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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第167部分
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如下：将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，
选“ 自定义序列”标签，先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名
（不一定非得是第一位职工的姓名），用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续
的单元格中。
2。2。17 快速输入特殊符号 有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次
输入一些特殊符号（如o），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替
换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如 X ，注
意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话
框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“o”，
将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以
按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。
2。2。18 快速输入相同文本 有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制
（不是通常的“Ctrl＋C”、“Ctrl＋X”、“Ctrl＋V” ）的方法来完成输入： 1。如果需要在一些连续的单元
格中输入同一文本（如“有限公司” ），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”
将其复制到后续的单元格中。 2。如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入
该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下 Enter 键就可以把后续文本输入。 3。
如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D （或R）”键就可以完成输
入，其中“Ctrl＋D”是向下填充，“Ctrl＋R”是向右填充。 4。如果多个单元格需要输入同样的文本，
我们可以在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文
本，再按下“Ctrl＋Enter”键即可。
2。2。19 快速给数字加上单位 有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的
我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单
位的自动输入：先将数值输入相应的单元格中（注意：仅限于数值），然后在按住 Ctrl 键的同时，
选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数
字”标签中，选中“分类”下面的“ 自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按
下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。
2。2。20 巧妙输入位数较多的数字 大家知道，如果向 Excel 中输入位数比较多的数值（如身份
证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该
单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。
其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意：'必须是在英文
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状态下输入）。
2。2。21 将 WPS/Word 表格转换为 Excel 工作表 有时需要将 WPS ／Word 编辑过的表格转换
成 Excel 工作表，可利用 Excel 的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非
常简单： 1。启动 WPS ／Word ，打开WPS ／Word 文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在“编辑”
菜单中选择“复制”命令； 2。启动 Excel，打开 Excel 工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，
再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。 注：若需将老版本的 WPS 表格转换为 Excel 工作表，应先
将其用 WPS97 ／WPS2000 ／WPS Office 或 Word 打开，再进行转换。
2。2。22 取消单元格链接 将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下：
选择包含链接的单元格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择“选
择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件
的链接就删除了。
2。2。23 快速输入拼音 选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命
令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼
音。单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。
2。2。24 插入“√” 首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入 a
或 b，即在单元格中插入了“√” 。
2。2。25 按小数点对齐 有以下两种方法使数字按小数点对齐： 1。选中位数少的单元格，根据需
要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以 0 。 2。选中位数少的单元格，
右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的
“小数位数” 中输入需要的），程序就会自动以0 补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果
设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。
2。2。26 对不同类型的单元格定义不同的输入法 在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和
汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了
编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让 Excel 针对不同类型的单元格，实现输入法的
自动切换： 1。选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话
框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮； 2。同样，
选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，
在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。 此后，当插入点处于不同的单
元格时，Excel 会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。
2。2。27 在 Excel 中快速插入Word 表格 1。打开 Word 表格所在的文件； 2。打开要处理 Word 表
格的 Excel 文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域； 3。选中 Word
中的表格； 4。按住鼠标左键，将表格拖到 Excel 窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置
即可。
2。2。28 设置单元格字体 选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式
→单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可。
另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列
的宽度，以显示单元格中所有数据。
2。2。29 在一个单元格中显示多行文字 选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，
在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“ 自动换行”复选框即可。
2。2。30 将网页上的数据引入到 Excel 表格 网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到
Excel 中，而且效果极佳。你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到 Excel 中，或者可以
选中信息并将其拖放到 Excel 中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会
显得非常简单并且异常快捷。在 Excel 2002 中，你可以像使用 Excel 工作表那样打开 Html
文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。
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2。2。31 取消超级链接 下面介绍两个方法，让你方便地取消 Excel 中的超级链接。 1。如果正
在输入 URL 或 E…mail 地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击
智能标记选择“撤消超链接”命令即可。 2。如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，
在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。
2。2。32 编辑单元格内容 双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完
成后若要确认所做的改动，按 Enter 键即可；若取消所做的改动，按 Esc 键。另外，你还可以
单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。
2。2。33 设置单元格边框 选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”
选项卡，然后在“样式” 中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色” 中指定不同的颜色，再
单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。 要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单
击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框” 和“ 内部”按钮，边框
应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。
2。2。34 设置单元格文本对齐方式 选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，
单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。
2。2。35 输入公式 单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝（等号），若单击了“编辑公式”
按钮或“粘贴函数”按钮，Excel 将插入一个等号，接着输入公式内容，按 Enter 键。
2。2。36 输入人名时使用“分散对齐” （微软 Office 技巧大赛获奖作品） 在 Excel 表格中输入人
名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但
是我们这里有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格
→对齐”，在“水平对齐” 中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单
就做好了。
2。2。37 隐藏单元格中的所有值（微软 Office 技巧大赛获奖作品） 有时候，我们需要将单元格
中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令，选择
“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“ 自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“；；；”（3
个分号）即可。 提示：你也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、
负数、零和文本 4 个部分组成。这 4 个部分用 3 个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不
会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。
2。2。38 恢复隐藏列 通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜
单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法：将鼠标指针放置在列标的分割线
上，例如，若隐藏 B 列，则将鼠标指针放置在列A 和列 C 的分割线上，轻轻地向右移动鼠标
指针，直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开
隐藏的列。
2。2。39 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软 Office 技巧大赛获奖作品） 在 Excel 中
隐藏行或列； 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现； 或者是选中行号或列
标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成； 对于分散的单元格区域； 可以这样快速隐藏： 快速隐藏
选中单元格所在行：“Ctrl ＋ 9” 快速隐藏选中单元格所在列：“Ctrl ＋ 0” 取消行隐
藏：“Ctrl＋Shift＋9” 取消行隐藏：“Ctrl＋Shift＋0”
2。2。40 彻底隐藏单元格 在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是
如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低
了隐藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”
命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），
这样就可以避免上面所发生的情况了。
2。2。41 用下拉列表快速输入数据 如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历（小
学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士）、职称（技术员、助理工程师、工程师、高
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级工程师）等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。
具体方法为： 选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”
对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉
列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下
拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的
下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。
2。2。42 快速输入自定义短语 使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条
短语时，“ 自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“ 自动更正”项目的方法如下：单击“工具
→ 自动更正选项”命令，在弹出的“ 自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“ 电脑报”，在“替
换为”框中键入要替换的内容，如“ 电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表
中，单击“确定”退出。以后只要输入“ 电脑报”，则“ 电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。
2。2。43 设置单元格背景色 选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击
“ 图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后�
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