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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第24部分
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下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算； Ｄ、最后点击工具栏上的― 图表向导‖ 图标，
在出现的各种图表格式图标中选择―X，Y散点图‖，然后在出现的―X，Y散点图‖类型中选择―无
数据点平滑线散点图‖ ；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为
正值的函数，也可用― 图表向导‖ 中的―折线图‖格式绘制。
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在Excel中自动推测出生年月日及性别的技巧 大家都知道，身份证号码已经包含了每个人的出
生年月日及性别等方面的信息（对于老式的15位身份证而言，7…12位即个人的出生年月日，而
最后一位奇数或偶数则分别表示男性或女性。如某人的身份证号码为420400700101001，它的
7…12位为700101，这就表示该人是1970年元月1日出生的，身份证的最后一位为奇数1，这就表
示该人为男性；对于新式的18位身份证而言，7…14位代表个人的出身年月日，而倒数第二位的
奇数或偶数则分别表示男性或女性）。根据身份证号码的这些排列规律，结合Excel的有关函
数，我们就能实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息的目的，减轻日常输入的
工作量。 Excel中提供了一个名为MID的函数，其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定
数目的字符，该数目由用户指定（另有一个名为MIDB的函数，其作用与MID完全一样，不过MID
仅适用于单字节文字，而MIDB函数则可用于汉字等双字节字符），利用该功能我们就能从身份
证号码中分别取出个人的出生年份、月份及日期，然后再加以适当的合并处理即可得出个人的
出 生 年 月 日 信 息 。 提 示 ： MID 函 数 的 格 式 为 MID（text；start_num；num_chars） 或
MIDB（text；start_num；num_bytes），其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本
中要提取的第一个字符的位置（文本中第一个字符的start_num为1，第二个为2〃〃以此类推）；
至于Num_chars则是指定希望MID从文本中返回字符的个数。 假定某单位人员管理希望通过身
份证号码自动得出员工的出生年月日及性别，现以此为例，将有关步骤向广大用户作一简要介
绍： 1。 选中整个B列，然后执行―格式‖菜单中的―单元格‖命令，打开―单元格格式‖窗口。 2。
选择―数字‖选项卡。 3。 在―分类‖栏中选择―文本‖选项，然后单击―确定‖按钮，关闭―单元格格
式‖窗口，将所有包含有身份证号码的单元格设置为文本格式。 4。将光标移至C3单元格中，然
后输入 ―=〃19〃&MID（B3；7；2）&〃 年 〃&MID（B3；9；2）&〃 月 〃&MID（B3；11；2）&〃 日〃‖ 内容。其中
MID（B3；7；2）就是从身份证号码的第7位开始取2位数，得出该员工的出生年份，MID（B3；9；2）
就是得出该员工的出生月份，而MID（B3；11；2）则是该员工的出生日期，这些信息再加上年、月、
日等文字就会组成该员工的准确出生年月日―1970年1月1日‖ 。 5。 接下来我们应将光标移至D3
单元格中，然后输入―=IF（MID（B3；15；1）/2=TRUNC（MID（B3；15；1）/2）；〃女〃；〃男〃）‖ 。这就表示
取身份证号码的第15位数，若
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能被2整除，这表明该员工为女性，否则为男性。 6。 最后我们只需利用自动填充功能对其他
各个员工的出生年月日、性别进行填充即可。 上面都是以15位身份证为例进行介绍的，18位
身份证的操作方法与此类似，广大用户若使用的是18位身份证，只需对有关函数的取值位置进
行适当调整即可（如将―=〃19〃&MID（B3；7；2）&〃年〃&MID（B3；9；2）&〃月〃&MID（B3；11；2）&〃日〃‖修
改为―=MID（B3；7；4）&〃年〃&MID（B3；11；2）&〃月〃&MID（B3；13；2）&〃日〃‖ ）。 这样就实现了由Excel
自动填充员工出生年月日、性别的功能，从而极大地减轻了用户录入数据时的工作量，有兴趣
的读者不妨一试。 在EXCEL中增加自动填充序列 中文ＥＸＣＥＬ９７作为一种功能强大、技
术先进的电子表格软件，给我们的办公带来了极大方便。 在ＥＸＣＥＬ中提供了自动填充功
能，我们在使用时，可以通过拖动―填充柄‖来完成数据的自动填充。例如要输入甲、乙、丙、
丁〃〃，可以先在指定单元格输入甲，然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处，直至出现
