Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第136部分

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取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页号显示　

为第　1　页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选　

中页号，再点击“设置页码格式”按钮。把起始页号设置成　0，然后点击“确定”。这样，文　

档第二页的页号就变成了　1。　　

　　



5、打印或预览多页的表格中每一页都看到标题　　



　　　遇到　WORD　　中超过一页的表格，可能会这样处理：把标题复制到每一页的开始部分，以　

确保每一页的表格都有标题。但是如果你对文章内容进行增加或删除，都会造成重新分页，你　

先前复制标题可能会跑到页的其它位置。　　

　　　你可以这样做：选中表格的主题行，在“表格”菜单中选择“标题行重复”选项。当你预　

览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了。前提是表格必须是自动分页的。　　

　　



6、双面打印　Word　文档　　



　　　在使用　Word　编辑打印文字资料时，常常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的反正面上，　

其中一侧的宽度要比另一侧宽一些做为装订线。下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打　

印来介绍具体的设置过程。　　

1）　　　页面设置。一篇文字资料输入完毕后，通过选择　Word　选单中文件选单下的页面设置选项，　

　　　设置纸张大小，如这里选择的是　b5　　纸，在字符数/行数页框中，选择每一页打印的行数和　

　　　每行要打印的字数。在页边距页框中的设置决定着能否进行双面打印，在这里主要对页边　

　　　距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，在这里笔者设置该页面的内侧、外侧　

　　　值都为　20　毫米，同时设置装订线的值为　10　毫米，选择对称页边距，这样双面打印的页面　

　　　设置完毕，设置结果如图　1　所示。　　

2）　　　打印设置。进入打印设置窗口中，选择双面打印，由于激光打印机出纸的顺序不同。这时　

　　　要进行的设置也有所不同，如使用打印机的上出纸，要进入选项设置，即用鼠标点击选项　

　　　按钮，在双面打印选项中，将打印顺序　2　选中，即窗口上显示顺序为　6、4　、2　。使用下出　

　　　纸，不用这步设置。全部设置完毕即可进行双面打印了　　



7、WORD　打印到文件的应用　　



　　　WORD　　文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点　

一下使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用　　户选择　WORD　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　打印文　

件的保存位置，再确定，WORD　的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是　　。prn。　　

　　　那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？　　



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7。1　为什么要使用　WORD　打印文件？　　



1）　　　普通　WORD　文件的打印必须要相应版本的　WORD　　的支持，而打印文件不须要　WORD　　的　

　　　支持，甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为　WORD　　　　　　　　　　　　　　　　文件的异地打印提供了便利。你　

　　　只要知道异地打印机的型号，就可以将保存的打印文件传递过去打印，而不必担心是否有　

　　　相应的操作系统，是否有　WORD　　以及是什么版本。　　

2）　　　在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损失了　

　　　全部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打　

　　　印控制、文字、图片等全部相关信息。　　

3）　　prn　　文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。　　



7。2　生成打印文件　　



　　　打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上，在　

弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可（如图）　。　　



7。3　打印文件的使用　　



　　　使用打印文件需要先转换到　MSDOS　方式下，然后用　COPY　命令将打印文件发送到打印　

机，命令格式如下：　　

　　　copy　　文件名　　prn　　／b　　

　　　命令共四个部分，其中　prn　　指将输出设备指定为打印机；　　

　　　　／b　　指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印。　　



7。4　需要注意的几个问题　　



　　　WORD　打印文件生成以后，就不能再用　WORD　等编辑工具打开和编辑了，只能直接发送　

到打印机。　　

1）　　　打印时，打印机必须先打开，并连机。　　

2）　　　生成　WORD　打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件，打印机的选择可在打印　

　　　参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机，生成的打印文件是不同的，　

　　　如果选用其它打印机；可能打印不出正确的文字格式及图片。　　

3）　　　打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。　　

　　　　　



8、怎样取得与真实打印完全一致显示效果　　



　　　当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时，很希望屏幕上显示的大小与打印结　

果完全相同，以便进行精确的套打操作。但能够“所见即所得”的　Word　显示的结果与打印出　

来的结果虽然格式上能够做到看到什么得到什么，但由于各人所用的显示器的尺寸不同，而且　

相同尺寸的显示器其可视面积也有所不同，因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一　

致。如果能够给　Word　添加一个　1：1　全真显示的工具按钮就好了！这样即使我们不需要进行精　



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确的套打，也可以在文稿完成后按一下这个按钮，看看最终输出的字体大小设置是否合适，我　

们可以用一个宏命令来解决这个问题。　　



8。1　取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。　　



　　　由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同，因此在此无法给出一个固定的数　

据。请先将显示器的画幅调整妥当，以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张　

A4　纸，用尺子量下纸张的宽度，要求精确到毫米，因为标称为某种开本的纸张，其实际大小　

并不一定与标称值相同。然后，新建一个空白文档，单击“视图”工具栏，选择“页面”，再　

单击“文件”菜单栏，选择“页面设置”，在“页面设置”对话框中将打印设置中的“纸型”　

设置为与准备的纸张相同的纸型，如在此为　A4　，再将“纸型”选项卡中的纸张宽度设置为与　

刚才量好的值完全一致，确定后返回编辑界面。现在我们就以这张纸为依据，确定屏幕显示比　

例。在工具栏的“显示比例”输入框中反复手工调整显示比例的大小，注意系统本身只提供若　

干种固定的显示比例，其实我们完全可以直接输入任意一个整数，比如　14　英寸显示器在设置　

为　78％后，屏幕上的页面大小与真实纸张完全一致，这个“78　”就是我们下一步需要的数据。　　



8。2　编写一个宏命令　　



　　　单级“工具”菜单栏，选择“宏”，再单级“宏”命令，或者直接利用组合键“Alt　”＋　“F8　”　

