Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第138部分

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在文档编辑过程中，用户经常会使用复制和粘贴功能，有时复制次数过多后，需要查看或删除　

剪贴板的内容，如何操作呢？　　　

　　　执行―编辑‖菜单上的―Office　　剪贴板‖命令，在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有内　

容，用户可以选择单个删除或者全部清空。　　

4　、Word　　　中同一页面显示不同页码　　

我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起来装　

订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显示不　

同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。　　

假如某文件在整本书中的起始页码为101，按照下面步骤可以完成：　　　

第一步、设置页眉。在页眉中输入―第页共页‖，将光标移动―第‖后面，选择菜单―插入　　



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→域（F）‖，从域名中选择Page　，或者在―第‖后面输入Page　，然后用鼠标选择Page并按Ctrl＋F9　。　

用同样的方法在―共‖后面插入域Numpages　，这就完成了―第×页共×页‖　的设置。　　

第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page　，然后在Page前面输入―=100＋‖，最　

后用鼠标将刚输入的―=100＋‖和插入的域一起选中并按Ctrl＋F9，通过打印预览就可以查看效果　

了。　　

5、在Word　中通过传真发送文档　　

Word　除了文字处理以外，还有一种强大的功能——直接发送传真稿。　　　

在Word　中内置了对电子邮件的支持，可以自动联接传真卡发送传真。为计算机安装上一块传　

真卡并在Windows　中将它设置好后，再进入Word　中，用户会发现，在Word　的―文件‖菜单中的―发　

送．．．‖菜单下添加了几条选项―　邮件收件人‖、―传送收件人‖和―传真收件人‖，这也就说明　

用户可以直接在Word　中使用传真卡发送用户的稿件了。下面介绍具体应用：　　　

当我们用Word编辑好一篇稿件并排好版（记住在起始位置写上自己的通讯地址和姓名），选　

择―发送‖菜单的―传真收件人‖　；WORD将自动启动传真向导‘，传真向导‘可以帮助用户制作　

传真封面和发送传真，　　　

　　　单击下一步‘按钮，选择需发送的文档；单击下一步‘按钮，选择发送传真所用的软件；　

单击下一步‘按钮，选择传真收件人，可在―通讯簿‖　中选择或直接在―姓名‖、―传真号码‖栏中　

填写相应内容；单击下一步‘按钮，选择传真封面的风格，有专业型‘、现代型‘和典雅型‘三　

种，可视具体情况设置；按下下一步‘按钮，填写传真发送人的信息；按下下一步‘按钮，再　

单击完成‘按钮即可。　　

6、如何执行―全部保存‖　　　

当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。　　　

按住―Shift‖键，然后在打开―文件‖菜单，就会发现菜单上多了一个―全部保存‖命令，执行即可　

完成全部保存的操作了。　　

另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了―全部关闭‖　的命令，配合―全部保存‖命令，　

Word操作会更加容易和快捷。　　



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7、让Word与WPS―资源共享‖　　　

目前最为流行的字处理软件是Word和WPS　2000　了，但是，如果用户用这两个软件写的文章拿　

到别人的机器上使用时，却发现别人的机器上没有相应的软件，无法打开文件怎么办呢？下面　

一个小技巧就可以解决这个问题，让这两个字处理软件实现―资源共享‖　。　　　

1。在WPS　2000　中打开Word文档　　　

找到WPS　　2000　的安装盘，并在相应的文件夹下找到一个word2wps。exe　的文件，它是一个自解　

压文件，直接双击打开它，出现安装界面，点下―Yes‖按钮即可，安装完成后，重新启动用户　

的计算机。下次使用WPS　2000时，选择打开文件的类型为―DOC文件‖，就可以打开Word文件　

了，不管它是Word97格式的还是WORD格式的。　　　

2。在Word　中打开WPS　2000文档　　　

找到Office2000　的安装盘，并在相应的文件夹下找到一个wps2word。exe　的文件，它也是一个自　

解压文件，直接双击打开它，也出现如图2所示的窗口，点下―OK‖按钮，该程序会自动地判断　

出用户有没有安装过转换器，如果安装过了，它会让用户选择卸载和重装，如果没有安装过，　

就会自动地为用户安装好。同样，安装成功后，需要重新启动用户的计算机，打开Word后，　

