Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第44部分

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发生的情况了。　　　　

　　



85。　　　　　　　　　　　用下拉列表快速输入数据　　



如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历（小学、初中、高中、中专、大专、本　

科、硕士、博士）　、职称（技术员、助理工程师、工程师、高级工程师）等，你希望减少手工录入　

的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为：　　选取需要设置下拉列表　

的单元格区域，单击―数据→有效性‖命令，从―数据有效性‖对话框中选择―设置‖选项卡，在―允　

许‖下拉列表中选择―序列‖，在―来源‖框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如―技术员、　

助理工程师、工程师、高级工程师‖，并确保复选框―提供下拉箭头‖被选中，单击―确定‖按钮　

即可。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加　

快了输入速度。　　　　

　　



86。　　　　　　　　　　　快速输入自定义短语　　　



使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，―　自动更正‖便会将它　

更换成所定义的文字。定义―　自动更正‖项目的方法如下：单击―工具→　自动更正选项‖命令，在　

弹出的―　自动更正‖对话框中的―替换‖框中键入短语，如―　电脑报‖，在―替换为‖框中键入要替换　

的内容，如―　电脑报编辑部‖，单击―添加‖按钮，将该项目添加到项目列表中，单击―确定‖退出。　

以后只要输入―　电脑报‖，则―　电脑报编辑部‖这个短语就会输到表格中。　　　　

　　



87。　　　　　　　　　　　设置单元格背景色　　　



选择要设置背景色的单元格，单击―格式→单元格‖命令，然后单击―　图案‖选项卡，要设置带有　

图案的背景色，请在―颜色‖框中单击选中一种颜色，然后单击―　图案‖下拉菜单，选择所需的图　

案样式和颜色即可。　　　　

　　



88。　　　　　　　　　　　快速在多个单元格中输入相同公式　　　



先选定一个区域，再键入公式，然后按―Ctrl＋Enter‖组合键，可以在区域内的所有单元格中输　

入同一公式。　　　　

　　



89。　　　　　　　　　　　同时在多个单元格中输入相同内容　　　



选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，　

按―Ctrl＋Enter‖键即可。　　　　

　　



90。　　　　　　　　　　　快速输入日期和时间　　　



当前日期　　选取一个单元格，并按―Ctrl＋；‖　　当前时间　　选取一个单元格，并按―Ctrl＋Shift＋；‖　　当　

前日期和时间　　选取一个单元格，并按―Ctrl＋；‖，然后按空格键，最后按―Ctrl＋Shift＋；‖　　注意：当　

你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动更新信息，你必须使用　

TODAY　和　NOW　函数。　　　　

　　



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91。　　　　　　　　　　　将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间　　　



如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以　

通过下面这个简单的操作来完成：　　选择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作　

表上选择将要放置被复制单元格的区域，然后按下―Ctrl＋Shift＋　　＋‖，在插入对话框中单击周围　

单元格的转换方向，然后单击―确定‖　。现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担　

心它们覆盖原有的信息。　　　　

　　



92。　　　　　　　　　　　在　Excel　中不丢掉列标题的显示　　



你是否希望不论将　Excel　　　　　　　　　电子表格滚动到哪里都能够看到列标题？这里将介绍一种使列标题　

总保持可见的方法：　　选择紧邻列标题的下一行，单击―窗口→冻结窗格‖命令，被冻结的列标题　

不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见。　　　　

　　



93。　　　　　　　　　　　查看与日期等效的序列数的值　　



　　Excel　将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期等效的序列数的值，通常需要将包含　

日期的单元格格式更改为―常规‖格式。现在有一种快捷方法：选择包含日期的单元格，然后单　

击―格式‖工具栏上的―千位分隔样式‖按钮（即逗号形状的按钮）　，Excel　将会对选择的单元格应用　

千位分隔样式显示序列数。　　　　

　　



