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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第169部分

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法二:使用“选择性粘贴”对话框  选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上,然后激活图表, 

单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,出现“选择性粘贴”对话框,选择添加单元格为“新系列”, 

并选择合适的数值轴,然后单击“确定”按钮即可。  方法三:拖动鼠标法  选择要增加为新数据系 

列的单元格区域,鼠标指针指向区域的边框,把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候,图 

表中就增加了新的数据系列。注意:这一方法仅对内嵌式图表起作用。  方法四:使用“添加数据” 

对话框  激活图表,单击“ 图表→添加数据”命令,然后选择要增加为新数据系列的单元格区域, 

单击“确定”按钮即可。    

2。3。11  快速修改图表元素的格式  通常,我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠 

标右键,从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法:双击图 

表元素,将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同,此对话框会有所不同。    

2。3。12  创建复合图表  复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表,比如,你可以让一 

个图表同时显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列 

转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列,单击“ 图表→ 图表类型”命令,然后选择你 

所要应用到数据系列上的图表类型,单击“确定”按钮即可。    

2。3。13  对度量不同的数据系列使用不同坐标轴  有时,你需要绘制度量完全不同的数据系列, 

如果你使用同样的坐标轴,那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可 

见,你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴,首先要选定图表中的这 

个数据系列,按右键弹出快捷莱单,单击“数据系列格式→坐标轴”命令,选择“次坐标轴”选项。    

2。3。14  将自己满意的图表设置为自定义图表类型  Excel 中提供了一些自定义图表类型。其实, 

你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型,以便以后使用。具体方法为:创建要设置为 

自定义图表类型的图表,直到你满意为止。激活此图表,单击“ 图表→ 图表类型→ 自定义类型”, 

选择“ 自定义”选项,将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加”按钮,将会出 

现“添加自定义图表类型”对话框,为你的图表类型输入一个名称和简短的说明,然后单击“确 

定”,这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。    

2。3。15  复制自定义图表类型  如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中,只需 

要简单地把 C:WindowsApplicationDataMicrosoft Excel 文件夹中的 xlusrgal。xls 文件复制到 

其他机器的同样文件夹中即可。    

2。3。16  旋转三维图表  你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度,以获得不同的视觉效 



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果。  方法一:使用“设置三维视图格式”对话框  激活三维图表,单击“ 图表→设置三维视图格式” 

命令,选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变。  方法二:使用鼠标实时拖动“角 

点”旋转图表  点击图表,图表边角出现黑色的控制点(称为“角点”) 。你可以拖动一个角点,旋 

转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了,不要紧,你可以单击“ 图表 

→设置三维视图格式”命令,单击“默认值”按钮,恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表 

时,如果在拖动的同时按下 Ctrl 键,则可以看到全图的外廓,这样使你看得更清楚,不至于 

把图表搞得奇形怪状的。    

2。3。17  拖动图表数据点改变工作表中的数值  选择图表数据系列中的一个数据点,然后按照数 

值增大或减少的方向拖动数据点,你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变 

而改变。如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值,这种技巧就显得非常有用。 

但要注意的是,这种方法在大多数情况下是危险的,因为你可能在不经意间更改了不应该更改 

的数值。    

2。3。18  把图片合并进你的图表  Excel 能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到 

图表中。  方法一:使用“ 图案”对话框  双击某个数据系列,选择“ 图案”标签,单击“填充效果”按 

钮,在“填充效果”对话框中选择“ 图片”标签,单击“选择图片”按钮,选择一个要使用的图形文件 

即可。  方法二:使用剪贴板  将图像复制到剪贴板上,激活图表,选择数据系列或数据系列中 

的一个数据点,再单击“编辑→粘贴”命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候, 

只要图像可以复制到剪贴板上,则这种方法就可行。  方法三:使用链接图片  我们知道,图表 

中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话,你可以粘贴链接图片到图表 

代替数据表。下面是具体的操作方法:  创建好图表,并将数据表使用的单元格区域按你的需要 

进行格式化。选定需要的单元格区域,按住 Shift 键,单击“编辑→复制图片”命令,出现一个“复 

制图片”对话框,单击“确定”接受默认选项。这样,选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪 

贴板中了。激活图表,将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图,还不是链接的 

表,还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入链接的单元格区域(或直接用鼠标选择)。这样, 

粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片,对于工作表单元格区域中的任何改变,都会 

直接反映在图表链接的图片中。    

2。3。19  用图形美化工作表  我们在制作 Excel 工作表时,呆板的横竖显示的工作表可能没有多 

大的说服力。如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意,首先在“绘图”工具栏上按 

下“ 自选图形”按钮,然后选择“其他自选图形”,从中选择一个你需要的图案。插入此图形后, 

在工作表中选中它,单击“编辑栏”,输入你想要突出显示的链接单元格,然后回车。这样,链 

接单元格的内容将会出现在所选定的图案上。如果链接单元格的内容变动时,图案上的数据也 

会跟着反映出变动情形。另外,如果想要让自选图形更加醒目的话,你可以用鼠标双击图形, 

打开“设置自选图形格式”对话框。在这个对话框中,你可以改变目前所使用的格式,例如调整 

文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。    

2。3。20  让文本框与工作表网格线合二为一  在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮,然后按住“Alt” 

键插入一文本框,就能保证文本框的边界与工作表网格线重合。    

2。3。21  快速创建默认图表  我们知道,创建图表一般使用“ 图表向导”分 4 个步骤来完成,在每 

个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实,如果你想使用默认的图表类型、图表选 

项和格式而不加修改直接生成图表的话,有快速的方法:打开包含用来制作图表数据的工作表, 

选取用来制作图表的数据区域,然后按 F11 键即可快速创建图表,图表存放在新工作表图表 

中,它是一个二维柱形图。    

2。3。22  快速创建内嵌式图表  在工作表中选取用来制作图表的数据区域,然后单击“默认图表” 