在―打开‖对话框中的―文件类型‖框中选择―所有文件‖列表项，选择需要编辑的WPS文件，单击　

―打开‖，系统将给出一个―转换文件‖对话框，在―文件类型‖选择框中选择―WPS‖选项就可以直　

接打开WPS　97/2000文件了。　　　

说明：通过上述技巧，在WPS　　2000　中打开Word文件和在Word　中打开WPS　　2000文件，基本上　

能保持原有的一些排版格式，但最好还是使用原软件打开相应的文件进行编辑，另外，在这两　

个软件中都支持口令保护功能，加了口令保护后的文件无法被读出；如果用户只是为了将用户　

的文件放到别人的机器上打印的话，用户可以通过打印到文件功能来实现。　　

8、怎样取得与真实打印完全一致显示效果　　

当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时，很希望屏幕上显示的大小与打印结果完　

全相同，以便进行精确的套打操作。但能够―所见即所得‖　的Word显示的结果与打印出来的结　

果虽然格式上能够做到看到什么得到什么，但由于各人所用的显示器的尺寸不同，而且相同尺　

寸的显示器其可视面积也有所不同，因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一致。如果　

能够给Word添加一个1：1全真显示的工具按钮就好了！这样即使我们不需要进行精确的套打，　

也可以在文稿完成后按一下这个按钮，看看最终输出的字体大小设置是否合适，我们可以用一　

个宏命令来解决这个问题。　　



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1。取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。　　

由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同，因此在此无法给出一个固定的数据。　

请先将显示器的画幅调整妥当，以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张A4　

纸，用尺子量下纸张的宽度，要求精确到毫米，因为标称为某种开本的纸张，其实际大小并不　

一定与标称值相同。然后，新建一个空白文档，单击―视图‖工具栏，选择―页面‖，再单击―文　

件‖菜单栏，选择―页面设置‖　，在―页面设置‖对话框中将打印设置中的―纸型‖设置为与准备的　

纸张相同的纸型，如在此为A4　，再将―纸型‖选项卡中的纸张宽度设置为与刚才量好的值完全　

一致，确定后返回编辑界面。现在我们就以这张纸为依据，确定屏幕显示比例。在工具栏的―显　

示比例‖输入框中反复手工调整显示比例的大小，注意系统本身只提供若干种固定的显示比例，　

其实我们完全可以直接输入任意一个整数，比如14英寸显示器在设置为78％后，屏幕上的页面　

大小与真实纸张完全一致，这个―78‖就是我们下一步需要的数据。　　　

2。编写一个宏命令　　

单级―工具‖菜单栏，选择―宏‖，再单级―宏‖命令，或者直接利用组合键―Alt‖＋―F8‖打开―宏‖对　

话框，在―宏名‖编辑框中输入一个宏名如―真实显示‖，然后单击―创建‖命令，打开Visual　Basic　

编辑器在代码编辑窗口输入下列代码：　　　

Public　Sub真实显示（　）　　　

ActiveWindow。ActivePane。View。　　　　

Zoom。Percentage=78　　　　

End　Sub　　　　

　（注意：代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字）　　　

3。创建工具栏按钮　　

单击―工具‖菜单栏，选择―　自定义‖命令，或者利用组合键Alt＋V＋T＋C　，调出工具栏―　自定义‖对　

话框，选择―命令‖　中的―宏‖，右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到刚才编辑的那　

个―真实显示‖　的宏，将它拖入Word主界面的工具栏中的任意位置，这时工具栏中会出现一个　

与宏名对应的按钮，单击―关闭‖按钮退出设置。　　

现在，我们的Word就能够实现真正的所见即所得了！　　　

9、妙用Word　的―插入文件‖功能　　

将若干Word文档（*。doc）、Web页和Web档案（*。html，*。htm）、Rtf文档（*。rtf）、Word模　　



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板（*。dot）　或文本文件（*。txt）　合并成一个文件。步骤：打开第一个要合并的文档，然后―　插　

入‖—》―文件‖，选择要插入的文档，可以一次选中多个文档（注意插入后的顺序和选中的顺序　

相反），单击―插入‖按钮即可。　　

10、在Word　中直接批量转换文档　　



手头上有许多　Word　生成的　DOC　文件，想都转化成　TXT　文件去投稿，而苦于往返于―打开/另　



存为‖之间。其实，在　Word　中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击―文件‖→―建立新文　



