Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第159部分

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　　　前面我们简单地说到了些　PPT　的认识误区，那在今天看来PPT　又是什么呢？因为在我们　

给领导做汇报的时候，更多地选择了　PPT；我们再做产品介绍的时候，　更多地使用　PPT；我　

们在做月报、周报的时候，更多地选择的　PPT　格式；我们在进行培训的时候，黑板被投影幕　

所代替，板书由　PPT　代替了　　······PPT不知不觉中改变了我们之前的很多习惯，潜移　

默化般地改变了我们很多工作的方式，甚至思考的方式。　　



　　　那说了那么多，PPT　又是什么呢？可以说　PPT　是一种演示的工具，是一种可视化、多媒体　

化沟通的载体，是一种新的交流媒介！PPT　不再是以往呆板，枯燥　的，可以是　“动起来”的；　

PPT　不再是全文字般的繁琐，冗长，可以是用大量图表、大量关系图构成的；报告会、演讲不　

需要再像以往用　Word　文档照本宣读，　而是可以用　PPT　进行生动的、全方位的展示、演绎；　

PPT　不再是像板书般带有说教性，更多的是互动的、根据不同风格进行展现的；PPT　中将复杂　

的逻辑关系　更清晰、直观地展示出来。　　



　　　可见，PPT　的功能愈发强大了，我们也发觉了PPT　有很多功能值得我们去挖掘，去学习，　

比如Powerpoint2007　中的Smartart　图表，更炫　的　3D　效果　······不但在美观上得到　

了提升，使得PPT　更加深动，同时也让　Powerpoint　变得更加人性化，做出好的　PPT　更加　Easy　！　

为了更　好地提升自己的办公效率，更好地让自己在老板和客户面前获得赏识，更好地让你的　

提案或者创意得到更多人的认可，更好地让你的培训生动化，清晰化，请运用好　PPT　这个载　

体吧！让我们重新以与时俱进的眼光去看待　PPT，去运用　PPT　！　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　PPT　使用的　10　妙招　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上海锐普　PPT　公司；rapidppt。；申乾）　　



　　　很多人将　PowerPoint　推崇为有价值的强大商业工具，但是也有一部分人认为它是实现　

有效互动的障碍，会搅乱、歪曲甚至毁掉沟通。　　



　　　其实，任何关于　PowerPoint　优劣的讨论只是说明了利用此程序胜人一筹的重要性。　这　

里有　10　种使用　PowerPoint　的方法，能够让您对于　PPT　的使用更加出色。　　

1。　采用强有力的材料支持您的演示。　　

　　　　　　　在某种程度上，PowerPoint　的易用性可以成为它最致命的弱点。　虽然利用它可以轻　

松创建引人注目的幻灯片和图形，但你要知道　PowerPoint　并非独立存在。　观众前来并不只　

是为了观看屏幕上显示的影像，更多的是为了聆听您的演说。　你要构建一组强有力的　　

PowerPoint　程序，但也应确保你口头评论同样引人入胜。　　“PowerPoint　不负责演示，只负　

责制作幻灯片，”弗吉尼亚中洛锡安　Audience　First　（一家提供演示培训的公司）总裁　Matt　　

Thornhill　说。　　“切记你建幻灯片的目的是支持口头演示。”　　

2。　简单化。　　

　　　　　　　我们可能都曾见过演讲者在　PowerPoint　和其他演示中似乎准备充分胸有成竹的情　

形。　毕竟，他引以为傲的明显只是各个功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。　其实最有　

效的　PowerPoint　很简单，只需要易于理解的图表和反映演讲内容的图形。　权威人士建议每　

行不超过五个字，每张幻灯片不超过　5　行。　　“不要用太多的文字和图形破坏演示，”，你　

细设想下：　　“您真的需要在屏幕上显示出一切吗？”　　

3。　最小化幻灯片数量。　　

　　　　　　　PowerPoint　魅力在于能够以简明的方式传达观点和支持演讲者的评论。　通过大量的　

数字和统计信息很难做到这点。　对于这方面，最有效的　PowerPoint　展示绝不会用太多的图　



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形和数字把观众淹没。　取而代之的是，将这些图形和数字留在演示结尾分发的讲义中，以便　

观众彻底消化演示内容。　如果你强调　PowerPoint　中的某处统计信息，可以考虑采用图表或　

影像来传达。　　“例如，有一次谈到老年性痴呆症病人数量庞大时，我使用了一副老年妇女的　

照片，而不是仅仅在屏幕上列出相关数字。”　　

