Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第43部分

快捷操作: 按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页 按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页 按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部! 如果本书没有阅读完，想下次继续接着阅读，可使用上方 "收藏到我的浏览器" 功能 和 "加入书签" 功能！


两个单元格，将鼠标移至第　2　个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖　

拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单，选―等比序列‖选项，则　

该序列（2　、4　、8、16……）及其―单元格格式‖分别输入相应的单元格中（如果选―等差序列‖，　

则输入　2　、4　、6、8……　）。　　　　

　　



60。　　　　　　　　　巧妙输入常用数据　　　



有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果　

我们一次性定义好―职工姓名序列‖，以后输入就快多了。具体方法如下：将职工姓名输入连续　

的单元格中，并选中它们，单击―工具→选项‖命令打开―选项‖对话框，选―　自定义序列‖标签，　

先后按―导入‖、―确定‖按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职　

工的姓名），用―填充柄‖即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。　　　　

　　



61。　　　　　　　　　快速输入特殊符号　　　



有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如o），　

非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先　

在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如　X　，注意：不能是表格中需要的字母），　

等表格制作完成后，单击―编辑→替换‖命令，打开―替换‖对话框，在―查找内容‖下面的方　

框中输入代替的字母―X‖，在―替换为‖下面的方框中输入―　o‖，将―单元格匹配‖前面的钩去掉　

　（否则会无法替换），然后按―替换‖按钮一个一个替换，也可以按―全部替换‖按钮，一次性全　

部替换完毕。　　　　

　　



62。　　　　　　　　　快速输入相同文本　　　



有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的―Ctrl＋C‖　、　

―Ctrl＋X‖、―Ctrl＋V‖　）的方法来完成输入：　1。如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如　

―有限公司‖　），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用―填充柄‖将其复制到后续的单元　

格中。　　2。如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，　

系统会提示你，你只要直接按下　Enter　键就可以把后续文本输入。　　3。如果需要输入的文本和上　

一个单元格的文本相同，直接按下―Ctrl　＋D　　（或R　）‖键就可以完成输入，其中―Ctrl＋D‖是向下　

填充，―Ctrl＋R‖是向右填充。　　4。如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住　Ctrl　

键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下―Ctrl＋Enter‖　

键即可。　　　　

　　



63。　　　　　　　　　快速给数字加上单位　　　



有时我们需要给输入的数值加上单位（如―立方米‖等），少量的我们可以直接输入，而大量的　

如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入：先将数值输入　

相应的单元格中（注意：仅限于数值），然后在按住　Ctrl　键的同时，选取需要加同一单位的单元　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　CCLXXX　　


…………………………………………………………Page　281……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）　　



格，单击―格式→单元格‖命令，打开―单元格格式‖对话框，在―数字‖标签中，选中―分类‖　

下面的―　自定义‖选项，再在―类型‖下面的方框中输入―#‖―立‖―方‖―米‖，按下确定键后，单位（立　

方米）即一次性加到相应数值的后面。　　　　

　　



64。　　　　　　　　　　　巧妙输入位数较多的数字　　　



大家知道，如果向　Excel　　中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学　

计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成―文本‖格式。　

如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要　

在数值的前面加上一个小―'‖就可以了（注意：'必须是在英文状态下输入）。　　　　

　　



65。　　　　　　　　　　　将　WPS/Word　表格转换为　Excel　工作表　　　



有时需要将　WPS　／Word　编辑过的表格转换成　　Excel　工作表，可利用　Excel　的数据库操作、宏　

操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单：　1。启动　WPS　／Word　，打开WPS　／Word　文档，　

拖动鼠标，选择整个表格，再在―编辑‖菜单中选择―复制‖命令；　　2。启动　Excel　，打开Excel　工作　

表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在―编辑‖菜单中选择―粘贴‖命令。　　注：若需将老版　

本的　WPS　表格转换为　Excel　工作表，应先将其用　WPS97　／WPS2000　／WPS　Office　或　Word　打　

开，再进行转换。　　　　

　　



66。　　　　　　　　　　　取消单元格链接　　　



将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下：选择包含链接的单元格，　

然后单击―复制‖按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择―选择性粘贴‖命令选择―数　

值‖后单击―确定‖，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件的链接就删除了。　　　　

　　



67。　　　　　　　　　　　快速输入拼音　　　



选中已输入汉字的单元格，然后单击―格式→拼音信息→显示或隐藏‖命令，选中的单元格会自　

动变高，再单击―格式→拼音信息→编辑‖命令，即可在汉字上方输入拼音。单击―格式→拼音　

信息→设置‖命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。　　　　

　　



68。　　　　　　　　　　　插入　“√”　　　



首先选择要插入―√‖　的单元格，在字体下拉列表中选择―Marlett‖字体，输入　a　或　b　，即在单元格　

中插入了―√‖　。　　　　

　　



69。　　　　　　　　　　　按小数点对齐　　　



有以下两种方法使数字按小数点对齐：　　1。选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的　

―增加小数位数‖按钮多次，将不足位数补以　0　。　　2。选中位数少的单元格，右键单击选择―设置　

单元格格式‖命令，在弹出的窗口中单击―数字‖标签，选中―数值‖，在右面的―小数位数‖　中输　

入需要的），程序就会自动以　0　补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小　

数位数，程序会自动去掉后面的数字。　　　　

　　



70。　　　　　　　　　　　对不同类型的单元格定义不同的输入法　　　



在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　CCLXXXI　　


…………………………………………………………Page　282……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）　　



需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让　

Excel　针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换：　1。选择需要输入汉字的单元格区域，单　