― ＋‖字，按住鼠标左键，向下（右）拖动至目的单元格，然后松开即完成了自动填充。可是有
时我们会发现有一些数据序列不能自动填充，例如车间一、车间二、车间三等，填充方法有两
种： 第一种：单击―菜单‖栏上的―工具‖，选―选项‖→― 自定义序列‖，这时就可以在―输入序列‖
栏输入要定义的序列。需要注意的是每输入完成一项就要回车一次，表示一项已经输入完毕，
全部输入完成以后单击―添加‖→―确定‖，这样我们自定义的序列就可以使用了。 第二种：首
先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内，例如要定义一个序列：车间一、车间二、车
间三，把这三项分别输入到单元Ｈ１：Ｈ３，单击―工具‖→―选项‖→― 自定义序列‖→―导入‖，
在―导入序列所在的单元格‖所指的对话框中输入Ｈ１：Ｈ３，单击―导入‖→―添加‖→―确定‖，
这样新序列就产生了。 定义的序列如果不再使用，还可删除，方法是：单击―工具‖→―选项‖
→― 自定义序列‖，在― 自定义序列‖框中，单击要删除的序列，再单击―删除‖→―确定‖ 。 发掘
Execl XP合并拆分技巧
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本人在用Excel XP管理教职工档案时，经常遇到合并或拆分单元格数据的情况，经过一段时间
的使用后摸索出了一套自己的―合并与拆分‖理论，供同行们参考。 所谓合并数据是指将两列
中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中，图1为―毕业院校‖和―专
业‖两列的拆分及合并的效果图。 合并数据 要将―毕业院校‖和―专业‖两列中数据合并为―毕业
院校及专业‖，有―真‖、―假‖两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，
而假合并表面上看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧。
1、真合并 如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决办法，
快捷而准确的操作方法是： （1）将需要合并的―毕业院校‖和―专业‖两列数据通过―剪切‖、―粘
贴‖移动到一个新工作表中，如命名为―合并‖工作表。 （2）在―合并‖工作表中将XLS文件另存为
TXT文件，单击―文件→另存为‖，保存类型选择―文本文件 （制表符分隔）‖，单击＇保存＇按钮后
根据提示连续单击两次＇确定＇按钮即可。 （3）在Execl中单击＇打开＇按钮，重新打开TXT文件，
在―文本导入向导→步骤之1‖ 中采用默认设置，单击＇下一步＇按钮，在―步骤之2‖分隔符号中，
去掉―Tab键‖前复选框的选择，单击＇完成＇按钮，这时两列中数据合并到一列中。 （4）将合并
后的数据再通过―剪切‖、―粘贴‖操作移动到原工作表的原位置处，合并操作完成。 提示：合
并后的数据在原来两列数据（如毕业院校和专业）之间会有一个空格，而有时根据实际需要去掉
或加宽空格，可采取如下措施： 方法一：对TXT文件进行编辑 XLS文件中列与列之间数据转换
为TXT文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格，改变
TXT文件中两列之间距离 （即改变空格的大小），对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随
之发生改变，若TXT文件中两列数据之间距离增大或减小为零，则合并的XLS文件中两列数据之
间距离也会随之增大或减小为零。如果你要将两列数据无缝合并，建议应用下面两种方法。 方
法二：利用函数ConcateName ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字
符串，语法为：ConcateName （text1；text2； 〃〃），text1； text2； 〃〃为1到30个将要合并
成单个文本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图2
所示。
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图2 方法三：利用―&‖运算符 利用―&‖运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串，
―&‖运算方式同―＋‖、―…‖等运算方式一样，如图2所示。 2、假合并 我们也来一个―瞒天过海‖
吧，呵呵，在对单元格设置边框时，利用工具栏中的―外部框线‖将两个单元格框在一起，这样
两个单元格中数据就在一个表格中了，打印出来后保证不留一点―作假‖痕迹。此招对付较少单
元格效果不错，要应付大量的单元格，奉劝你还是来点―真‖ 的吧！否则够你忙的了。 拆分数
据 合并方法掌握了，拆分也不难，拆分的方法与前面介绍的合并方法相似，先将XLS文件另存
为TXT文件，再对TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用―Tab‖键或空格分开，然后再用Excel
重新打开编辑后的TXT文件，这样原来在一起的数据就被拆分开了。 处理含有大量信息的表格