按钮即可,不过,一般缺省时,“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上,你可以通过下面的 

方法把“默认图表”按钮显示出来:单击“工具→ 自定义→命令”,在“类别”列表中选择“制作图表”, 



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并在“命令”列表中找到“默认图表”,用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。    

2。3。23  改变默认图表类型  Excel 的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在 

右边的图例以及水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型,可以通过以下方法来改变它: 

单击“ 图表→ 图表类型”命令,选择一个你想作为默认值的图表类型(它可以是标准类型或自定义 

类型中的一种),然后单击“设置为默认图表”按钮,确认即可。如果你需要创建很多个同一类型 

的图表,你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。    

2。3。24  快速转换内嵌式图表与新工作表图表  你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表,方 

法是:选择你已创建的图表,可以看到 Excel 的“数据”菜单变为“ 图表”菜单,单击“ 图表→位置” 

命令,出现“ 图表位置”对话框,你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”两者之间 

作出选择(图 5 ),同时选择一个工作表。这样,Excel 将删除原来的图表,以你选择的方式 

移动图表到指定的工作表中。    

2。3。25  利用图表工具栏快速设置图表  通常,我们使用“ 图表”菜单中的命令来对图表进行适当 

的设置。其实,我们可以用鼠标右键单击工具栏中的任意位置,在出现的快捷菜单中选择“ 图 

表” 。这样就激活了图表工具栏,我们看到其中包含了“ 图表对象”、“ 图表区格式”、“ 图表类型”、 

“ 图例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排’’和“逆时针斜排”等按钮(图 6 ),当然你还可 

以通过自定义的方法将“默认图表”等其他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图 

表工具栏比使用“ 图表”菜单更方便,而且速度更快。    

2。3。26  快速选取图表元素  图表创建好以后,我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。 

图表区包括整个图表和它的全部元素,当你选取图表区后,你就可以看到8 个黑色小方块。 

要想调整单个的图表对象,首先必须选取该对象,然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定 

图表对象来选取该对象,可能会很困难,特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这 

种情况下,我们一般可以使用位于“ 图表”工具栏上左侧的“ 图表对象”下拉列表,从该下拉列表 

中选取的任何项目,也就等于在当前图表中选取了那个项目。  其实,还有一种选取图表元素 

方法,即在选取图表的任何一部分以后,你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中 

的其它部分。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素;使用向左或向右的箭头键可 

以连续地选取图表每一个可以选取的元素,包括每一个数据系列中的单个数据点,以及图例中 

的彩色图例符号和文本条目。    

2。3。27  通过一次按键创建一个 Excel 图表  这是一个非常老套的 Excel 窍门。要想使用键盘快 

速创建一个图表,选择你需要绘制的数据并按下 F11 键。Excel 将自动为你创建图表。另外, 

在选好单元格后按下“Alt+F1”,你将得到相同的结果。    

2。3。28  绘制平直直线  在 Excel 绘制直线时是不是很难?其实,在应用直线绘制工具时,只要 

按下 Shift 键,则绘制出来的直线就是平直的。另外,按下 Shift 键绘制矩形即变为正方形、 

绘制椭圆形即变为圆形。    



第 4 节  函数和公式编辑技巧  

2。4。1  巧用 IF 函数清除 Excel 工作表中的 0  有时引用的单元格区域内没有数据,Excel 仍然 

会计算出一个结果“0”,这样使得报表非常不美观,看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意 

义的“0”呢?利用 IF 函数可以有效地解决这个问题。  IF 函数是使用比较广泛的一个函数,它 

可以对数值的公式进行条件检测,对真假值进行判断,根据逻辑测试的真假返回不同的结果。 

它的表达式为:IF(logical_test;value_if_true;value_if_false),logical_test 表示计算结果为 TRU 

E 或 FALSE 的任意值或表达式。例如A1》=100 就是一个逻辑表达式,如果 A1 单元格中的值 

大于等于 100 时,表达式结果即为 TRUE,否则结果为 FALSE;value_if_true 表示当 logical_t 

est 为真时返回的值,也可是公式;value_if_false 表示当 logical_test 为假时返回的值或其他公 

式。所以形如公式“ =IF(SUM(B1:C1),SUM(B1:C1);“”)”所表示的含义为:如果单元格 B1 到 C 



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1 内有数值,且求和为真时,区域 B1 到 C1 中的数值将被进行求和运算。反之,单元格 B1 

到 C1 内没有任何数值,求和为假,那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。    

2。4。2  批量求和  对数字求和是经常遇到的操作,除传统的输入求和公式并复制外,对于连续 

区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为 m×n 的矩阵型,并且此区域的右边一列和 

下面一行为空白,用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行,也可以两者同时选中, 

单击“常用”工具条上的“Σ” 图标,则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式,并且 

系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格,求和公式不会产生错误。    

2。4。3  对相邻单元格的数据求和  如果要将单元格 B2 至 B5 的数据之和填入单元格 B6 中,操 

作如下:先选定单元格 B6,输入“=”,  再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单 

元格 B2 并一直拖曳至 B5,选中整个 B2~B5 区域,这时在编辑栏和 B6 中可以看到公“=sum 

(B2:B5)”,单击编辑栏中的“√”  (或按Enter 键)确认,公式即建立完毕。此时如果在 B2 到 B 

5 的单元格中任意输入数据,它们的和立刻就会显示在单元格 B6 中。  同样的,如果要将单 

元格 B2 至 D2 的数据之和填入单元格 E2 中,也是采用类似的操作,但横向操作时要注意:对 

建立公式的单元格(该例中的 E2)一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐” 中选择“常规”方 

式  ; 
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