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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第168部分
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“ 图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“ 图案”
下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。
2。2。44 快速在多个单元格中输入相同公式 先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl＋Enter”
组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。
2。2。45 同时在多个单元格中输入相同内容 选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻
的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl＋Enter”键即可。
2。2。46 快速输入日期和时间 当前日期 选取一个单元格，并按“Ctrl＋；” 当前时间 选取一个单
元格，并按“Ctrl＋Shift＋；” 当前日期和时间 选取一个单元格，并按“Ctrl＋；”，然后按空格键，最
后按“Ctrl＋Shift＋；” 注意：当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想
自动更新信息，你必须使用TODAY 和 NOW 函数。
2。2。47 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 如果你想要将一块复制的单元格插入
到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成： 选
择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区
域，然后按下“Ctrl＋Shift＋ ＋”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击“确定” 。
现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。
2。2。48 在 Excel 中不丢掉列标题的显示 你是否希望不论将 Excel 电子表格滚动到哪里都能够
看到列标题？这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法： 选择紧邻列标题的下一行，单击
“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标
题会保持可见。
2。2。49 查看与日期等效的序列数的值 Excel 将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期
等效的序列数的值，通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方
法：选择包含日期的单元格，然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮（即逗号形状的按
钮），Excel 将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。
2。2。50 快速复制单元格内容 选中下面的单元格，按“Ctrl＋' （为英文状态下的单引号）”组合键，
即可将上一单元格的内容快速复制下来。
2。2。51 使用自定义序列排序（微软 Office 技巧大赛获奖作品） 在 Excel 排序对话框中选择主
要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺
便说一下，排序可以选择按列或按行，如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再
转置。 自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义
排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。例如，要根据列 A 或列 B 进
行排序，可先根据列 B 排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序，下一步就是根
据列 A 排序。
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2。2。52 快速格式化 Excel 单元格 如果想要快速访问 Excel 中的单元格格式对话框，以更改诸
如字样、对齐方式或边框等，请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl＋1”组合键，就可以
打开“单元格格式对话框” 。
2。2。53 固定显示某列 不少人在工作中用 Excel 做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行
信息不能同时显示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可
以解决这个问题：首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口→冻结窗格”命令即
可。如果你想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击它
即可。
2。2。54 在 Excel 中快速编辑单元格 如果你希望使用键盘做每一件事，在 Excel 电子表格中快
速编辑数据将很困难，因为你会发现自己想对单元格做改动时，经常需要用到鼠标。其实你可
以使用一个快捷键——F2，这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做： 利用箭头键选
择要编辑的单元格，按下 F2，编辑单元格内容，编辑完成后，按 Enter 键确认所做改动，或
者按 ESC 键取消改动。 注意：这个技巧在 Excel 编辑超级链接时非常方便，因为如果当你使
用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开 Internet 浏览器窗口，使用键盘可以很容易地编辑
超级链接。
2。2。55 使用自动填充快速复制公式和格式 想用一种无需输入数字的简单方法在 Excel 中填充
数字吗？利用自动填充命令，你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明
具体的操作方法： 选择希望复制的单元格，将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个
黑色的＋号，点击并按住鼠标右键不放，将光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右键，鼠标
右击，在出现的快捷菜单中单击“ 以序列方式填充”，这一技巧可以在创建电子表格时节省大量
时间。
2。2。56 为单元格添加批注 Excel 为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元
格进行注释后，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。添加批注的方法是：单击
要添加批注的单元格，单击“插入→批注”命令，在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好
后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提
示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。
2。2。57 数据自动输入 在 Excel 中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如，
当需要输入 12/10/91～12/10/99 这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入 12/10/99，
然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右
或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充 12/10/91、12/10/92……12/10/99 数据。
当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列方式。对于数字而言，还可以实现等差数列和
等比数列的连续输入。
2。2。58 在 Excel 中快速计算一个人的年龄 Excel 中的 DATEDIF（） 函数可以计算两单元格之
