Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第143部分

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框中的　“保存”标签，在　“将　PowerPoint　文件存为”下拉列表框中选择相应的格式即可。　　

　　　　　　　小提示　　

　　　　　　　在转换时，Microsoft　Graph　图表也可以自动转换，以便在早期的版本的Microsoft　　

Graph　中打开和编辑。如果不希望图表转换，可在　　“保存”选项卡上，清除　“保存为早期版　

本时转换图形”复选框的复选标记。　　

　　　　　　

　　　　　　　将最喜欢工作视图作为默认视图　　

　　　　　　　PowerPoint　的默认编辑视图是普通视图，并带有　“幻灯片”和　“大纲”子窗口、备注　

窗格和幻灯片窗格。如果你更喜欢其他的默认视图（如，只有幻灯片　窗格，而没有幻灯片缩　

略图、大纲或备注等），也可以自定义默认视图：选择　“工具”→“选项”→“视图”，然后　

在　“默认视图”下边的下拉列表中，选择所需的　视图即可。当然，如果选择　“保存在文件中　

的视图”，那下次打开PowerPoint　时，将会使用保存在当前文件中的精确视图。　　



在　Authorware　中使用PowerPoint　文件　　

　　　　　　　Authorware　和　PowerPoint　是两种常用的课件制作软件，Authorware　功能强大，交互　

性强，而　PowerPoint　在制作字幕和图　像处理方面较为方便，这两者结合能够制作出使用更加　

灵活、操作更加方便的多媒体课件。下面将告诉大家如何在　Authorware　调用　PowerPoint。　　

　　　　　　　启动　PowerPoint，并建立一个用于链接到Authorware　中的演示文稿文件，命命名为　

link。ppt。接着打开Authorware，并拖动一个显示图标到流程线上，双击该显示图标打开展　

示窗口，再选择　Insert→OLE　Object　命令，此时将会显示　Insert　Object　对话框。选择　“从　

文件创建”，输入框中单击　“浏览”按钮找到要先前制作的　PowerPoint　文件　link。ppt，选中　

其下的　“链接”复选框，单击　“确定”按钮可将　link。ppt　插入到当前文件中，展示窗口中会　

出现　link。ppt　幻灯片的第一屏内容。　　

　　　　　　　此时，选择　Authorware　中的Edit　菜单，再选择　“Linked　演示文稿　OLE　Object　”，　

选择　Attributes　选项，屏幕上将会出现　Object　Attributes　对话框。选择　Activation　Trigger　

下拉列表框，选择　Single　Click　项，再选择　Trigger　Verb　下拉列表框，从中选择　“放映”项，　

并注意在对话框下方选中　Package　as　OLE　object　复选框。　　

　　　　　　　设置完成后，单击　“确定”按钮即可设置放映的方式为单击放映。　　

　　　　　　　这样，运行　Authorware，在屏幕上单击PowerPoint　相应的图标，即可播放幻灯片。　

用这一方法制作成的多媒体课件，同时具有　Authorware　和　PowerPoint　两种软件的优点，所　

插入的幻灯片如需修改、增添内容，只需对插入的幻灯片对象直接进行修改即可。　　



　　　在　PowerPoint　中插入几何画板文件　　

　　　　　　　用过几何画板的人都知道，该软件提供的很多专业功能非常强大。只是界面有些欠缺，　

而　PowerPoint　则被广泛地应用于很多领域。不过，完全可以在　PowerPoint　中插入几何画板文　

件，制作出几乎完美的课件。　　

　　　　　　　先安装这两个软件，然后在　PowerPoint　和几何画板中把相应的文件制作完毕。再启动　

PowerPoint，打开绘图工具栏，选择　“自选图形”→“动　作按钮”，再用鼠标画出一个按钮，　

插入按钮后，PowerPoint　会自动打开　“动作设置”对话框，在　“单击鼠标”选项卡中的　“超　

链接到”下拉框中选择　　“其他文件”，再在　“超级链接到其他文件”对话框中找到先前制作　

的几何画板文件，单击　“确定”按钮即可。　　

　　　　　　　经过上述设置后，在幻灯片放映时，只要单击刚刚新添加的按钮，即可快速打开相应　

的几何画板，而关闭几何画板后便立即返回到刚才的幻灯片中，非常方便。　　



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　　　　　　　演示文稿合并技巧　　

　　　　　　　此功能与　Word　XP　中的文档合并非常类似，你可以将多个PowerPoint　XP　演示文稿合　

并成一个，而且每一部分仍保持原来的外观：先打开一个　PowerPoint　演示文稿，选择　“工　

具”→“比较并合并演示文稿”，在对话框中找　到待合并的目标文件，单击对话框中的　“合　

并”按钮。按提示继续操作，目标文件的所有幻灯片即插入当前选中的幻灯片之前，保存后就　

会成为一个新的演示文稿。　　

　　　　　　