时，以上合并与拆分的方法很有效，有兴趣的朋友可以试一试。＇＇ ExcelHome精华版整理 （2003
年11月14日） By 徒然客 从身份证号码中提取性别 Q：A1单元格中是15位的身份证号码，要
在 B1 中 显 示 性 别 （ 这 里 忽 略 15 位 和 18 位 身 份 证 号 码 的 判 别 ）
B1=if（mod（right（A1；1）；2）》0；〃male〃；〃female〃） 请问这个公式有无问题，我试过没发现问
题 。 但 在 某 个 网 站 看 到 作 者 所 用 的 是 如 下 公 式 ：
B1=if（mid（A1；15；1）/2=trunc（mid（A1；15；1）/2）；〃female〃；〃male〃） A：leaf 道理都是一样
的 ， 不 过 你 的 公 式 比 那 个 公 式 优 质 提 取 性 别 （ 无 论 是 15 位 还 是 18 位 ）
=IF（LEN（A1）=15；IF （MOD（MID（A1；15；1）；2）=1；〃男 〃；〃 女 〃）；IF（MOD（MID（A1；17；1）；2）=1；〃 男
〃；〃女〃
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如果身份证号的输入已是15或18位，用公式 =IF（MOD（LEFT（RIGHT（A1；（LEN（A1）=18）＋1））；2）；〃
男〃；〃女〃 xls………》exe可以么？ A：Kevin 如果只是简单的转换成EXE，当然可以。 如果你指
的是脱离Excel也可以运行，好像没听说过可以。 当然，通过DDE，是可以不运行Excel但调用
它的所有功能的，但前提仍然是你的计算机上已经安装了Excel 列的跳跃求和 Q：若有20列（只
有一行），需没间隔3列求和，该公式如何做？ 前面行跳跃求和的公式不管用。 A：roof 假设
a1 至 t1 为 数 据 （ 共 有 20 列 ） ， 在 任 意 单 元 格 中 输 入 公 式 ：
=SUM（IF（MOD（TRANSPOSE（ROW（1：20））；3）=0；（a1：t1）） 按ctrl＋shift＋enter结束即可求出每
隔 三 行 之 和 。 跳 行 设 置 ： 如 有 12 行 ， 需 每 隔 3 行 求 和
=SUM（IF（MOD（（ROW（1：12））；3）=0；（A1：A12））） 能否象打支票软件那样输入一串数字它自动给
拆分成单个数字？ Q：如我输入123456。52它自动给拆成￥1 2 3 4 5 6 5 2 的形式并且随我
输入的长度改变而改变？ A：Chiu 我所知函数不多，我是这样做的，如有更方便的方法，请
指 点 例 如 ： 在 A1 输 入 小 写 金 额 ， 则 ： 千 万 ：
B1=IF（A1》=10000000；MID（RIGHTB（A1*100；10）；1；1）；IF（A1》=1000000；〃 ￥ 〃；0）） 百 万 ：
C1=IF（A1》=1000000；MID（RIGHTB（A1*100；9）；1；1）；IF（A1》=100000；〃 ￥ 〃；0）） 十 万 ：
D1=IF（A1》=100000；MID（RIGHTB（A1*100；8）；1；1）；IF（A1》=10000；〃 ￥ 〃；0）） 万 ：
E1=IF（A1》=10000；MID（RIGHTB（A1*100；7）；1；1）；IF（A1》=1000；〃 ￥ 〃；0）） 千 ：
F1=IF（A1》=1000；MID（RIGHTB（A1*100；6）；1；1）；IF（A1》=100；〃 ￥ 〃；0）） 百 ：
G1=IF（A1》=100；MID（RIGHTB（A1*100；5）；1；1）；IF（A1》=10；〃 ￥ 〃；0）） 十 ：
H1=IF（A1》=10；MID（RIGHTB（A1*100；4）；1；1）；IF（A1》=1；〃 ￥ 〃；0）） 元 ：
I1=IF（A1》=1；MID（RIGHTB（A1*100；3）；1；1）；IF（A1》=0。1；〃 ￥ 〃；0）） 角 ：
J1=IF（A1》=0。1；MID（RIGHTB（A1*100；2）；1；1）；IF（A1》=0。01；〃 ￥ 〃；0）） 分 ：
K1=IF（A1》=0。01；RIGHTB（A1*100；1）；0） 网客 公式中最后一个0改为〃〃 如何编这个公式 Q：我
想编的公式是： a/＇84 （b×4）＇ 其中a是一个数值，小于或等于84；b是包含字符C的单元
格的个数；C是一个符号。 这个公式的关键是要统计出包含字符C的单元格的个数，可我不会。
A：dongmu =a/（84…countif（b；〃=c〃）*4）
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chwd 我试了一下，不能运行，我想是因为没有指定出现―c‖ 的单元格的范围。比如说―c‖在
D2…D30中随机出现，在上述公式中要先统计出出现―c‖ 的单元格的个数。这个公式如何做？ 再
一次感谢！ 受dongmu朋友公式的启发，我做出了需要的公式 =a/（84…COUNTIF（D3：D30；〃c〃）*4）
skysea575 ：其中a是一个数值，小于或等于84；b是包含字符C的单元格的个数；C是一个符号。
〃包含字符C〃在这里的意思不清楚。你的公式中只�
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