间的年、月或日数。因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。 在一个空白工作表
中的A1 单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日，在 A2 单元中输入 type
=DATEDIF（A1；TODAY（）；〃y〃） ，然后按 Enter，这个人的年龄（以年表示）将被显示在 A2 单元
中。
2。2。59 快速修改单元格次序 在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次
序，具体操作方法为：首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的 Shift 键，接着移动鼠标指针
到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界
处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，
单元格间的次序即发生了变化。
2。2。60 将网页上的数据引入到 Excel 表格中 网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制
到 Excel 中，而且效果极佳。在 Excel 中，你可以像使用 Excel 工作表那样打开 Html 文件，
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并获得同样的功能、格式及编辑状态。
UID
第 3 节 图形和图表编辑技巧
2。3。1 在网上发布 Excel 生成的图形 Excel 的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生
成柱状、圆饼、折线等分析图形。要想在 Web 发布这类以及用于报表装饰示意类图形，首先
单击“工具→选项”命令，在“常规” 中选择“Web 选项”，选择是否采用便携网络图形格式（PNG）
存储文件，以加快下载速度和减少磁存储空间，但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持，
并非对所有浏览器都合适。如果未选择 PNG 图形格式，Excel 会自动选择并转换为 GIF、JPG
格式文件，并创建名为“文件名 files” 的子文件夹来保存转换过的图形。例如，如果文件名为
“dog。htm”，则 Excel 将创建名为“dog/files”的子文件夹。Excel 也会支持文件指定文件名，例
如“image01。jpg”和“image02。jpg 等。若在 Web 发布时选中图表的“选择交互”选项框，则生成
的Web 页面将保留 Excel 的图形与表格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析
图形，用户如果改变表格中的数据，则对应图形随之发生改变。但要注意的是，这一交互并不
能刷新存放在服务器端的数据表数据，如果你需要刷新或修改服务器端的数据，则须利用 VB
等编制脚本程序。
2。3。2 创建图表连接符 当你绘制了一些基本图表以后，经常需要用直线、虚线和箭头来连接
它们，并说明图表中的关系。Excel 2002 提供了真正的图表连接符，这些线条在基本形状的
预设位置保持连接，当你移动基本形状时，连接符与它们一起移动，而不需要你手工绘制它们。
要创建连接符，可按以下步骤进行：首先绘制需要连接的基本性状。在“绘图”工具栏上单击“ 自
选图形”按钮，选择“连接符”，并选中需要使用的连接符类型。鼠标指针将变成带有4 条放射
线的方形，当鼠标停留在某个形状上，形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击
希望连接符连接的点。然后在另一形状的连接点上重复这个过程。
2。3。3 将 Excel 单元格转换成图片形式插入到 Word 中 假如要把 Excel 中某些单元格区域转
换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格区域，然后按住 Shift 键，单击“编辑→复制图片”
命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式（图 1），
如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“ 图片”和“位图”两种格式。在这里选择“如屏幕所示”
和“ 图片”单选按钮，单击“确定”按钮。然后进入 Word 中，单击“编辑→粘贴”命令，即可将选中
的 Excel 单元格区域以图片形式粘贴过来。 如果用户没用添加表格框线，那么选择“如打印效
果”后，在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框；如果选择“如屏幕所示”选项，“粘贴图片”操作
后，图片会有和屏幕显示一样的边框。
2。3。4 将Word 内容以图片形式插入到Excel 表格中 如果要把Word 中的某一段内容以图片形
式插入到 Excel 表格中，可按照如下步骤进行：首先在 Word 中选中要复制的内容，然后单击“编
辑→复制”命令，进入 Excel 中，按住Shift 键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制
的内容以图片格式插入到 Excel 表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种
方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到 Excel 中。
2。3。5 将 Word 中的内容作为图片链接插入 Excel 表格中 首先在 Word 中选中要复制的内容，
然后单击“编辑→复制”命令，进入 Excel 中，按住Shift 键，单击“编辑→粘贴链接图片”命令可
将选中内容作为一个图片链接插入 Excel 中。
2。3。6 在独立的窗口中处理内嵌式图表 在某些情况下，你可能希望在独立的窗口中处理内嵌
式图表，例如，一个图表比工作表窗口要大的话，那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更
灵活。要在一个窗口中处理图表，可在图表区单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择“ 图表窗口” 。
2。3。7 在图表中显示隐藏数据 通常，Excel 不对隐藏单元格的数据制图。但是，你也许不希望
隐藏的数据从图表中消失，可以这样操作：首先激活图表，单击“工具→选项→ 图表”，在“ 图表”
标签中取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框。要注意的是，“只绘制可见单元格数据”
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只适用于激活的图表，因此，你在进行这个操作之前，必须激活图表，否则“只绘制可见单元
格数据”选项是不可选的。
2。3。8 在图表中增加文本框 只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内
容（不限于标题）。方法为：选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本
内容，接着按回车键，这样，图表中就自动生成包含键入内容的文本框，你可以把它移到任何
地方并根据自己的喜好进行格式化。
2。3。9 建立文本与图表文本框的链接 在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中
图表，在编辑栏输入等号，然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现
在图表中的某个位置上了。这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的
文本也随着改变。但要注意的是，一旦你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进
一步地修改，此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法，即使用箭头键移动选择图
表元素。
2。3。10 给图表增加新数据系列 有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列，虽然你可
以重新创建包含新数据系列的图表，但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。
方法一：使用“数据源”对话框 激活图表，单击“ 图表→源数据→系列”，单击“添加”按钮，在“名
称”栏中指定数据系列的名称，在“值”栏中指定新的数据系列，单击“确定”按钮即可。 方
法二：使用“选择性粘贴”对话框 选择要增加的数�
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