　　　　　　　幻灯片浏览技巧　　

　　　　　　　用鼠标选中大纲视图或幻灯片缩略图中的幻灯片，可以拖动并直接插入横线指示的新　

位置。PowerPoint　的大纲视图和幻灯片缩略图整合为普通视图，只需　单击　“普通视图”左侧　

的选项卡标签，就可以看到幻灯片的大纲视图或幻灯片缩略图。选中其中的任意一张幻灯片，　

按上下方向键能顺序浏览演示文稿中的所有幻灯　片。　　

　　　　　　

　　　　　　　添加并设置页眉　　

　　　　　　　PowerPoint　大家平时只用它来制作演示文稿，很少有人给自己的演示文稿添上页眉页　

脚的。其实，PowerPoint　也为演示文稿准备了很强的页眉　和页脚功能：只要选择　

PowerPoint“视图”菜单下的　“页眉和页脚”，就会弹出　“页眉和页脚”对话框。在这个对话　

框中有两个标签，一个是　“幻灯片”　标签，另一个是　“备注和讲义”标签。在　“幻灯片”标　

签中可以在　“幻灯片包含内容”中看到一个复选框　“日期和时间”，如果这个复选框被取消，　

那么其下的两个　单选框将不能够被激活。把它选中，并且选中　“固定”复选框，然后即可在　

固定的文本框中输入日期如　“2002年　5　月　15　日制作”等信息，这样幻灯片页眉就设　置好了。　

但使用这种方法生成的是　“固定”日期，还可以选中　“自动更新”单选框，然后在其下找到一　

种合适的时间格式，以后页眉上的日期信息就会随系统而自动　更改。　　



添加并设置页脚　　

　　　　　　　选中　“页脚”复选框，就能自行设置页脚内容，如现在可输入　“太子梦幻主页制作”　

等信息。另外，在　“页脚”的最下方还有一个　“标题幻灯片中不显示”复选框，　如果选中它，　

那么在　“标题幻灯片”中将不会显示页眉和页脚。而如果不选中这个复选框，那么　“标题幻灯　

片”将被显示，而且会显示在幻灯片的页眉上而不是页脚　上！即如果的幻灯片中没有　“标题　

幻灯片”，那么设置的　“页眉和页脚”信息只会被放置到页脚部分，而不会放置到页眉部分。　

这一点，务必注意。　　

　　　　　　

　　　　　　　设置备注和讲义　　

　　　　　　　设置完了幻灯片的　“页眉页脚”，让再来看看　“备注和讲义”标签中的内容。它主要　

是用于调整幻灯片备注和讲义的页眉和页脚，其使用方法和使用幻灯片标签是一样的，不再重　

复说明。　　

　　　　　　

　　　　　　　取消快速保存减肥文档　　

　　　　　　　选择　“工具”→“选项”，在弹出的对话框中单击　“保存”标签，再选中　“允许快速　

保存”复选框，再单击　“确定”关闭对话框就可以了。　　

　　　　　　　由于PowerPoint　的　“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因　

此才使得文件存贮了大量修改信息，变得越来越大。取消了　“快速保存”功能，不保存这些信　

息，因此可以用它来减肥。　　



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　　　　　　　另存文件减肥法　　

　　　　　　　选择　“文件”→“另存为”，再把当前PowerPoint　文件另存一下即可让　PowerPoint　

文件减肥，效果绝对立竿见影！　　

　　　　　　

　　　　　　　减小图片的长宽　　

　　　　　　　首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽是多少。如果图片比显示器屏幕　

区域还大，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。这步很容易，在画笔、　Microsoft　Photo　　

Editor、PhotoShop　等图形工具中都可以将图片缩小。一幅　BMP　图片，长和宽都缩小到　50％后，　

文件能减小四倍。　　

　　　　　　

　　　　　　　图片建议保存为JPG　文件　　

　　　　　　　有时拿到两份同样几十页的　PowerPoint　文件，而且图片数量、质量都差不多，但它们　

的大小相关却很大。这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大小。　如果原图片尺寸很大，　

最好用图形处理工具先压缩一下，而且尽量存成　JPG　等占用磁盘空间较少的格式。也可以把图　

片中无用的内容剪裁掉。　　

　　　　　　

　　　　　　　插入　WMF　格式文件令文档更小　　

　　　　　　　如果插入的图片是　WMF　格式的剪贴画，那　PowerPoint　文件也将会很小。　　

　　　　　　

　　　　　　　内部压缩法　　

　　　　　　　为了减少幻灯片占用的空间，用户必须采用事先压缩图片等手段，影响了幻灯片的制　

作速度。为了解决这个问题，PowerPoint　XP　增加了图片压缩功能，用户可以压缩幻灯片中的　

一幅或者多幅图片，而且不影响图片的质量。具体操作方法是：鼠标右键单击幻灯片中的图片，　

选择快捷菜单中　的　“设置图片格式”，然后单击　“图片”选项卡中的　“压缩”按钮。你可以　

在　“压缩图片”对话框中设置压缩的范围（选中的图片还是文档中的所有图片），选择或　更　

改分辨率以及是否删除图片的裁减区域等。　　

　　　　　　