94。　　　　　　　　　　　快速复制单元格内容　　　



选中下面的单元格，按―Ctrl＋'　　　　　　　　　　（为英文状态下的单引号）‖组合键，即可将上一单元格的内容　

快速复制下来。　　　　

　　



95。　　　　　　　　　　　使用自定义序列排序（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　



　　在　Excel　　排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使　

排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行，如果以前排行的顺序都　

是选择性粘贴转置，排完序后再转置。　　　自定义排序只应用于―主要关键字‖框中的特定列。在―次　

要关键字‖框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。　

例如，要根据列　A　或列　B　进行排序，可先根据列　B　排序，然后通过―排序选项‖对话框确定自　

定义排序次序，下一步就是根据列　A　排序。　　　　

　　



96。　　　　　　　　　　　快速格式化　Excel　单元格　　　



如果想要快速访问　Excel　中的单元格格式对话框，以更改诸如字样、对齐方式或边框等，请先　

选择需要格式化的单元格然后按下―Ctrl＋1‖组合键，就可以打开―单元格格式对话框‖　。　　　　

　　



97。　　　　　　　　　　　固定显示某列　　　



不少人在工作中用　Excel　做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行信息不能同时显示在屏　

幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问题：首先　

在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击―窗口→冻结窗格‖命令即可。如果你想撤消此功　

能，点击―窗口‖菜单，原来―冻结窗口‖命令变成―撤消窗口冻结‖，单击它即可。　　　　

　　



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98。　　　　　　　　　　在　Excel　中快速编辑单元格　　　



如果你希望使用键盘做每一件事，在　Excel　　电子表格中快速编辑数据将很困难，因为你会发现　

自己想对单元格做改动时，经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快捷键——F2　，这样你　

的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做：　　利用箭头键选择要编辑的单元格，按下　F2　，编　

辑单元格内容，编辑完成后，按　Enter　键确认所做改动，或者按　ESC　键取消改动。　　注意：这个　

技巧在　Excel　编辑超级链接时非常方便，因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自　

动打开　Internet　浏览器窗口，使用键盘可以很容易地编辑超级链接。　　　　

　　



99。　　　　　　　　　　使用自动填充快速复制公式和格式　　



　　想用一种无需输入数字的简单方法在　Excel　　中填充数字吗？利用自动填充命令，你可以快速　

向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法：　　选择希望复制的单元格，　

将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个黑色的＋号，点击并按住鼠标右键不放，将　

光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右键，鼠标右击，在出现的快捷菜单中单击―　以序列方　

式填充‖，这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。　　　　

　　



100。　　　　　　　　　为单元格添加批注　　　



Excel　为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元格进行注释后，只需将鼠标　

停留在单元格上，就可看到相应的批注。添加批注的方法是：单击要添加批注的单元格，单击―插　

入→批注‖命令，在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好后单击批注框外部的工作表区　

域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。　

将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。　　　　

　　



101。　　　　　　　　　数据自动输入　　　



在　Excel　中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如，当需要输入　12/10/91～　

12/10/99　这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入　12/10/99，然后用鼠标选中该单元格，　

接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移动，即可自　

动在相邻的单元格中填充　12/10/91、12/10/92……12/10/99　数据。当然你也可以单击填充柄，　

选择需要的序列方式。对于数字而言，还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。　　　　

　　



102。　　　　　　　　　在　Excel　中快速计算一个人的年龄　　



　　Excel　中的DATEDIF（）　　函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此，这个函数使得计　

算一个人的年龄变得容易了。　　在一个空白工作表中的　A　1　单元里输入生日，用斜线分隔年、　

月和日，在　A2　单元中输入　type　=DATEDIF（A1；TODAY（）；〃y〃）　　，然后按Enter　，这个人的年龄（　以　

年表示）将被显示在　A2　单元中。　　　　

　　