4。　不要照念　PowerPoint。　　

　　　　　　　仅仅为观众照念可见的演示是　PowerPoint　用户最常见也最不好的习惯。　这样说来，　

演讲者简直就是多余的，毫无存在的必要。　不仅如此，即使是最具视觉吸引力的演示也会因　

此变得索然无味。　PowerPoint　与扩充性和讨论性的口头评论搭配才能达到最佳效果，而不　

是照念屏幕上的内容。　　“即便使用　PowerPoint，你与观众保持视线接触，”康涅狄格州　　

Prescott　Group　沟通咨询公司的　Roberta　Prescott　说。　　“观众们并不是来看您后脑勺　

的。”　　

5。　安排评论时间。　　

　　　　　　　另一个潜在的不良习惯是演讲者在一张新　PowerPoint　幻灯片出现时就立即开始评　

论。　那只会分散观众的注意力。　恰当编排的　PowerPoint　程序在展示新幻灯片时，先会给　

观众阅读和理解的机会，然后才会加以评论，拓展并增补屏幕内容。　　“这是个时间安排的问　

题，”　“永远不要在幻灯片一开始就评论。”　　

6。　要有一定的间歇。　　

　　　　　　　再次说明，PowerPoint　是口头评语最有效的视觉搭配。　经验丰富的　PowerPoint　用　

户会不失时机地将屏幕转为空白。　那不仅能带给观众视觉上的休息，还能有效地将注意力集　

中到更需要口头强调的内容中，例如分组讨论或问答环节。　　

7。　使用鲜明的颜色。　　

　　　　　　　文字、图表和背景颜色的强烈反差在传达信息和情感方面均非常有效。　　

8。　导入其他影像和图表。　　

　　　　　　　不要把演示限制在　PowerPoint　提供的范围内。　使用外部影像和图表（包括视频）　

能增强多样性和视觉吸引力。　　“我通常会在演示中加入一两个很短的视频剪辑，”纽约技术　

顾问　Ramon　Ray　说。　　“这有助于制造幽默效果、传达信息和减轻拥堵感。”　　

9。　在演示结尾分发讲义，而不是在演示过程中。　　

　　　　　　　这里可能有人会向我表示异议。　可是没人希望对着一群忙于阅读评论总结的观众演　

讲。　除非规定观众在你示时要对照讲义，否则请您演示完再分发讲义。　　

10。　演示前要严格编辑。　　

　　　　　　　永远不要忽视观众的看法。　一旦您完成　PowerPoint　幻灯片草稿，在复查时你以假　

设自己只是一名观众。　如果发现不吸引人、跑题或令人疑惑的内容，要严格进行编辑。　这　

是完善你总体演示的好机会。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　演示小技巧：PPT　演示文稿放映时会议记录的技巧　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（锐普PPT，rapidppt。。申乾）　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　进行课题小组讨论时，通常我们都是一边放映　Powerpoint　演示文稿，一边各抒　

己见，负责人同时还要对大家的讨论进行记录，以便及时修改并最终定稿，　很是辛苦。其实　

我们完全可以用　PowerPoint　的　“会议记录”来做　“电子笔记”，可以在演示文稿放映的同时　

能便捷地将内容记录在幻灯片中。　　



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　　　　　　　首先，我们照常放映　Powerpoin　演示文稿，然后单击右键，在弹出的快捷菜单中执　

行　“会议记录”命令，在对话框中选择　“即席反应”选项卡，在　“分配至”文本框中输入发　

言者的姓名，在　“描述”文本框中输入发言的内容。　　



　　　　　　　单击　“添加”按钮，此时发言者的姓名、发言的内容和发言的日期均被添加在下面　

的文本显示区域中。确定，关闭　“会议记录”对话框，并且自动在演示文稿的后面插入若干　

新幻灯片，其中的内容就是所有的会议记录。　　



　　　　　　　这样，我们既能看到实际的播放效果又能够进行文字的记录，一切工作都是同步完　

成的。由于记录的内容和演示文稿是一个有机的整体，因而日后的浏览和编辑可以在同一个　

演示文稿中进行，非常方便。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　演示管理的黄金法则：PPT　演示　10/20/30　法则　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（锐普PPT，rapidppt。。申乾）　　



