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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第144部分
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息而不是形成干扰的。他还告诉我们好的背景可以 “帮助你有效的衬托出信息，否则就会混淆
观点。背景图片不应该与所展示的信 息相冲突。”
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让我们看看下面的一些例子：
上图：这些海报是我在关岛购物中心的两家店前看到的。左边这幅用了三种颜色（白，红，黑），
而右边这幅则用了超过左边两倍的颜色（黄，绿，蓝，红，黑，紫 和白）七种。在这两张海
报里，最关键的元素是用大号字体突出的数字：40％和 50％用来吸引顾客的目光来购物（〃off〃
和〃％〃使用了相对较小的字号，因为它们的意思已经通过前后文中可知，故重要性略低）。打
折的范围（仅限于部分商品以及必须先以正价购物以后才能以折扣购 买一双鞋等等）被列在
附属位置，事实上很有可能被忽略，直到店员告知那些已经在店内的顾客们。
对于右侧游戏软件商店的那幅色彩斑斓的海报， “40％ Off”就没有这么有力，因为所有的要
素好象都被设计成了首要的，包括多余的标语和小图片，干扰信息的要素太多了（这张海报让
我想到那些在同张幻灯片上大 标题与重要内心元素相互干扰的错误）。反观左侧鞋店的海报，
就很清晰的传达了最重要的元素（显而易见的不同可以更醒目），这是一个很好的突出重点的
例子。
让我门再来看看下面一组关于 2004 年手机互联网联通率的图表。其主题是要突出日本和南韩
在这方面远远领先于其他地区。并不需要每根柱形图都用不同的颜色，南韩之所以用红色突出
是因为它将被作为焦点来讨论。
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左上图：这个 PowerPoint 模板的背景图片本身就有太多的突出点，形成干扰而影响了前景中
的图表表达。
右上图：这里背景与前景的对比看起来更好，但是沙滩和排球与信息的内容缺乏一致性。这
个背景图片（也是一个 PowerPoint 模板）如果用于衬托一张比较晒伤情况或度假风景区度假
天数等内容的图表会更加合适一些。另外，你还应该避免使用过时、看厌的模板，而是另外选
择一些更好的图片。
左上图：除了图表的配色不恰当，模版有一个给标题的固定位置以至于第三行的文字根本看
不清。我们可以缩小图表的尺寸，再把题目放在指定的位置，但那将意味着前三张的幻灯片只
不过是用来装饰的。
右上图：这张图片在用于一个关于有机农作的演讲是合适的，但并不与手机这一内容相协调。
虽然有对比但是一些需要看清的字符还是和被背景干扰导致难以辨认。
上图：用一张日本或韩国手机用户的图片做背景效果则好多了。然而，这张图片没有完全突
出图表，放一个半透明的方框在图表下面，将背景处理成模糊效果可以取得满意的效果。
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上图：展示图表或表格，我比较喜欢使用简单的幻灯片。以上的两种都有不错的效果。白色
背景与深色文本或其他元素有很好的对比度（没有比黑与白的更强烈的对比了），在相对明亮
的房间里效果非常好。但是，在光暗的房间里，白背景就可能有些过于强烈。
“简明扼要”这本书提出了大量源于知名的心理学理论的专业意见。我对于作者提倡的这些原
理并没有意见，不过很多时候当你用要和不要来写书的时候总有很多人 不同意这些案例的处
理方式的。我对于书中一些例子只有些次要意见，不过总而言之，我认为这是当前发行的对于
PPT 最有用的书目之一。为什么这本书没有更好 的发行量和销量确实是个疑问，看起来似乎
