Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第16部分

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元格的数据相加，可以表示为：―Sheet1！A1＋Sheet2！B1‖　。　　　

＇分享＇不输入公式直接查看结果　当要计算工作表中的数据时，一般都是利用公式或函数来得　

到结果。可是假如仅仅只是想查看一下结果，并不需要在单元格中建立记录数据。请问有什么　

办法实现吗？　答：可以选择要计算结果的所有单元格，然后看看编辑窗口最下方的状态栏上，　

是不是自动显示了―求和=？‖　的字样呢？如果还想查看其他的运算结果，只需移动鼠标指针到　

状态栏任意区域，然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中单击要进行相应的运算操作命令，在　

状态栏就会显示相应的计算结果。这些操作包括：均值、计数、计数值、求和等。　　　

＇分享＇利用单步执行检查公式错误　Excel中提供的函数是十分丰富的。但是在使用一些比较复　

制的嵌套函数时，一旦出现错误，要找到错误原因是比较困难的。请问有什么好的方法来查找　

公式函数中的错误吗？　答：可以利用―公式求值‖功能来一步一步执行函数，这是一个准确找　

出错误的好办法。由于―公式求值‖　　



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不是系统默认的按钮，所以需要先将其添加到工具栏。单击―工具‖菜单中的―　自定义‖命令，在　