　　　你在使用　PPT　时，是否想过怎样做才能取得更好的效果？一些简单的法则，往往含义深　

刻，让人受益匪浅。　　　



　　　你是否听说过著名的　80/20　法则呢？同样我们在　PPT　演示中也有黄金法则：10/20/30　法　

则！　　



　　　　　　　　·演示文件不超过　10　页；　　

　　　　　·演讲时间不超过　20　分钟；　　

　　　　　·演示使用的字体不小于　30　点（30　point）。　　



　　　　　　　10　页：不要用很多的内容来使你的　PPT　显得很充实，10　页足已，太多的内容让人更　

无法记住重点。而如果你是写给　VC（风险投资家），Guy　Kawasaki　建议要写出以下　10　个要点：　

问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程　

碑、现状及时间表、总　结。　　



　　　　　　　自己定义　结构更清晰　　



　　　　　　　项目符号和编号对字体的醒目美观起了很大作用，但　PPT　默认的〃点〃比较单调，我　

们能否自己动手，把需要的调出来？　　



　　　　　　　提示：执行〃格式→项目符号和编号〃命令，在〃项目符号项〃或〃编号〃中，选择你中　

意义的模板，或者单击〃自定义〃，就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。样　

式更加丰富，结构更清晰。　　



　　　　　　　超级链接　内容更丰富　　



　　　　　　　总感觉内容不够，万一客户想进一步看到详细的资料呢？　　



　　　　　　　提示：有枝叶方有效。　　



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　　　　　　　首先，选超级链接的对象　（文字、图形），单击〃幻灯片放映→动作设置〃或〃自选图形　

｜动作按钮〃，选一种按钮，拖动出图形案钮，　然后在〃动作设置〃对话框中选〃超级链接〃，选　

中要链接对象确定即可。如果更改选中对象，进入〃插入→超级链接〃，对〃插入超级链接〃对　

话框内容修改并确　定，若选〃取消链接〃则超级链接就删除了。　　



　　　　　　　20　分钟：虽然你可能有只有　1　个小时，但投影可能就需要很长时间，此外观众可能　

会迟到或早退，何况与听众的互动与问答时间又如此重要，所以只说　20　分钟时间是个明智的　

选择，而且听众往往对于超过　20　分钟的演讲会分心和感到厌倦。　　



　　　　　　　排练计时　精确把握时间　　



　　　　　　　有时候，我们可能越讲越兴奋；到了最后时间不多，只好草草收场。怎样精确地把握　

时间呢？要获得时间的保证，可以在正式演示前自己预演几遍。进入〃幻灯片放映→排练计时　

〃，可手动控制幻灯片的播放，自定义每张幻灯片的播放时间，非常方便。　　



　　　　　　　快捷键　提速好帮手　　



　　　　　　　放映开始时，利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态（普通视图、　

幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。当　然，如果按　F5，就直接进入播放状态。　

默认状态下，按回车或空格都是下一页（如用无线鼠标便于站立状态的演讲），〃←〃是返回　

上一页，Esc　是返回普通视　图状态。回答听者提问或者中场休息时，按B　键，就直接切入了　

黑屏，再按一次就能恢复原状。　　



　　　　　　　30　点字体：30　点字体的话，在一页　PPT　里可放不下多少字。不过　Guy　Kawasaki　认　

为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外，更重要的是这能够让你认真思　

考自己需要写出来的主要观点是什么，并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。　　



　　　　　　　高亮对比　字体更醒目　　



　　　　　　　字体大了，光线不够也不行。在演示时临时调整电脑设置吗？不用如此麻烦。在　PPT　

中，采用高对比度来查看幻灯片即可。　　



　　　　　　　首先进入　Windows　的〃开始→设置→控制面板〃命令，双击〃辅助选项〃图标，在〃显示　

〃选项卡上，选中〃使用高对比度〃复选框，确定。然后在　PPT　的〃视图〃菜单上，指向〃颜色/灰　

度〃，执行〃高对比度〃命令。　　



　　　　　　　注意：高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图，它　

仅是一种屏幕设置，不影响实际的演示文稿，也不应用于打印的演示文稿。　　



　　　　　　　写得越多，内容越丰富，看起来就越有力吗？不然。关注整个　PPT　的逻辑主线，在　

阅读的过程中思考每一张PPT　在整个陈述中的作　用，相互之间是如何沿着合理逻辑延展看来，　

脑子里有一个〃big　picture〃，将更丰富的数据、论据等内容作为〃附件〃，让正文变得直接和　

简洁，在陈述中自然转和，重点突出，才是硬道理。　　



　　　　　　　10/20/30，如果你觉得有道理，就尝试着改变自己的一些习惯吧。　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上海锐普PPT　专业制作，陈魁，rapidppt。）　　



　　模板是　powerpoint　的基本也是核心配件，俗话说　“人靠衣裳，马靠鞍”，PPT　靠的是模板。　

模板构成了　PPT　的基础、框架和脸面，能让你的演示符　合你的组织要求和使用需求。锐普　PPT　

总结自　PPT　模板诞生以来的发展脉络和当今　PPT　主流形势，我们把　PPT　模板的发展历程划分为　

5　代。　　



　　第一代　微软自带　PPT　模板　　



从　powerpoint97　开始，微软即提供了许多自带的　PPT　模板，一般只有简简单单的一张到两张　

图片（封面和内页），封面图案稍多，内页只是简简单单　的白色背景配上标题框。这类模板　

简单、方便，同时也较简陋、缺乏个性及美感。但它开启了　PPT　演示的时