件‖命令，打开―新建‖文件对话框（注意不能单击快捷栏上的―新建‖　图标或直接按―Ctrl＋N‖快捷　



键，这样　Word　会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开―新建‖文件对话框），点击―其　



它文档‖标签，并双击其中的―转换向导‖项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自　



动启动　Office2000　或　XP　的安装程序，并会提示你插入　Office2000　光盘），再顺着向导一步一　



步操作。利用该向导既可以将　WORD/XP　中所有支持的文件格式批量转换成WORD/XP　格式，　



也可以将　WORD/XP　格式批量转换至　WORD/XP　中所有支持的文件格式，包括RTF　文件、　



WEB　页文件、WPS　文件、Lotus　1…2…3、Microsoft　工作表、Outlook　工作薄等，相信这个强大　



的功能会给你带来很大的方便。　　



　　



　　

　　

　　

　　

　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　PPT　技巧终极大全　　



　　　　讲演是沟通，好像是在聊天一样，所以语速不要太快，说话的时候，眼睛不要只看屏幕　

和电脑，要和主要听众有眼光上的交流。通过这种反馈，你可以控制节奏，决定哪些内容可　

以多停留一些，哪些可以直接跳过。　　



　【1】　　　　　　　　谁来听？……确定受众　　

　【2】　　　　　　　　谁来讲？……讲话的人，也很重要　　

　【3】　　　　　　　　讲什么？……确立目标，设计内容　　

　【4】　　　　　　　　怎么讲？……细节决定成败　　

　【5】　　　　　　　　在排练中发现问题。………认真对待每一件事　　



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　【6】　　　　　　任何时候都要关注结果。………结果最重要　　

　【7】　　　　　　PT　只是信息时代的一种时髦工具。如何应用它，完全取决于我们自己。　　



　　　　　　无论我们怎么用它，它都只是我们自身的一种投射，它反映出我们的思维习惯，我们　

的工作态度、专业品质，我们团队合作的意识，我们理解产品的角度、我们不懈努力的生活　

勇气　　



　　　　默认情况下　PPT　加了背景音乐只是在插入的单页有效，下一页就没有了，如果每页都这　

么加一下，那么每页出来的音乐都是从头开始放。但是很多时候我们希望　PPT　演示过程中持　

续播放一首背景音乐，翻下一页的时候不影响音乐的播放。　　



PPT　全程背景音乐设置办法如下　（以　PowerPoint　2007　为例）：　　



1。　　　　　　　　打开　“插入”…》“声音”…》“文件中的声音”，插入准备好的声音文件（MP3　或　

　　　WAV　等等，假设现在插入了　“今天你要嫁给我。mp3”）；　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



2。这时系统会弹出对话框，询问　“您希望在幻灯片播放时如何开始播放声音”，单击　“自动”　

以便显示幻灯片时播放声音，此时幻灯片上有一个　“喇叭”图标出现；　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



2。　　　　　　　　单击选中　“喇叭”图标，选择　“动画”…》“自定义动画”；　　

3。　　　　　　　　单击窗口右侧　“自定义动画”对话框中　“今天你要嫁给我。mp3”右侧下拉箭头，　

　　　选中　“从上一项开始”，再单击　“效果选项”；　　　



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4。　　　　　　　　　在　“效果选项”设置页面，　“停止播放”的默认选项是　　＇单击时＇　，根据你的需　

　　　要，想让背景音乐在　“X”张幻灯片内存在，就在　“停止播放”选项中选择　“在　X　张幻灯　

　　　片后”，其中　X　代表你想要背景音乐持续存在的幻灯片数量。　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



如果想添加全程背景音乐，只需在第一张幻灯片上插入音乐文件，将　“停止播放”选项后的　

　“X”　改成幻灯片的总数即可。　　



同理，也可以在幻灯片的不同阶段插入不同的背景音乐，比如第　1　到　10　张用背景音乐　“爱你　

一万年。mp3”，第　11　张到最后用背景音乐　“月亮代表我的心。mp3”等　　



■在　PPT　演示文稿内复制幻灯片　　

要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的　“大纲”或　“幻灯片”选项中，选择要复制的