Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第21部分

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充条纹　如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元　

格内填入―*‖或―~‖等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击―格　

式‖菜单，选中―单元格‖命令，在弹出的―单元格格式‖菜单中，选择―对齐‖选项卡，在水平对　

齐下拉列表中选择―填充‖，单击―确定‖按钮（如图1）。　　　



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图２　　（8）　利用Ctrl＋*选取文本　如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格　

中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格　

向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并　

能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。　　（9）　快速清除单元　

格的内容　如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单　

元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格；可用以下方法：选定想要清除的单元格　

或单元格范围；单击―编辑‖菜单中―清除‖项中的―全部‖命令，这些单元格就恢复了本来面目。　　

　（7）　在单元格中显示公式　如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单　

元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击―工具‖菜单，选取―选项‖　

命令，出现―选项‖对话框，单击―视图‖选项卡，接着设置―窗口选项‖栏下的―公式‖项有效，单　

击―确定‖按钮（如图2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果　

的显示，就再设置―窗口选项‖栏下的―公式‖项失效即可。　　　

9、自定义函数　　　



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虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某　

公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下　

面就说一下如何创建这样的自定义函数。　　自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创　

意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual　Basic模块中创建一个函数。　在下面的例子中，　

我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作　

餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开―工具‖菜单，单击―宏‖命令中的　

―Visual　Basic编辑器‖，进入Visual　Basic编辑环境，在―工程－VBAobject‖栏中的当前表上　

单击鼠标右键，选择―插入‖…―模块‖　，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下：　Function　　

rrr（tatol；　rr）　If　rr　=　〃上班〃　Then　rrr　=　0。6　*　tatol　ElseIf　rr　=　〃加班〃　Then　rrr　=　　

0。5　*　tatol　ElseIf　rr　=　〃休息日〃　Then　rrr　=　0。9　*　tatol　End　If　End　Function　　（如图　

9）。　图９　这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr（F　２，B　２），那么打完折后的金　

额就算出来了（如图10）。　　　



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10、矩阵计算　Excel的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵　

的计算。　　（1）数组和矩阵的定义　矩阵不是一个数，而是一个数组。在Excel里，数组占用一　

片单元域，单元域用大括号表示，例如｛A1：C3｝，以便和普通单元域A1：C3相区别。设置时先　

选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。　一个单　

元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方便，一组变量最好给一　

个数组名。例如A=｛A1：C3｝、B=｛E1：G3｝等。数组名的设置步骤是：选定数组域，单击―插入‖　

菜单，选择―名称‖项中的―定义‖命令，输入数组名，单击―确定‖按钮即可。更简单的命名办法　

为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。　矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用　

模块。用―插入‖　－―函数‖命令打开―粘贴函数‖对话框（如图11），选中函数分类栏中的―数学　

与三角函数‖　，在右边栏常用的矩阵函数有：　MDETERM——　计算一个矩阵的行列式；　　

MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵；　MMULT——计算两个矩阵的乘积；　SUMPRODUCT——计　

算所有矩阵对应元素乘积之和。　　　



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图11　　（2）矩阵的基本计算　数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B　

都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×3的，输出结果也是3×3个单元格。计算时先选定　

矩阵计算结果的输出域，为3×3的单元格区域，然后输入公式。如果输入―=A＋B‖或―=A…B‖，　

计算结果是数组对应项相加或相减，输入―=A*B‖表示数组A和B相乘，输入―=A/B‖表示数组A除　

数组B。如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达　

形式是一样的，也是―=A＋B‖和―=A…B‖，表示矩阵相乘可以输入―=MMULT（A，B）‖，而矩阵相除　

是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是―=MMULT（A，MINVERSE　（B））‖　。公式输入后，同时按Shift　

＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。　对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算　　　

11　自动切换输入法　………在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需　

要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。　如果你要输入的东西很有规律性，比如这　

一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：　　（1）选中　

要输入英文的列，单击―数据‖菜单，选择―有效性。。。‖命令，在弹出的―数据有效性‖对话框中，　

选中―输入法模式‖选项卡，在―模式‖框中选择―关闭（英文模式）‖命令，单击―确定‖按钮（如　

图12）。　　　



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图12　　（2）选中要输入汉字的列，在―有效数据‖对话框中，单击―IME模式‖选项卡，在―模式‖　

框中选择―打开‖命令，单击―确定‖按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列　

时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。　　　

12　批量删除空行　有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然　

后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用―　自动筛选‖功能，把空　

行全部找到，然后一次性删除。　做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl＋A键，选　

择整个工作表，用鼠标单击―数据‖菜单，选择―筛选‖项中的―　自动筛选‖命令。这时在每一列的　

顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择―空白‖，直到页面内已看不到数　

据为止（如图13）。　　　



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图13　在所有数据都被选中的情况下，单击―编辑‖菜单，选择―删除行‖命令，然后按―确定‖按　

钮。这时所有的空行都已被删去，再单击―数据‖菜单，选取―筛选‖项中的―　自动筛选‖命令，工　

作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。　如果想只删除某一列　

中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制　此列，把它粘贴到　

空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位　

置上。　　　

8、编辑技巧　　（1）　分数的输入　如果直接输入―1/5‖，系统会将其变为―1月5日‖，解决办法是：　

先输入―0‖，然后输入空格，再输入分数―1/5　。。。　＇/quote＇　请问你的这个图片是用那个软件　

切取的；可以发一个给我吗？谢谢。　　　



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Part　7：　EXCEL运用技巧汇总　　　



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Excel　XP的八则快速输入技巧　如果我们在用Excel　XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技　

巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel　XP，来快速输入信息就成为各　

个Excel　XP用户非常关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。　1、快速输入大量含　

小数点的数字　如果我们需要在Excel　XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通　

的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0。05这个数字　

时，我们会把―0。05‖原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们　

再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输　

入效率会降低。其实，我们可以使用Excel　XP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点　

自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在Excel　XP　

的编辑界面中，用鼠标依次单击―工具‖/―选项‖/―编辑‖标签，在弹出的对话框中选中―　自动设　

置小数点‖复选框，然后在―位数‖微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。　

以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。　

例如，我们要在某单元格中键入0。06的话，可以在上面的设置中，让―位数‖选项为2，然后直　

接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为―0。06‖，怎么样简单吧？　2、　

快速录入文本文件中的内容　现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需　

要将这些数据制作成Excel　XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病　

的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！　

您只要在Excel　XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需　

要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel　XP编辑区中，依次用鼠标　

单击菜单栏中的―数据/获取外部数据/导入文本文件‖命令，然后在导入文本会话窗口选择要导　

入的文本文件，再按下―导入‖钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导　

的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。　3、快速输入大量相同　

数据　如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一　

个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个　

相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单　

元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要　

填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。　　

4、快速进行中英文输入法切换　　　



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一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们　

不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自　

动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中　

文输入法；接着打开―有效数据‖对话框，选中―IME模式‖标签，在―模式‖框中选择打开，单击―确　

定‖按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在―有效数据‖对话框中，单击―IME模式‖选项卡，　

在―模式‖框中选择关闭（英文模式）；最后单击―确定‖按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两　

列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。　5、快速删除工作表中空行　删除　

Excel　XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作　

量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操　

作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的　

―　插　入‖菜单项，并从下拉菜单中选择―列‖，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；　

然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列　

的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，　

您就可以很快地删除了。　6、快速对不同单元格中字号进行调整　在使用Excel　XP编辑文件时，　

常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的　

内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单　

元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。　

其实，您可以采用下面