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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第171部分
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域时，Excel 将自动提示上述信息。 另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单
元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是：选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命
令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，选择警告样式，
输入标题如“警告”，输入出错信息如“不能输入正数！”，然后单击“确定”按钮即可。此后，如果
你在指定的单元格中输入了正数，Excel 将警告你“不能输入正数！”
2。5。13 用“超级连接”快速跳转到其它文件 用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要
切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到
超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。
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第 6 节 设置技巧
2。6。1 定制菜单命令 你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具→ 自定义”命令，
打开其中的“命令”选项卡，在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜
单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动打开并出现
一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令，只
须打开菜单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示
意图打开的情况下，打开菜单单击右键，选中“删除”命令即可。
2。6。2 设置菜单分隔线 Excel 工具栏按钮之间有分隔线，如果你喜欢，也可以在菜单中的命令
之间添加分隔线。方法是：按住 Alt 键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距，则自动在中
间添加分隔线；如果拖动方向为减小菜单间距，则自动去掉中间的分隔线。
2。6。3 备份自定义工具栏 在 C： ＼Windows ＼Application Data ＼Microsoft ＼Excel 文件夹中
有个 Excel10．xlb 文件，这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的
工具栏信息。所以，建议你将工具栏设置好后，为 Excell0．xlb 文件作拷贝，起个不同的名
字，以备随时载入，恢复你的工具栏。
2。6。4 共享自定义工具栏 如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话，你
可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具→ 自定义→工具栏”，选择你的自定义工具栏，单
击“附加”按钮，出现“附加工具栏”对话框，单击“复制”按钮，即可将工具栏添加到一个工作
簿中。
2。6。5 使用单文档界面快速切换工作簿 Excel 2002 采用了单文档界面，每打开一个工作簿，
都会在任务栏中显示出来。因此，你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿，而不必
在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的 Excel 2002 没有此项功能，可按以下方法
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设置：单击“工具→选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“任务栏中的窗口”复选框，单击“确
定”按钮即可。
2。6。6 自定义工具栏按钮 单击“工具→ 自定义”命令，打开“ 自定义”对话框使 Excel 处于自定义
模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，
我们可以完成好多自定义工作。 1。使用“命名”改变工具按钮的名称； 2。使用“复制按钮图像”可
以将按钮的图标复制到剪贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上； 3。使
用“编辑按钮图像”来调用按钮编
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Excel XP 的八则快速输入技巧
如果我们在用 Excel XP 处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会
花费很大的精力。因此如何巧用 Excel XP，来快速输入信息就成为各个 Excel XP 用户非常
关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。
1、快速输入大量含小数点的数字
如果我们需要在 Excel XP 工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，
我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入 0。05 这个数字时，我们会
把“0。05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面
的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降
低。其实，我们可以使用 Excel XP 中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，
从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在 Excel XP 的编辑界面
中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“ 自动设置小数点”复选
框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入
带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在
某单元格中键入 0。06 的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为 2，然后直接在指定单元格
中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0。06”，怎么样简单吧？
2、快速录入文本文件中的内容
现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成 Excel
XP 的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单
上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在 Excel XP 中巧
妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨
大工作量了。使用该功能时，您只要在 Excel XP 编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数
据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按
下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就
可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。
3、快速输入大量相同数据
如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个
地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相
邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元
格。若某些单元格不相邻，可在按住 Ctrl 键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要
填充的某个数据。按住 Ctrl 键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
4 、快速进行中英文输入法切换
一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要
我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实
现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适
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的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME 模式”标签，在“模式”框中选择打开，
单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME 模式”
选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才
设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
5、快速删除工作表中空行
删除 Excel XP 工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但
这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使
用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击
菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序
填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有
空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包
含多少空行，您就可以很快地删除了。
6、快速对不同单元格中字号进行调整
在使用 Excel XP 编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符
数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显
示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调
整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先
新建或打开一个工作簿，并选中需要 Excel XP 根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其
次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体
填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长
度超过了单元格的宽度，Excel XP 能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使
数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小
字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用 Excel XP 工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据；如果依次输入，无疑工
作量是巨大的。现在我们可以借助 Excel XP 的“宏”功能；来记录首次输入需要重复输入的数据
的命令和过程；然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上；当按下组合键时；
计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作：首先打开工
作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并
从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设
定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记
录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在 Excel XP 中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某
一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这
样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目
的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下
方法：首先按住“Shift〃键或“Ctrl〃键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻
的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹
出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，
将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范
围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、
列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选
项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单
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元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，
则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
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高效办公 Excel 排序方法〃集中营〃
排序是数据处理中的经常性工作，Excel 排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和
数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍 Excel 2000/XP 的数据排序方法。
一、数值排序
1。RANK 函数
RANK 函数是 Excel 计算序数的主要工具，它的语法为：RANK （number，ref，order ），
其中 number 为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref 是对参与计算的数字单元格区域的
绝对引用，order 是用来说明排序方式的数字（如果 order 为零或省略，则以降序方式给出结
果，反之按升序方式）。
例如图 1 中 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在
F2 单元格内输入公式“=RANK （E2，E2： E4 ）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排
名是 2 。再将 F2 中的公式复制到剪贴板，选中 F3、 F4 单元格按 Ctrl＋V，就能计算出其余两
个车间的产值排名为 3 和 1。如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK （E2，E2：E4，1）”，
则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3 。
需要注意的是：相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字
的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名分别是 3、
3 和 1 （降序时）。
2。COUNTIF 函数
COUNTIF 函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为 COUNTIF （ra
nge，criteria ）。其中 range 为参与统计的单元格区域，criteria 是以数字、表达式或文本形式
定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图 1 为例，F2 单元�
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