打开“宏”对话框，在“宏名”编辑框中输入一个宏名如“真实显示”，然后单击“创建”命　

令，打开　Visual　Basic　编辑器在代码编辑窗口输入下列代码：　　

Public　Sub　真实显示（　　　）　　

ActiveWindow。ActivePane。View。　　

Zoom。Percentage=78　　

End　Sub　　

　　　　（注意：代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字）　　



8。3　创建工具栏按钮　　



　　　单击“工具”菜单栏，选择“自定义”命令，或者利用组合键　Alt＋V＋T＋C　，调出工具栏“自　

定义”对话框，选择“命令”中的“宏”，右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到　

刚才编辑的那个“真实显示”的宏，将它拖入　Word　主界面的工具栏中的任意位置，这时工具　

栏中会出现一个与宏名对应的按钮，单击“关闭”按钮退出设置。　　

　　　现在，我们的　Word　就能够实现真正的所见即所得了！　　

　　



9、如何在文档的打印预览时编辑文本？　　



1）　　在打印预览中显示要编辑的页面；　　

2）　　用鼠标左键单击要编辑的位置；　　

3）　　在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮，然后进行编辑。　　



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10、快速打印多个文档　　



　　　　在　WORD　中可同时打印多个文档，其方法为：　　

1）　　单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框；　　

2）　　选中要打印的多个文档，用　Shift　可选择顺序相连文档，用　Ctrl　键可选择不相连的多个文　

　　　　档；　　

3）　　选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。　　

　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　M、环境配置　　



1、自定义“打开文档”的位置　　



说明：适用于　Office2007　。但位置略有变化，见下图。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　当您使用WORD　来打开文档文件时，您会发现系统程序会自动弹出一个文件选择对话框，　

让您来选择需要打开的文件，但是　WORD　的默认打开文档目录为C　盘，而许多用户认为存放　

在　C　盘下面的文件没有保存在其他硬盘来得安全。如果您真的要想让　WORD　的默认打开文档　

目录为其他硬盘的话，您可以按照下面的自定义设置进行操作：　　

1）　　在　WORD　的操作界面中，用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/　　“选项”/　　“文件位置”命　

　　　　令；　　

2）　　在随后弹出的设置对话框中，选择“文档”；　　



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3）　　接着再用鼠标单击“更改”按钮，并在更改位置对话框中的“查找范围”设置栏处选中其　

　　　他硬盘分区符号，例如选择“E　：”；　　

4）　　选择好目标后，再单击对话框中的“确定”按钮来使设置生效。　　

　　



2、改变文档的缺省目录　　



说明：适用于　Office2007　。选项及位置与上相同。　　

　　　所有　Office　文档的缺省目录是　C　盘下的　My　Documents　文件夹，根据工作需要，我们可以　

轻松地改变它。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一　

列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更　

改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。　　



3、方便地访问您经常使用的文档　　



　　　工作菜单是一个鲜为人知的重要　Word　特性。您可以使用工具菜单来保存常用　Word　文件　

的方便访问列表。　　

　　　要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中：　　　　

　　　在“工具”菜单中，点击“自定义”，然后点击“命令”选项卡。　　　　

　　　在“类别”方框中，点击“内置菜单”。　　　　

　　　点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中。　　　　

　　　有了适当位置的工作菜单，您就可以将任意打开的　Word　文档添加到您的列表中。下面是　

所用的选项：　　　　

　　　要将当前的文档添加到工作菜单中，请在“工作”菜单中，点击“添加到‘工作’菜单”。　　　　

　　　要打开工作菜单中文档，请在“工作”菜单中，点击您希望打开的文档。　　　　

　　　要从工作菜单中删除一个文档：　　　　

　　　按　CTRL＋ALT＋　－　　（破折号键）　。您的指针将变成大的粗体下划线。　　　　

　　　在“工作”菜单中，点击您希望删除的文档。　　



4、解决打开　Word　文档无响应　　



　　　如果在你进行打开　Word　文档的操作时，Word　没有响应，可能的原因和对策如下。　　



4。1　文件名太长　　



　　　虽然　Word　文档可以使用最长为　255　个字符的长文件名，但实际上如果　Word　文档的文件　

名加上其完整路径的字符数超过了　223　个字符，则　Word　就已经不能对其进行打开操作了。这　

时，请缩短文件名，或将文件移动到靠近文件夹层次结构顶部的另一文件夹中，然后再重新尝　

试打开该文件。　　



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4。2　磁盘可能已满　　



　　　因为　Word　　每打开一个文档，都要同时生成一个以“~＋原文件名”为名称的临时文件，　

并保存在与原文件相同的磁盘文件夹中，如果原文档所在磁盘空间已满，则无法存放该临时文　

件，从而引起　Word　没有响应的故障。此时，请尝试将文件移动到其他驱动器上，以获取更多　

的可用空间。　　



4。3　文档可能已经损坏　　



　　　如果　Word　文档已经损坏，则在试图打开时　Word　会没有反应。这时，你可以使用　Word　提　

供的专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。要恢复受损　Word　文档中的文字，请按　

下述步骤操作：　　

1）　　　单击“工具”→“选项”→“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框，“确定”。　　

2）　　　单击常用工具栏中的“打开”，在“文件类型”下拉列表框中，选择“从任意文件中恢复文　

　　　本”选项。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”选项，则需要安　

　　　装相应的文件转换器。　　

3）　　　像通常一样打开　Word　文档。　　

　　　在你使用文件转换器成功打开损坏文档后，可将它保存为　Word　格式或其他格式（例如文　

本格式或　HTML　格式），文档中的段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普　

通文字，但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。