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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第151部分
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提案是先出内容，然后照着念一遍或者解释一遍。我发现，apple 这次演说，之所以说成功，
是他们非常纯熟地在运用技巧，控制观众的注意力。本文上面说到，看到 key points 以后，
观众带着疑问看着演讲者，演讲者担当的是解释的角色，演讲者的受关注程度就非常高。同
样的，Jobs 等人经常会提出一些玄念，一些设问句，接着大屏幕会用比较动感强烈的动画显
示出来要推出的新东西，并且通常只有一句话，比如 “next month”“today”，这时候观众
会豁然开朗，他们的注意力会马上转移到大屏幕上面，接着会无限憧憬和崇敬地看着讲演者，
等待解释。因为大屏幕上的内容只有最关键的词，大家只能知道关键点，具体的内容还是要
有解答才行。
所以，控制观众的眼球，控制他们的注意力，非常重要！PPT 充当的角色，就是帮助我们
进行控制。
相关的几个说法，关于 PPT 制作的：
Magic Seven 原则（7 士 2＝5～9）。每张幻灯片传达5 个概念效果最好。 7 个概
念人脑恰恰好可以处理。 超过 9 个概念负担太重了，请重新组织。
KISS （Keep It Simple and Stupid）原则。因为我们做 PPT 针对的是大众，不是
小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。
10/20/30 法则。演示文件不超过 10 页，演讲时间不超过 20 分钟，演示使用的字
体不小于 30 点（30 point）。
个人觉得这些有指导意义，但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我
更愿意接受 “利用 PPT 作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的。
同样一篇文章里面的东西，是说PPT 制作里面一些技巧性的东西，归纳一下分享出来，
有一些是自己总结的哦：
能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。
所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的。把这三
个东西标出来，人家会觉得很省事。
别写那么多字，没人看，除非你打算照着念。
要想办法让人知道你的 PPT 还有多少，或者告诉人家你要说的条理和结构。这非
常重要，对自己好也对观众好。
不要用超过 3 种的动画效果，包括幻灯片切换。好的 PPT 不是靠效果堆砌出来的，
朴素一点比花哨的更受欢迎。
多用口语，放在一些类似 tips 的地方，效果往往加倍。
好了，不说了。我们都还有很多很多事情要学，和顶级的高手学习，像 Apple 这样的，
进步比较快。
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在 PowerPoint 中，我们要制作出漂亮的演示效果，少不了要和文本和字体打交道。这次连载
我们就来告诉大家一些在 PPT 使用文本和字体的超酷技巧。由于内容较多，我们将其分为了两
部分，这是下半部分。
键入时去掉单词下红色波浪线
如果你打开了 “检查拼写错误”功能，则在键入不在 PowerPoint 词典中的单词时，
PowerPoint 将用红色波浪线将这个单词标记出来。只要选择 “工具”→“选项”，再在弹出
的对话框中单击 “拼写检查和样式”标签，再清除 “键入时检查拼写”复选框。
小提示
如果在隐藏下划线的同时，还想打开其内置的自动拼写检查，则在选中 “键入时检查拼
写”复选框的情况下选中 “隐藏所有拼写错误”复选框。
怎样的大小是合适幻灯片字体
大家可以使用下面的技巧来测试字体是否足够大：先选择 “文件”→“打印”，再在 “打
印内容”下拉列表框中选择 “讲义”，然后设置 “每页幻灯片数”为 9，这样就以每页 9 张幻
灯片的密度把演示文稿打印在纸上。接下来，观看打印纸，如果看不清每张幻灯片上的所有文
本，那么坐在房间后排的观众肯定也看不到。
动画显示之后使文本变暗