牛津出版社或者作者并不想它大卖一样。奇怪的是它并不是教你怎么制作 PPT 的书，也不是指
点某种方法（这是两点很 吸引我的地方）。但这真的是一本很好的、值得给予掌声的书。如
果作为大学演讲交流学的教课书的话，将是非常优秀的。当然，任何经常演讲的人都会发现这
本书 的确很使用。你可能不会同意所有这些案例，但是没关系。重要的是让交流继续。
如果你仍然在犹豫要不要再买这样一本关于 PowerPoint ／演讲的书，那你可以从作者文章的
材料中再找点感觉。
幻灯片的作用自不必说，我们在各种各样的场合都能看到人们用幻灯片来讲述事情。幻灯片可
以让复杂的东西简单化，用几幅图片，几个词，加上演讲者的语言来说明可能需要整本书才能
讲明白的事情。
但是，我也看到，那么多的幻灯片中，很难找到精品，有的只是粗制滥造、不符合规范的幻灯
片。无论演讲人口才多么好，看到这样的幻灯片，总让我提不起兴趣。细节决定成败，连这样
重要的细节都把握不好，很难讲其内容上有什么可取之处。
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我根据我看过的幻灯片的精品和自己的一些经验总结了一下，如何做出完美的幻灯片：
1、思路幻灯片是用来说明问题的，所以在做幻灯片之前首先要理清思路：
我要说的是什么？这个问题包括幻灯片的主题、重点、叙述顺序和各个部分的比
重等等，是最重要的一部分，应该首先解决。
我要说给谁听？考虑你所要面对的观众，对团队成员的演讲和对 VC 的演讲完全是
两码事。考虑观众喜欢的演讲风格、幻灯片设计，观众的知识水平，对该问题的了解程度
等等。
我要达到什么效果？是要让大家明白自己说的问题还是故意让大家不明白（有时
候忽悠是必要的）？不过，大部分时候我们的目的是前者。这就需要考虑语言的安排，幻
灯片的具体设计方法等等。
2、内容
思路设计好了，就要考试筹划自己的内容。举个例子，加入你要面对的是几个大牌 VC 合伙人，
你的幻灯片里面需要有那些内容呢？毫无疑问，这些内容应该是观众最关心的，最想要知道的。
在这个方面，Guy Kawasaki 在他的幻灯片的 10/20/30 原则中说：
一次 PowerPoint 陈述，应该只有 10页幻灯片，持续时间不超过 20 分钟，字体不小于 30 磅。
我在风险投资业的经历表明，这一原则适用于任何能达成协议的陈述：比如，募集资本、推销、
建立合作关系等等。
所以，在撰写一个面对 VC 的幻灯片时，应该把握这样几个问题：
问题是什么？你的解决方案是什么？现在用户是怎么解决的？你的方案好在哪里？你的市场
容量、竞争对手、团队和商业模式都是什么？你的财务规划如何？
其实可以看看我翻译的一篇红杉基金对创业者的要求，里面详细地说明了幻灯片里应该包含什
么内容。
3、设计
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幻灯片的设计也是重中之重，如何能让你的幻灯片引起观众的兴趣而不是让他们昏昏欲睡，全
靠幻灯片的设计。
在幻灯片的设计方面要把握几个原则：
幻灯片是用来帮助观众了解你说的问题的，是一种辅助的工具，而不是主题。
幻灯片应该有清晰的逻辑，即幻灯片的每一页都是一个整体陈述的一部分，有其
自己的作用，例如说明问题、展示图表、或者仅仅是衔接。
不同场合的幻灯片应该有不同的风格，例如老师讲课用的幻灯片可以更加生动有
趣一些，而商业用的幻灯片则需要保守甚至陈旧一些的风格。
幻灯片需要结构化，就像我们写 word 文档一样（这个另文阐述），需要分好几级
标题和不同的页面。
图片和文字的搭配一定要合理，无论是数量、位置等等，要注意色彩搭配的协调。
在这里有两张比较好的幻灯片设计范例：
在这两幅图片中我们可以看到，图片占了绝大部分空间，周围有提示性的文字。图片可以用来
吸引观众，而少量文字既能说明问题，又不会喧宾夺主让观众听不到你说的话。
另外，在商业幻灯片的设计方面还有很多细节问题，我列出了其中比较重要的几条：
少用带边框和阴影的框，用色块足够了。