弹出的对话框中的选择―命令‖选项卡。再在―类别‖列表中选择―工具‖项，在―命令‖列表中选择　

―公式求值‖项，最后将其拖到工具栏上。接下来选择包含函数的单元格，然后单击―公式求值‖　

按钮。在弹出的―公式求值‖对话框中，会用下划线表示公式中的执行步骤。通过单击―求值‖　

按钮，可以一步步地执行公式，同时观察下划线表达式的运算结果是否正确，从而找出公式的　

错误之处。　　　

＇分享＇函数中快速引用单元格　在函数使用时，常常需要用单元格名称来引用该单元格的数据。　

如果要引用的单元格太多、太散的话，那么逐个输入就会很麻烦。请问有什么简捷的方法吗？　　

答：遇到这种情况时，可以试试下面的方法，利用鼠标直接选取引用的单元格。　具体操作如　

下：以SUM函数为例。　我们在公式编辑栏中直接输入―　＝SUM（）‖，然后再将光标定位至小括号　

内。接着按住―Ctrl‖键，在工作表中利用鼠标选择所有参与运算的单元格。这时会发现，所有　

被选择的单元格都自动的填入了函数中，并用―，‖　自动分隔开。输入完成后按―Enter‖键结束　

即可。　　　

＇分享＇快速找到所需函数的妙招　如果对系统提供的函数不是很熟悉，有什么办法可以快速找　

到需要的函数呢？　答：对于没学习过计算机编程的人来说，系统提供的函数的确是一个比较　

头痛的问题。不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数：　1）假如需要利用函数对　

工作表数据进行排序操作，可以先单击工具栏的―插入函数‖按钮，在弹出的对话框的―搜索函　

数‖项下面直接输入所要的函数功能，如直接输入―排序‖两个字。　2）单击―转到‖按钮，在下　

面的―选择函数‖对话框中就会列出好几条用于排序的函数。单击某个函数，在对话框最下面就　

会显示该函数的具体功能。　3）如果觉得还不够详细，可以单击―有关该函数的帮助‖链接来查　

看更详细的描述。这样就再也不会为不懂函数而头痛了。　　　

＇分享＇利用组合键快速隐藏单元格中的公式　如果要隐藏单元格中的公式，除了用系统命令外，　

还有什么更快捷的方法吗？　答：可以利用以下组合键来隐藏公式。　选择要隐藏公式的单元格，　

然后按下―Ctrl＋‘‖　（数字―1‖键左边的那个按键）组合键即可；如果要再次显示隐藏的公式，　

只要再按一次上述组合键即可重新恢复显示。　　　

＇分享＇快速实现矩阵型数据区域的求和　在一个比较大的工作表中，需要对输入的数据进行横　

向和纵向的求和，请问有什么快捷的方法吗？　答：对于这种矩阵形状的数据进行行和列的求　

和，可以使用如下快捷的方法：如要对数据矩阵进行横向求和，首先用鼠标拖动操作选择整个　

数据矩阵，同时还要多选择一空白列。然后单击工具栏上的―　Σ‖按钮。这样会发现多选择的那　

一个空白列中已经自动填入了对应行求和得到的结果了。同样，如果要按列方向求和，则只要　

多选择一行；如果要同时对行和列进行求和，就多选择一行和一列，最后单击―　Σ‖按钮即可。　

不过用这种方法来求和时，必须保证所有的单元格都是直接输入的数据，不能是通过函数式计　

算得到的数　　



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据。否则在该单元格前的所有单元格数据都不会参与求和。　　　

＇分享＇在工具按钮之间设置分隔线　工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开，如果　

要在每一个工具按钮之间设置分隔线该怎么操作？　答：先按住―Alt‖键，然后单击并稍稍往右　

拖动该工具按钮，松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线，只要　

向左方向稍稍拖动工具按钮即可。　　　

＇分享＇依据三个以上关键字对数据排序　系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来　

进行。如果需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？　答：虽然系统一次最多只能同时　

对三个关键字来排序，但是我们可以利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键　

字大于3个以上的排序。　具体操作如下：首先打开工作表。单击―数据‖菜单中的―排序‖项，依　

次在―主要关键字‖、―次要关键字‖、―第三关键字‖　中选择优先级最低的几个排序关键字，然后　

执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行2次排序。这样直到最高优　

先级的关键字排序完成为止，就可以实现了对三个以上关键字的排序操作了。　　　

＇分享＇同时打开相关联的所有工作簿　在数据输入或处理时，常常可能要参考其他数据文件中　

的内容，这样就必须一个一个的打开相关联的工作簿。请问可以让系统在打开当前工作簿文件　

时就自动打开这些相关联的数据文件吗？　答：可以通过将这些相关联的数据文件和当前工作　

簿组成一个工作区，只要将该工作区打开，系统就会打开其中的每一个工作簿。具体实现方法　

如下：首先打开所以的工作簿文件，再执行―文件‖菜单中的―保存工作区‖命令，输入工作区名　

称后单击―保存‖按钮即可。　　　

＇分享＇更改系统菜单的弹出方式　请问如何自己定义多样的菜单弹出方式呢？　答：其实系统早　

就准备了多种菜单的弹出方式，可以执行如下操作来实现：单击―工具‖菜单中的―　自定义‖命令。　

再选择―选项‖选项卡，在―菜单的打开方式‖项旁的下拉列表框中列出了多种弹出方式，可以根　

据喜好来选择。　　　

＇分享＇在工具按钮直接显示文字提示　工具栏中提供的工具按钮都是用图表或符号来表示的，　

有许多都看不懂，请问可以让工具按钮像菜单那样显示文字提示吗？　答：可以执行以下操作　

来实现：单击―工具‖菜单中的―　自定义‖命令，再选择―命令‖选项卡。然后用鼠标右键单击系统　

工具栏上希望显示文字提示的工具按钮（或者单击对话框中的―更改所选内容‖按钮），在弹出　

的菜单中根据需要选择―总是只用文字‖或者―　图像和文本‖　。这样工具按钮就会显示文字提示　

了。不过并不是每个工具按钮都有文字提示的。所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会　

是不可用的。　　　

＇原创＇在公式中插入批注　　　



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如果要在公式中插入批注信息，可以利用―N　（Value）‖返回―0‖　的特点，因为文字属于其它值。　　

1．假如A1～F1单元格中是个别统计数字，G1则是它们的总和，那么一般情况下其公式为　

―=SUM（A1：F1）‖　。　2．如果要在公式中插入批注信息，可以将公式更改为―=SUM（A1：F1）＋N（〃A1～　

F1的总和〃）‖，如图1所示。　图片附件：　图1。JPG　（2005…7…12　13：18；　11。04　K）　　　



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Part　5：　EXCEL技巧汇总　　



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＇分享＇利用〃条件求和向导〃对数据按条件进行汇总　在一个表格中经常需要将表中的数据按一　