103。　　　　　　　　　快速修改单元格次序　　



　　在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序，具体操作方法为：首先用鼠　

标选定单元格，同时按下键盘上的　Shift　键，接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放　

指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平―工‖状标志，　

左右拖拉时会变成垂直―工‖状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。　　　　

　　



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104。　　　　　　　　将网页上的数据引入到　Excel　表格中　　　



网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel　中，而且效果极佳。在Excel　中，你　

可以像使用　Excel　工作表那样打开　Html　文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。　　　　

　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一、　　　　　　　　　　　　　图形和图表编辑技巧　　　



105。　　　　　　　　在网上发布　Excel　生成的图形　　



　　Excel　的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。　

要想在　Web　　　发布这类以及用于报表装饰示意类图形，首先单击―工具→选项‖命令，在―常规‖　

中选择―Web　选项‖，选择是否采用便携网络图形格式（PNG）存储文件，以加快下载速度和减少　

磁存储空间，但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持，并非对所有浏览器都合适。如果　

未选择　PNG　　图形格式，Excel　会自动选择并转换为　GIF、JPG　格式文件，并创建名为―文件名　

files‖的子文件夹来保存转换过的图形。例如，如果文件名为―dog。htm‖，则　Excel　　将创建名为　

―dog/files‖　的子文件夹。Excel　也会支持文件指定文件名，例如―image01。jpg‖和―image02。jpg　等。　

若在　Web　发布时选中图表的―选择交互‖选项框，则生成的　Web　页面将保留　Excel　　的图形与表　

格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析图形，用户如果改变表格中的数据，则　

对应图形随之发生改变。但要注意的是，这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据，　

如果你需要刷新或修改服务器端的数据，则须利用　VB　等编制脚本程序。　　　　

　　



106。　　　　　　　　创建图表连接符　　



　　当你绘制了一些基本图表以后，经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们，并说明图表中的　

关系。Excel　2002　提供了真正的图表连接符，这些线条在基本形状的预设位置保持连接，当你　

移动基本形状时，连接符与它们一起移动，而不需要你手工绘制它们。要创建连接符，可按以　

下步骤进行：首先绘制需要连接的基本性状。在―绘图‖工具栏上单击―　自选图形‖按钮，选择―连　

接符‖，并选中需要使用的连接符类型。鼠标指针将变成带有　4　条放射线的方形，当鼠标停留　

在某个形状上，形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击希望连接符连接的点。　

然后在另一形状的连接点上重复这个过程。　　　　

　　



107。　　　　　　　　将　Excel　单元格转换成图片形式插入到　Word　中　　　



假如要把　Excel　中某些单元格区域转换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格区域，然后　

按住　Shift　键，单击―编辑→复制图片‖命令，在弹出的―复制图片‖对话框中，可选择―如屏幕所　

示‖和―如打印效果‖两种显示方式（图　1），如果选择―如屏幕所示‖，还可以进一步选择―　图片‖　

和―位图‖两种格式。在这里选择―如屏幕所示‖和―　图片‖单选按钮，单击―确定‖按钮。然后进入　

Word　中，单击―编辑→粘贴‖命令，即可将选中的　Excel　单元格区域以图片形式粘贴过来。　　如　

果用户没用添加表格框线，那么选择―如打印效果‖后，在进行―粘贴图片‖操作后图片中没有边　

框；如果选择―如屏幕所示‖选项，―粘贴图片‖操作后，图片会有和屏幕显示一样的边框。　　　　

　　



108。　　　　　　　　将　Word　内容以图片形式插入到Excel　表格中　　　



如果要把　Word　中的某一段内容以图片形式插入到Excel　表格中，可按照如下步骤进行：首先在　

Word　中选中要复制的内容，然后单击―编辑→复制‖命令，进入　Excel　中，按住　Shift　键，单击　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）　　



―编辑→粘贴图片‖命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到　Excel　表格中，而且在该图　

片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把―记事本‖等其他程序中的内容以图片格　

式粘贴到　Excel　中。