击―数据→有效性‖命令，在―数据有效性‖对话框中选择―输入法模式‖选项卡，在―模式‖下拉列　

表中选择―打开‖，单击―确定‖按钮；　　2。同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单　

击―数据→有效性‖命令，选择―输入法模式‖选项卡，在―模式‖下拉列表中选择―关闭（英文模　

式）‖，单击―确定‖按钮。　　此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel　会根据上述设置，自动　

在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。　　　　

　　



71。　　　　　　　　　　　在　Excel　中快速插入Word　表格　　　



1。打开　Word　表格所在的文件；　2。打开要处理　Word　表格的　Excel　文件，并调整好两窗口的位置，　

以便看见表格和要插入表格的区域；　3。选中　Word　中的表格；　4。按住鼠标左键，将表格拖到　Excel　

窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。　　　　

　　



72。　　　　　　　　　　　设置单元格字体　　　



选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击―格式→单元格‖命令，在―字体‖　

框中，单击所需字体，在―字号‖框中，单击所需的字体大小即可。　　另外，如果某一单元格　

中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列的宽度，以显示单元格　

中所有数据。　　　　

　　



73。　　　　　　　　　　　在一个单元格中显示多行文字　　　



选定要设置格式的单元格，单击―格式→单元格‖命令，在打开的单元格格式对话框中选中―对　

齐‖选项卡下的―　自动换行‖复选框即可。　　　　

　　



74。　　　　　　　　　　　将网页上的数据引入到　Excel　表格　　　



网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel　中，而且效果极佳。你可以选中信息　

并复制它，然后将信息粘贴到　Excel　中，或者可以选中信息并将其拖放到Excel　中。使用这种　

―拖放‖方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。在　Excel　2002　

中，你可以像使用Excel　工作表那样打开　Html　文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。　　　　

　　



75。　　　　　　　　　　　取消超级链接　　　



下面介绍两个方法，让你方便地取消　Excel　中的超级链接。　　1。如果正在输入　URL　或　E…mail　地　

址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击智能标记选择―撤消超链　

接‖命令即可。　　2。如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，在快捷菜单中选择―取　

消超链接‖命令即可。　　　　

　　



76。　　　　　　　　　　　编辑单元格内容　　　



双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改动，　

按　Enter　键即可；若取消所做的改动，按　Esc　键。另外，你还可以单击单元格，再单击工作表上　

边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。　　　　

　　



77。　　　　　　　　　　　设置单元格边框　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　CCLXXXII　　


…………………………………………………………Page　283……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）　　



　　选择要添加边框的所有单元格，单击―格式→单元格‖命令，选择―边框‖选项卡，然后在―样　

式‖　中选中所需的线型样式，同时可以在―颜色‖　中指定不同的颜色，再单击―外边框‖按钮，最　

后单击―确定‖按钮即可。　　要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击―格式→单元格‖命　

令，选择―边框‖选项卡，然后使用―预置‖下的―外边框‖　　和―　内部‖按钮，边框应用于单元格的　

边界，它会和文本旋转同样的角度。　　　　

　　



78。　　　　　　　　　　　设置单元格文本对齐方式　　



　　选择要设置文本对齐的单元格，单击―格式→单元格‖命令，单击―对齐‖标签，然后根据需要　

设置文本对齐方式即可。　　　　

　　



79。　　　　　　　　　　　输入公式　　　



单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝（等号）　，若单击了―编辑公式‖按钮或―粘贴函数‖　

按钮，Excel　将插入一个等号，接着输入公式内容，按　Enter　键。　　　　

　　



80。　　　　　　　　　　　输入人名时使用　“分散对齐”　（微软Office　技巧大赛获奖作品）　　



　　在　Excel　　表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。　

按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该　

列，点击―格式→单元格→对齐‖，在―水平对齐‖　中选择―分散对齐‖，最后将列宽调整到最合适　

的宽度，整齐美观的名单就做好了。　　　　

　　



81。　　　　　　　　　　　隐藏单元格中的所有值（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　　



有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击　

―格式→单元格‖命令，选择―数字‖选项卡，在―分类‖列表中选择―　自定义‖，然后将―类型‖框中　

已有的代码删除，键入―；；；‖（3　个分号）　即可。　　提示：你也许奇怪为什么会这样，其实单元格　

数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本　4　个部分组成。这　4　个部分用　3　个分号分隔，哪　

个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。　　　　

　　



82。　　　　　　　　　　　恢复隐藏列　　　



通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择―格式→列→取消隐藏‖菜单项可以恢复隐藏的　

列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法：将鼠标指针放置在列标的分割线上，例如，若隐藏　B　

列，则将鼠标指针放置在列　A　和列　C　的分割线上，轻轻地向右移动鼠标指针，直到鼠标指针　

从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。　　　　

　　



83。　　　　　　　　　　　快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　



　　在　Excel　中隐藏行或列；　　通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现；　　或者是选　

中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成；　　对于分散的单元格区域；　　可以这样快速隐藏：　　

快速隐藏选中单元格所在行：―Ctrl　　＋　　9‖　　快速隐藏选中单元格所在列：―Ctrl　　＋　　0‖　　取消行隐　

藏：―Ctrl＋Shift＋9‖　　取消行隐藏：―Ctrl＋Shift＋0‖　　　　

　　



84。　　　　　　　　　　　彻底隐藏单元格　　　



在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是如果用户复制包含隐藏行　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　CCLXXXIII　　


…………………………………………………………Page　284……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）　　



或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低了隐藏效果。如果要想避　

免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击―编辑→定位‖命令，在打开的对话框中　

点击―定位条件‖按钮，在定位条件对话框中选中―可见单元格‖选项），这样就可以避免上面所　

发生的情况了。　　　　

　　



85。　　　　　　　　　　　用下