定的条件进行求和计算。如一个人事职称档案表，需要统计〃助理工程师〃、〃工程师〃、〃会计　

师〃等职称的人数各为多少。对类似问题，利用〃条件求和向导〃便可很好地解决。具体方法是　

选择〃工具〃*〃加载宏〃，在打开的窗口中选中〃条件求和向导〃，然后按〃确定〃按钮，调用加载　

宏；　选择〃工具〃*〃向导〃*〃条件求和〃，进入求和向导；　在求和向导中首先单击〃输入〃框右边的　

小按钮，然后在表格中直接选定包含数据的区域，再单击〃下一步〃，在〃求和列〃中选定求和数　

据所在列，在〃条件〃框中添加求和的条件，根据向导的步骤指定存放汇总结果的单元格，即将　

光标置于输入框中，直接在表格中选中相应单元格即可，最后单击〃完成〃按钮。在汇总结果单　

元格中将出现预期的汇总结果，且一旦设定，汇总结果单元格会随着数据变化自动汇总，一劳　

永逸。要取消汇总结果只需点击汇总结果单元格，将公式去掉即可。当然，熟悉函数公式的用　

户，可直接定义单元格的公式，效果是一样的。　　　

＇分享＇把Excel表格转换为图片　许多报纸和杂志都介绍过在Excel中，同时按住Shift键点击　

―文件‖菜单，原来的―关闭‖菜单项就会变成―全部关闭‖　。如果我们在按下Shift键的同时点击　

―编辑‖菜单，原来的复制和粘贴就会变成―复制图片‖和―粘贴图片‖　。利用这一功能，我们可以　

将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下：　首先选中需要复制　

成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择―编辑→复制图片‖命令，接着弹出―复制图片‖　

窗口，选择―　图片‖单选项后点击―确定‖按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复　

制到目标只需直接选择―粘贴‖命令即可（或者按Shift键再选择―编辑→粘贴图片‖命令）。我　

们还可以将其在Word中进行粘贴。　另外，在复制图片时如果选择了―如打印效果‖单选项，在　

粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。　　　

＇分享＇将Excel的文本数字转换成数字　在Excel中，系统将前面带有半角单引号的数字视为文　

本对待，而且为了某些需要，用户可以通过―格式‖菜单中的―单元格‖命令，将数字设置为文本　

格式。然而，现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字，那么以下方法可以一试。　　

1．一次转换一个单元格　在―工具‖菜单上，单击―选项‖，再单击―错误检查‖选项卡（一定要确　

保选中了―允许后台错误检查‖和―数字以文本形式存储‖复选框）。选中任何在左上角有绿色错　

误指示符的单元格。在单元格旁边，单击出现的按钮，再单击―转换为数字‖　。　2．一次转换整　

个区域　　　



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在某空白单元格中，输入数字―1‖　。选中该单元格，并在―编辑‖菜单上单击―复制‖命令。选取　

需转换的存储为文本数字的单元格区域。在―编辑‖菜单上，单击―选择性粘贴‖　。在―运算‖下，　

单击―乘‖　。单击―确定‖按钮。　3．处理特殊财务数字　一些财务程序显示负值时在该值右边带　

有负号―…‖　。要将此文本字符串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文　

本字符串字符，然后乘以　―…1‖　。例如，如果单元格A2　中的值为―156…‖　，那么公式　

―=LEFT（A2；LEN（A2）…1）*…1‖将文本转换为数值―…156‖，然后用上面的方法操作。　　　

＇分享＇快速隐藏单元格所在位置的行与列　1。　按ctrl＋9　可隐藏选中单元格或区域所在的行　2。　　

按ctrl＋0　可隐藏选中单元格或区域所在的列　赫赫野兔　：　恢复隐藏的行和列的快捷键是：　　

ctrl＋shift＋0　ctrl＋shift＋9　　　

还有　隐藏当前工作表　格式…………工作表…………隐藏　隐藏当前工作薄　窗口…………隐藏　　　

＇分享＇快速选择Excel工作表　在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某　

一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴　（Sheet　Tabs），然后点击右键，　

在快捷菜单中选择你想要的工作表。　　　

＇推荐＇用Excel和VBA轻松实现桌签批量打印　用Excel和VBA轻松实现桌签批量打印；　工作中有　

需要的朋友可以试一下　　　



用Excel来制作桌面标签（以下简称桌签）确实是一个比较新颖的方法，不过要是同时制作很　

多桌签也还是比较费时的。那么今天笔者就介绍一种用VBA轻松实现桌签批量打印的方法。　　　



一、　准备工作　　⒈启动Excel2003（其他单元格也可以），执行―工具→自定义‖命令，打开―　自定　

义‖对话框。在―命令‖标签中，选中―类别‖下面的―工具‖选项，然后在―命令‖下面找到―照相机‖　

选项，并将它拖到工具栏合适位置上。　　　



⒉在Sheet1工作表中（最好将文档取名保存一下），仿照图1的样式，在B列相应的单元格中输入　

需要打印桌签的名称，并在A1中输入一个名称。　　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　图1　　　



　⒊在C1单元格　（也可以是其他单元格）中输入公式：=COUNTA（B：B），用于