你可以用此技巧，使已经被添加了动画效果的文本在动画之后变的暗淡下去：选择 “幻灯
片放映”→“自定义动画”先打开 “自定义动画”任务窗格，再在 “自 定义动画”任务窗格
中，单击自定义动画列表中所需的项目，再单击箭头，然后单击 “效果选项”。然后在弹出对
话框中使用 “效果”选项卡，在 “增强”之下的 “动画播放后”列表中，单击提供所需的变
暗效果的颜色。
按照字母或字显示文本动画
你可以指定动画，使得文本按照字母或字进行动画：单击 “幻灯片放映”→“自定义动
画”，在 “任务窗格”中选择想要编辑的动画，单击旁边的箭头，执行下 拉菜单中的 “效果
选项”。如果你想要按字母显示动画，请在 “效果”选项卡的 “动画文本”列表中，单击 “按
字母”；如果要按字显示动画，请在 “效果”选项卡 的 “动画文本”列表中，单击 “按字/
词”；如果要按段落级别或项目符号显示动画，请在 “正文文本动画”选项卡的 “组合文本”
列表中，单击一个选项。完成后 单击 “确定”即可。
让标题自动跳起来
如果能让标题出现时先是一个接一个地从上方下落，落下后每个字符还要上下反弹几次才
能最终安静下来，这将是一个非常酷的效果：先选中欲跳动的标题，再 “任务窗格”中单击
“动画方案”，在选择列表中选择 “弹跳”选项就可以了。建议将文本的字号设置的大一些，
这样弹跳效果会好得多。
制作不停闪烁的字体
先选中想要闪烁的文字，选择 “幻灯片放映”→“自定义动画”→“添加效果”→“强
调”→“闪烁”。这时该动画被添加到了动画列表中。选中该动画，单击 右边的箭头，在弹
出菜单上执行 “计时”，在 “重复”右边的下拉列表中选择 “直到下一次单击”。同时，你还
可以选择闪烁的速度和延迟等参数。设置完成后，单 击 “确定”关闭对话框，然后在 “自定
义动画”任务窗格中单击 “播放”欣赏制作出来的闪烁文字。
文字和旁白同步
你可以采用 “自定义动画”中按字母形式向右擦除的方法来使文字与旁白一起出现。但如
果是一大段文字，字的出现速度还是太快了。这时你可以按需要将这一 段文字分成一行一行
的文本框，甚至几个字一个文本框，再对于每个文本框中的字，分别设置它的动画形式为按字
母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔几 秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。
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撤消自动格式的选项
PowerPoint 中提供了许多自动格式，但是，这些自动格式可能不能总合你的心意。因此
很多时候，都是使用 “自动更正选项”按钮来撤消大多数的自动格式：在自动更改之后 （如
PowerPoint 将某个网络路径格式化为一个超链接），如果你将鼠标指针停留在该超链接的附
近，就会显示一个小蓝框。当指针指向它时，它会变成一个按 钮图标。你单击该按钮，就会
显示一个选项列表。可以选择是撤消对本实例的更正（也可以恢复），也可以全局更改特定的自
动设置格式设置 （单击 “停止”就可以 了）以使PowerPoint 停止做出这样的更改。
快捷选定文本
在选定大段文本时觉得很麻烦，不过，试试此技巧，你会有新发现：先将光标定位于待选
定文本的开头，然后拉动滚动条，找到末尾，按住 Shift 键，单击鼠标就可以选中了。
选定表格中的项目
表格是演示文稿中最重要的对象之一，下面的这些技巧可以让你快速的选定表格中的项
目：如果你想要选择下一个单元格，请按 Tab；如果要选择前一个单 元格，请按 Shift＋Tab；
如果要选中多行、多列或整个表格，请拖动鼠标跨越行、列或整个表格；如果要选中列，请指
向列的顶部边框外侧，并在指针变 为向下的箭头时单击；若要选择单元格，请单击该单元格。
快速更改文本框中文字周围的边距
你可以给页面设置页边距，也可以给文本框设置边距，来更自由的规划版面：先选取要更
改的自选图形或文本框，双击自选图形或文本框的选择矩形，再选择 “格式”对话框中的 “文
本框”标签，选中 “重新调整自选图形以适应文本”复选框。在 “内部边距”之下，调整尺寸
以增加或减少文字和对象外部框线之间距离。 完成以后单击 “确定”即可。
在演示文稿中嵌入字体
如果你计划让其他人来审阅或编辑自己的幻灯片，而又不能保证对方的电脑上面安装了幻
灯片中使用的字体，就需要在演示文稿中嵌入字体，从而避免格式丢 失：先打开需要嵌入字