　　　　　　　使用链接的对象代替嵌入对象　　

　　　　　　　将对象嵌入到　Word　文档中后，可以将原对象删除，这样显然是方便了许多。但这一方　

面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的　

内容改变时，方便地更新PowerPoint　文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。　　



周末我在关岛（在大阪的东南，距离三小时的路程）快速地阅读了一本关于如何更好的运用　

Powerpoint　幻灯片来进行演讲的书——由Stephen　Kosslyn　编写的《简明扼要：八条运用　

Powerpoint　演讲的心理学原理　（Clear　and　to　the　point：　8　psychological　principles　for　　

pelling　powerpoint　presentations）》。　我很高兴将它列入我的图书列表中，因为它非　

常值得。也许书中一些内容对你来说已不新鲜，但这些来自哈佛大学一位有地位、有威望的神　

经学家建议，他依据有说　服性的心理学原理列出了一系列演讲方式以及　PPT　的　“要和不要”。　

如果你想要改变你自己以及周围的　“PPT文化”那么这本书将会使你受益不小。同样是指出　　

目前PPT　设计方法中的问题，这位有威望的神经学家说起来与设计者相比别有一番差异。这本　

书决不是单一的呈现幻灯片，而是提供了大量生动的例子来描绘什么　是有效的，什么是缺乏　

效果的。并且，它还提供了充分的证据，来帮助你说服自己去尝试改善现状。　　



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Kosslyn　指出，成功的演讲在实际中通常要达到以下三个目标：　　



　　



1。　　　　　　与你的听众建立联系　　

2。　　　　　　　引导并始终保持他们的注意力　　

3。　　　　　　促进理解和记忆　　



换句话说，你需要（1）与你的听众以及他们的目标和兴趣点建立联系；（2）你要吸引并且一　

直保持听众的注意力和兴趣，让他们了解什么是重要的信息，而什么　不是的；同时（3）你应　

该设法让他们更容易理解、效法和记住你的材料。书中的八条原理正是围绕如何实现这三点来　

展开的。如果需要更详尽的细节，具体应用，　生动的例子，那一定要看原书，但基本上这些　

原理可以这样归类：　　



目标1　：与你的听众建立联系。这个目标源于心理学的关联性原理　　（The　principle　of　　

Relevance）和适当知识原理（The　principle　of　Appropriate　Knowledge）。不要包含过多　

或过少的信息量，要针对你的具体听众，筛选信息，同时要用恰当的语言来表达。　　



目标2　：引导并始终保持他们的注意力。这个目标源于心理学的突出性、可辨性和知觉组织　

原理（The　principles　of　Salience；　Discriminability；　and　Perceptual　Organization）。　

注意力被不同的领域所牵引，所以使用杠杆作用的设计原理（如对比度、突出放大显示特别的　

地方）。或者，像　Robin　Williams　说的，　“拒绝平庸！”　另外也要记住，人们会自然而然的　

将看起来相似的元素默认的归为同类。　　



目标3　：促进理解和记忆。这个目标源于相容原理（The　principle　of　patibility）和　

信息变化原理（The　principle　of　Informative　Changes），以及限量原理（The　principle　of　　

Capacity　Limitations）。消息在与意思一致的情况下，更容易被人记住。例如，　“红色”　一　

词如果被用绿色字体显示，则违背了这一原理；同样的道理，如果一张关于大阪市流浪猫数量　

的图表却辅以一张人与活蹦乱跳的狗玩耍的背景图片，也是不妥的。　另外要提醒的是，人们　

期待你的演讲有变化，例如突然插进一段笑话、一个故事，幻灯片上的视觉变化或加入一段动　

画，等等。当然这些东西必须是有意义的，否则　就变成了干扰，反而破坏了效果。同时，听　

众在一个演讲中只能记住有限的信息量（见　认知负载理论），所以一定要仔细筛选，千万不　

要试图不断地向人们灌输信息，那只是做无用功。　　



背景，突出性和协调性　　



让我们使用突出性和相容性这两个原理，来单独检验幻灯片背景的问题。Kosslyn　认为，设计　

中最重要的元素同样也应该是最为出众的。你可以通过使用大号字体、加粗字体、颜色的选择、　

显著的位置以及其他的方法来使其醒目。　　



Kosslyn　同样认为，通常幻灯片的背景则不需要过于突显。也就是说，背景应该简单，其本身　

不需要过多的变化，以防止干扰前景的元素。Kosslyn　则　提醒背景图片是用来强调我们的信　

息而不是形成干扰的。他还告诉我们好的背景可以　“帮助你有效的衬托出信息，否则就会混淆