Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第22部分

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元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。　

其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中　

需要Excel　XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的　

―格式‖/―单元格‖/―对齐‖标签，在―文本控制‖下选中―缩小字体填充‖复选框，并单击―确定‖按　

钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel　　

XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你　

对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但　

是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。　7、快速输入多个重复数据　在使用Excel　　

XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据；如果依次输入，无疑工作量是巨大的。　

现在我们可以借助Excel　XP的―宏‖功能；来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程；　

然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上；当按下组合键时；计算机就会重　

复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作：首先打开工作表，在工作　

表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的―工具‖菜单项，并从弹出的下拉　

菜单中选择―宏‖子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择―录制新宏‖命令；设定好宏后，我　

们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。　8、　

快速处理多个工作表　有时我们需要在Excel　XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多　

少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作　

表，如果真是这样操作的话，我们倒没有　　



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这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工　

作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住―Shift〃　

键或―Ctrl〃键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后　

就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插　

入和删除多个工作表的操作；然后在―文件‖菜单中选择―页面设置〃〃‖，将选中的多个工作表　

设成相同的页面模式；再通过―编辑‖菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、　

定位操作；通过―格式‖菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的　

样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在―工具‖菜单中选择―选项〃〃‖，在弹出的菜单中选　

择―视窗‖和―编辑‖按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上　

述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位　

置也同时生成了格式完全相同的表格。　高效办公Excel排序方法〃集中营〃　排序是数据处理中　

的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和数据重排两类。本文以几　

个车间的产值和名称为例，介绍Excel　2000/XP的数据排序方法。　一、数值排序　1。RANK函数　　

RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为：RANK　（number，ref，order），其中number　

为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，　

order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升　

序方式）。　例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：　

在F2单元格内输入公式―=RANK　（E2，E2：　E4）‖　，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名　

是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、　F4单元格按Ctrl＋V，就能计算出其余两个车间　

的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为―=RANK　（E2，E2：E4，1）‖，则计算出　

的序数按升序方式排列，即2、1和3。　需要注意的是：相同数值用RANK函数计算得到的序数（名　

次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与　F3相同，则按　

本法计算出的排名分别是3、3和1　（降序时）。　2。COUNTIF函数　COUNTIF函数可以统计某一区　

域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF　（range，criteria）。其中range为参与统　

计的单元格区域，criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，　

表达式和文本必须加引号。　仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为―=COUNTIF　（E2：E4，　　

〃》〃&E2）＋1‖　。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、　1和3。　　　



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此公式的计算过程是这样的：首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表　

达式，即―》176。7‖、―》167。3‖等。　COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该　

结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数　

据计算得到的结果与RANK函数相同。　3。IF函数　Excel　自身带有排序功能，可使数据以降序或　

升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、　E4　

单元格的产值排序为例，具体做法是：选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的―降　

序排序‖或―升序排序‖按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。　假如数据是按产值　

由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n　（n为自然数）的排名。可以在G2单　

元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式―=IF　（E3=E2，　G3；G3＋1）‖，只要将公式复制到G4　

等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。　二、文本排序　选举等场合需要按姓氏笔划为　

文本排序，　Excel提供了比较好的解决办法。如果您要将图1数据表按车间名称的笔划排序，　

可以使用以下方法　：　选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格（如图1中的A1　），单击　

Excel―数据‖菜单下的―排序‖命令，再单击其中的―选项‖按钮。选中―排序选项‖对话框―方法‖　

下的―笔画排序‖，再根据数据排列方向选择―按行排序‖或―按列排序‖，―确定‖后回到―排序‖对　

话框（图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的―单位‖之类），则应选中―有标题行‖　　（反　

之不选），然后打开―主要关键字‖下拉列表，选择其中的―单位‖，选中排序方式（―升序‖或―　降　

序‖　）后―确定‖，表中的所有数据就会据此重新排列。　此法稍加变通即可用于―第一名‖、―第　

二名‖等文本排序，请读者自行摸索。　三、自定义排序　如果您要求Excel按照―金工车间‖、―铸　

造车间‖和―维修车间‖　的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类　

问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击Excel―工具‖菜单下的―选项‖命令，打开―选项‖　

对话框中的―　自定义序列‖选项卡（图3）。选中左边―　自定义序列‖下的―新序列‖，光标就会在　

右边的―输入序列‖框内闪动，您就可以输入―金工车间‖、　―铸造车间‖等自定义序列了，输入　

的每个序列之　　　



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间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可以选　

中序列所在的单元格区域单击―导入‖，这些序列就会被自动加入―输入序列‖框。无论采用以上　

哪种方法，单击―添加‖按钮即可将序列放入―　自定义序列‖　中备用（图3）。　使用排序规则排序　

的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开―排序选项‖对话框中的―　自定义排序次序‖下拉列　

表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到―排序‖对话框后根据需要选择―升序‖　

或―　降序‖，―确定‖后即可完成数据的自定义排序。　需要说明的是：　显示在―　自定义序列‖选项　

卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义　

序列类型。　谈谈Excel输入的技巧　在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格　

式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每　

种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介　

绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。　一、输入文本　Excel单元格中的文本包括　

任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000　

个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些　

差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个　

段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，　

按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出　

现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的　

同时按回车键。　二、输入分数　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与　

分母，其格式为―分子/分母‖，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在　

单元格中输入―1/2‖，按回车键则显示―1月2日‖，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在　

单元格中输入分数时，要在分数前输入―0‖　　（零）以示区别，并且在―0‖和分子之间要有一个空　

格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入―0　1/2‖　。如果在单元格中输入―8　1/2‖，则在单　

元格中显示―8　1/2‖，而在编辑栏中显示―8。5‖　。　三、输入负数　在单元格中输入负数时，可在　

负数前输入―…‖作标识，也可将数字置在括号内来标识，比如在单元格中输入―　　　　　　　　　　　　　　　　（88）‖，　

按一下回车键，则会自动显示为―…88‖　。　四、输入小数　　　



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在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输　

入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有　

固定小数位的数字或带有固定位数的以―0‖字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择　

―工具‖、―选项‖命令，打开―选项‖对话框，单击―编辑‖标签，选中―　自动设置小数点‖复选框，　

并在―位数‖微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自　

动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入―88‖后自动添加3　

个零，变成―88　000‖　，就在―位数‖微调框中输入―…3‖，相反，如果要在输入―88‖后自动添加3　

位小数，变成―0。088‖，则要在―位数‖微调框中输入―3‖　。另外，在完成输入带有小数位或结尾　

零字符串的数字后，应清除对―　自动设置小数点‖符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只　

是要暂时取消在―　自动设置小数点‖　中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。　五、输入　

货币值　Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000　

完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，　

Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt　

键，然后再数字小键盘上按―0165‖即可。　六、输入日期　Excel是将日期和时间视为数字处理　

的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入　

一个日期，可以用斜杠―/‖或者―…‖来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入―2001年12月1　

日‖，可以在单元各种输入―2001/12/1‖或者―2001…12…1‖　。如果要在单元格中插入当前日期，　

可以按键盘上的Ctrl＋；组合键。　七、输入时间　在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制　

输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38　

秒，用24小时制输入格式为：2：30：38，而用12小时制输入时间格式为：2：30：38　p，注意字母　

―p‖和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl＋Shift＋；键。　了解　

Excel公式的错误值　经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：#　N/A　！、　

#VALUE　！、#DIV/O　！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel　

将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者　

使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。　1．#####　！　　　



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原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一　

个负值，就会产生#####　！错误。　解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，