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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第36部分
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1。在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标
签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”） 。
2。再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项） ，在右边“命令”下面任选一项（如“超链
接”选项） ，将它拖到新菜单（常用文档） 中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等） ，
建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
3。选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等） ，右击鼠标，在弹出的快捷菜单
中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的
下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资。xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4。 以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，
单击其中的相应选项即可。
提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单
中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一
个属于自己的“专业符号”工具栏。
1。执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名？如“fuhao1 ”？
并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相
对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停
止”按钮，完成宏的录制。
仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
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Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）
2。打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”
对话框，输入名称—— “专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。
切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”
项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮） 。
3。选中其中一个“自定义按钮”，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。
4。右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”
对话框，选中相应的宏（如 fuhao1 等） ，确定退出。
重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。
5。关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，
向单元格中快速输入专业符号了。
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。
1。打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠
标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。
2。执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹
出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。
3。将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。
4。 以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显
示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的
“打印”按钮，一切就OK 了。
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，
也不是按笔画顺序，怎么办？可采用自定义序列来排序。
1。执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输
入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关；车队；一车间；二车间；三车间”等） ，单击
“添加”和“确定”按钮退出。
2。选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，
单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，
按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。
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七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1。选中需要隐藏内容的单元格（区域） ，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”
对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方
框中输入“；；；”（三个英文状态下的分号） 。
2。再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。
3。执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，
“确定”返回。
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel 的透明功能也
不能让其现形。
提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止
别人删除你隐藏起来的数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实
在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？
选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话
框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确
定”退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中
的第 1 个中文输入法） 自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。
九、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢？那就往下看吧。
1。执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
2。在“替换”下面的方框中输入“pcw ”（也可以是其他字符，“pcw ”用小写） ，在“替换
为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。
3。 以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw ”字符？此时可以不考虑“pcw ”的大小
写？，然后确认一下就成了。
十、在 Excel 中自定义函数
Excel 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成
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一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：
1。执行“工具→宏→Visual Basic 编辑器”菜单命令（或按“Alt＋F11 ”快捷键） ，打开Visual
Basic 编辑窗口。
2。在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块 1。
3。在右边的“代码窗口”中输入以下代码：
Function V（a；b；h）V = h*（a＋b）/2End Function
4。关闭窗口，自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？
1。执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的
图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。
2。在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域） 中拖拉，同时选中这些单
元格（区域） 。
3。按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选
中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）
下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了） 。
提示？衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
十二、用连字符“& ”来合并文本
如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“& ”就能
将它搞定（此处假定将 B 、C、D 列合并到一列中） 。
1。在 D 列后面插入两个空列（E、F 列） ，然后在D1 单元格中输入公式：=B1&C1&D1 。
2。再次选中 D1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 D 列下面的单元格中，B 、C、D
列的内容即被合并到 E 列对应的单元格中。
3。选中 E 列，执行“复制”操作，然后选中 F 列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开
“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E 列的内容（不是公
式） 即被复制到F 列中。
4。将 B 、C、D 、E 列删除，完成合并工作。
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提示：完成第 1、2 步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除 B 、C、D 列，公式
会出现错误。故须进行第 3 步操作，将公式转换为不变的“值”。 生成绩条
常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或 VBA 的方法来实现，
这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。
此处假定学生成绩保存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 单元格区域中，其中第 1 行为标题，
第 2 行为学科名称。
1。切换到 Sheet2 工作表中，选中 A1 单元格，输入公式：=IF（MOD（ROW（） ，3）=0，，
IF（0MOD？ROW（） ，3（=1 ，sheet1 ！A ū，INDEX（sheet1 ！A ：G ，INT（（（ROW（）＋4）/3）＋1） ，
COLUMN（）））） 。
2。再次选中 A1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 B1 至 G1 单元格中；然后，再同
时选中 A1 至 G1 单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到 A2 至 G185 单元格中。
至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。
3。调整好行高和列宽后，同时选中 A1 至 G2 单元格区域（第 1 位学生的成绩条区域） ，按“格
式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为
选中的区域添加边框（如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作） 。
4。 同时选中 A1 至 G3 单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住
鼠标左键，自A4 拖拉至 G186 单元格区域，为所有的成绩条添加边框。
按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。
十四、Excel 帮你选函数
在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel 的“搜索函数”功能可
以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。
执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入
要求（如“计数”） ，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并
显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函
数。
十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3〃〃）某个
单元格的内容，可以利用 Excel 的“监视窗口”功能来实现。
执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按
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钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重
复前述操作，添加其它“监视点”。
以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的
数据和相关信息。
十六、为单元格快速画边框
在 Excel 2002 以前的版本中，为单元格区域添加边�
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