用直角椭圆框代替椭圆框。
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需要强调的文字用加粗和大写，而不是在旁边加线。
不要用带圈字符，而是用色块加反白的字符。
用箭头和说明文字代替不够正式的气球。
尽量用单色图片，而不是用彩图，这样可以尽量减少不协调。
另外，要注意尽量少地使用幻灯片放映动画。过多的动画只会分散观众的注意力，如果一定要
用，需要很好的把握这些动画，使其更好地用于辅助演讲者。例如，高亮演讲者正在讲的词是
个不错的办法。
4、例子
这里给出两个我认为比较好的幻灯片的例子，用于说明幻灯片的设计。
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在这两个例子中，图片和文字应用得恰到好处。第一个是文字为主，你可以配合这些文字来说
明问题，氛围可以是轻松自然的。而第二个以图片为主，但是讲的时候却需要较为严肃。
幻灯片是小东西，但是小东西里也有大学问。关于幻灯片的问题，一篇文章是说不了多少的，
以后我还会继续写写我做幻灯片的经验。
改变 PowerPoint 超级链接颜色
在菜单栏下的 “格式”菜单中或在右键快捷菜单中选择 “幻灯片配色方案”命令，弹出 “配色
方案”对话窗，在 “自定义”选项卡中，双击 “强调文字和超级链接” 左侧的颜色块，在 “强
调文字和超级链接颜色”对话框中选择适合的颜色；同样双击 “强调文字和尾随超级链接”的
颜色即可修改已访问超级链接的颜色。设置完毕 后，单击 “应用”就可以了。这时当你执行
超级链接时就会变成所设置的颜色了，而且在不同的计算机上演示效果都是一样的。
提示：配色方案是指在没有经过特别设置的情况下，自动为幻灯片中的标题、文字、图表、背
景等项目指定的一组颜色配置，它由八种颜色组成。
PowerPoint to Flash
为了避免因为电脑上未安装 PowerPoint 而无法播放 PPT 课件的情况，我们往往将制作好的
PowerPoint 课件进行打包。但是，打包后 的课件体积一般较大。对于自己呕心历血、精心设
计的 PowerPoint 作品在展示过程中，你既不希望别人随意窃取自己的 “创意”，也不希望自
己的作品必 须在 PowerPoint 环境中才能打开。 PowerPoint to Flash 软件将 PPT 文件转换
为 PDF 或 FLASH 文件格式，这样不仅可以大大缩小课件的体积，而且使课件的播放也变得更加
容易了，很好地保护作品的版 权，同时又能让作品脱离 PowerPoint 进行展示了。
同时，它的操作是如此的傻瓜化：首先点击＇Add＇按钮，选择需要被转换的 PPT 课件，被
选中的 PPT 课件会出现在右侧的 “List of Files”列表中。点击＇Options＇按钮，就能在各选
项卡中设置格式转换时的参数，在 “General（常规）”选项卡中，如果选中 “Include a blank
slide at the end”，会在生成的 SWF 课件最末一张幻灯片后插入一张黑色页面，页面上会提
示 “End of slide show”（课件播放已结束）。假如不想让该SWF 课件支持打印功能，那么只
要选中 “Disable the printing function”即可。在 “Quality”选项卡中，我们可以通过拉
动滑杆来调节 “Frame Size（每帧的尺寸）”和 “JPEG quality（JPEG图片的质量）”的大小值，
这两项参数的数值设置越小，转换后所生成 SWF 文件也就越小，但 SWF 文件的画面质量也会随
之相应降 低。所以，大家要根据实际的情况来设置这两项数值，特别提醒不要把 “JPEG
quality”的值调到 60 以下。）“Navigation”选项卡中的各�
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