Excel
XP 快速关闭它们，可以按住 Shift 键打开―文件‖菜单，可以看到其中出现了―关闭所有文
件‖命令。选择该命令以后，Excel
XP 会根据打开文件的状态弹出相应的对话框，您只要根据需要选择合适的按钮即可。
7。 自动保存工作簿
单击“�
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