Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第172部分

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定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。　　　　

　　　　仍以图　1　为例，F2　单元格内输入的公式为“=COUNTIF　　（E2：E4，　　〃》〃&E2　）＋1”。计　

算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、　　1　和　3　。　　　　

　　　　此公式的计算过程是这样的：首先根据　E2　单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个　

逻辑表达式，即“》176。7”、“》167。3”等。　　COUNTIF　函数计算出引用区域内符合条件的单元格　

数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，　

对重复数据计算得到的结果与　RANK　函数相同。　　　　

3。IF　函数　　　　

　　

　　　　Excel　自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与　IF　函数结　

合，可以计算出没有空缺的排名。以图　1　中　E2、E3、　　E4　单元格的产值排序为例，具体做法　

是：选中　E2　单元格，根据排序需要，单击　Excel　工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即　

可使工作表中的所有数据按要求重新排列。　　　　

　　

　　　　假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从　1　到　n　　（n　为自然　

数）的排名。可以在　G2　单元格中输入　1，然后在　G3　单元格中输入公式“=IF　　（E3=E2，　　G3；　

G3＋1　）”，只要将公式复制到　G4　等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。　　　　

　　

　　　　二、文本排序　　　　

　　

　　　　选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，　　Excel　提供了比较好的解决办法。如果您要将　



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图　1　数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：　　选中排序关键字所在列（或行）的首　

个单元格（如图　1　中的A1　），单击　Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按　

钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列　

排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图　2　）。如果您的数据带有标题行（如图　1　中的“单位”之　

类），则应选中“有标题行”　（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，　

选中排序方式（“升序”或“降序”　）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。　　　　

　　

　　　　此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。　　　　

　　

　　　　三、自定义排序　　　　

　　

　　　　如果您要求　Excel　按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，　

前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击　Exc　

el“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“　自定义序列”选项卡（图3　）。选中左边“　自　

定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、　　

“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之　　　　

　　　　间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可　

以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用　

以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“　自定义序列”　中备用（图3　）。　　　　

　　　　使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“　自　

定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后　

根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。　　　　

　　　　需要说明的是：　　显示在“　自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方　

法参与排序，请读者注意　Excel　提供的自定义序列类型。　　

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谈谈　Excel　输入的技巧　　

　　　　　　在　Excel　工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指　

文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和　

输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在　Excel　中输入各种　

类型数据的方法和技巧。　　　　

　　　　一、输入文本　　　　

　　　　Excel　单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，　

每个单元格中最多可容纳　32000　个字符数。虽然在　Excel　中输入文本和在其它应用程序中没　

有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在　Word　、PowerPoint　的表格中，当在单　

元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开　

头，在　Excel　的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自　

动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在　

单元格中输入硬回车，即按住　Alt　键的同时按回车键。　　　　

　　　　二、输入分数　　　　

　　　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，　

在　Excel　中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车　

键则显示“1　月　2　　日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在　

分数前输入“0”　　（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入　1/　

2　时，则应该输入“0　　1/2”　。如果在单元格中输入“8　　1/2”，则在单元格中显示“8　　1/2”，而在编　



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辑栏中显示“8。5”　。　　

三、输入负数　　　　

　　

　　　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“…”作标识，也可将数字置在括号内来标识，　

比如在单元格中输入“　　（88　）”，按一下回车键，则会自动显示为“…88”　。　　　　

　　

　　　　四、输入小数　　　　

　　

　　　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，　

当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量　

带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：　

选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“　自动设置小数点”复选框，　

并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自　

动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加　3　

个零，变成“88　　000”，就在“位数”微调框中输入“…3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加　3　

位小数，变成“0。088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾　

零字符串的数字后，应清除对“　自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只　

是要暂时取消在“　自动设置小数点”　中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。　　　　

　　　　五、输入货币值　　　　

　　　　Excel　几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel　

2000　完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币　

值，Excel　会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住　

Alt　键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。　　　　

　　　　六、输入日期　　　　

　　　　Excel　是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期　

和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“…”来分隔日期中的年、　

月、日部分。比如要输入“2001　年　12　月　1　日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001…1　

2…1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的　Ctrl＋；组合键。　　　　

七、输入时间　　　　

　　

　　　　在　Excel　中输入时间时，用户可以按24　小时制输入，也可以按　12　小时制输入，这两种　

输入的表示方法是不同的，比如要输入下午　2　时　30　分　38　秒，用　24　小时制输入格式为：2：3　

0：38，而用　12　小时制输入时间格式为：2：30：38　　p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如　

果要在单元格中插入当前时间，则按　Ctrl＋Shift＋；键。　　

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了解　Excel　公式的错误值　　

　　

　　　　经常用　Excel　的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：#　　N/A　！、#VALUE　！、　

#DIV/O　！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel　将显示一　

个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽　

度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。　　　　

1．#####　！　　　　

原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一　

个负值，就会产生#####　！错误。　　　　



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解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来　

修改列宽。如果使用的是　1900　年的日期系统，那么　Excel　中的日期和时间必须为正值，用较　

早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####　！错误。如果公式正确，也可　

以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。　　　　

2　．#VALUE！　　　　

当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误　

值#VALUE！　。　　　　

原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel　不能将文本转换为正确的数据类型。　　　　

解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数　

值。例如：如果单元格　A1　包含一个数字，单元格　A2　包含文本〃学籍〃，则公式〃=A1＋A2〃将返　

回错误值#VALUE！　。可以用SUM　工作表函数将这两个值相加（SUM　函数忽略文本）：=SU　

M　　（A1：A2　）。　　　　

原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。　　　　

解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。　　　　

原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。　　　　

解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。　　

3　．#DIV/O！　　　　

当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O！　。　　　　

原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在　Excel　中如　

果运算对象是空白单元格，Excel　将此空值当作零值）。　　　　

解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。　　　　

原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。　　　　

解决方法：将零改为非零值。　　　　

4　．#NAME？　　　　

在公式中使用了　Excel　不能识别的文本时将产生错误值#NAME？　。　　　　

原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。　　　　

解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单〃插入〃｜〃名称〃｜〃定义〃命令，如果所需名称没有　

被列出，请使用〃定义〃命令添加相应的名称。　　　　

原因二：名称的拼写错误。　　　　

解决方法：修改拼写错误的名称。　　　　

原因三：在公式中使用标志。　　　　

解决方法：选择菜单中〃工具〃｜〃选项〃命令，打开〃选项〃对话框，然后单击〃重新计算〃标签，在〃　

工作薄选项〃下，选中〃接受公式标志〃复选框。　　　　

原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。　　　　

解决方法：Excel　将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本　

括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本〃总计：〃和单元格　B50　中的数值合并在一起：=　

〃总计：〃&B50　　　　

原因五：在区域的引用中缺少冒号。　　　　

解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM　　（A2：B34　）。　　　　

5　．#N/A　　　　

原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A　。　　　　

解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入〃#N/A〃，公式在引　

用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A　。　　

6　．#REF！　　　　



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当单元格引用无效时将产生错误值#REF　！。　　　　

原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。　

　　　　

解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击〃撤消〃按钮，以恢复工作表中的　

单元格。　　　　

7．#NUM　！　　　　

当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM　！。　　　　

原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。　　　　

解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。　　　　

原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR　或　RATE，并且函数不能产生有效的结果。　

　　　　

解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。　　　　

原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel　不能表示。　　　　

解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。　　　　

8　．#NULL　！　　　　

当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产