体的演示文稿，选择 “文件”→“另存为”，并在弹出的 “另存为”对话框中单击 “工具栏”
上按下 “工具”按钮，然后选择 “保存选项”， 同时选中 “嵌入 TrueType 字体”复选框。
小提示
然后如果你只是让他人来阅览，可以选择 “只嵌入所用字符（适于减少文件大小）”，这样
文件会变得较小；如果你还需要让他人来编辑自己的幻灯片，则需要选择 “嵌入所有字符（适
于其他人编辑）”，但这样文件将会变得较大。
关闭自动套用格式选项
自动套用格式包含PowerPoint 对文本外观所作的自动更正，例如如将分数字符更改为分
数符号或将 Internet 路径自动转换为超级链接。但很 多时候，并不需要这样做：这时，只要
选择 “工具”→“自动更正选项”，再在弹出对话框中单击 “键入时自动设置格式”标签，然
后再清除任何要打开或关闭的自 动格式选项。设置完以后单击 “确定”关闭对话框即可。
字号设置技巧
不少朋友在制作网页的过程中，为了追求页面美观，喜欢把网页的字体设置成 9 磅 （9pt）
字。但 FrontPage XP 仅仅提供了 8 磅、10 磅等偶数字体，这时你可以用鼠标单击 “字号”
列表框。当光标进入其中后输入 “9”回车，此后就可以输入9 磅字了。
清除下划线的技巧
如果你不喜欢超级链接文本下面的下划线，可以采用下面的方法将它去掉：有鼠标右键单
击超级链接文本，选择快捷菜单中的 “字体”，将 “字体”对话框中的 “下划线”选项前对钩
去掉，然后 “确定”即可。
让文字在 PowerPoint 中亮起来
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在 PowerPoint 中，幻灯片放映时，其中的文字通常颜色暗淡，边缘模糊，可以交文字加
粗 （Ctrl＋B）即可解决。
快速加粗 PowerPoint 中的文字
在 PowerPoint 普通视图中，在大纲窗格选择全选 （Ctrl＋A），再进行加粗（Ctrl＋B）可以将
所有的幻灯片中的文字全部加粗。
自动调整字间距
单击 “工文单词具→选项”，在弹出对话框中使用 “编辑”选项卡，选中 “使用智能剪
贴”复选框， 再单击 “确定”按钮。这样，你在删除英时，自动去掉多余的空格；如果从剪
贴板插入文本，也会自动添加空格。
今天在家园发现一个帖子（21manager。），很不错。讲的是风险投资对幻灯片的要求。
实际上，从毕业到现在，用了五六年的 ppt，写方案，作提案。经历了以厚为美的年代，现在
才发现，由繁到简才是真正的 ppt 之道。
对于 ppt 而言，是一种商业交流的工具，与 word 的最大区别就在于以较短的篇幅讲较多的内
容呈现给你的目标对象。但我们很多时候还是停留在以厚为美的阶段，最后经常会发现，ppt
讲了两个小时，洋洋洒洒，但是客户却抓不住重点，而且，经常会分散注意力。
以下的这个原则适用于很多行业和领域，譬如广告、公关、咨询，商业演示等等。
人的注意力总是要发散的，更何况我们经常面对的是老板、企业家和事务繁忙的经理人。
所以由简到繁容易，由繁到简就格外彰显功力了。
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经典 ★PPT 演示 “10/20/30” 原则
作为一个风险资本家，我不得不听取数以百计的创业者介绍他们的公司。大部分的介绍都
是些废话：用六十页的幻灯片讲述“未决的专利申请”、“先动优势”、“所有我们需要做的
就是让 1％的中国人购买我们的产品”，诸如此类的启动方案。这些介绍是如此的恶心，以至
于我一直在损耗着自己的听力，耳朵里一直在嗡嗡地叫，偶尔觉得世界都开始旋转。
——Guy Kawasaki
厌倦了冗长的阐述，这名著名的风险投资人一直在努力传播其所谓的
“PowerPoint10/20/30 原则”。那么，何谓“PowerPoint10/20/30 原则”？
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非常简单：一次 PowerPoint 陈述，应该只有 10 页幻灯片，持续时间不超过 20 分钟，字
体不小于 30 磅。这一原则适用于任何能达成协议的陈述：比如，募集资本、推销、建立合作
关系等等。
10，是PowerPoint 陈述中最理想的幻灯片页数。一个普通人在一次会议里不可能理�
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