Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第132部分

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份。如果所选索引格式包含用于字母组的标题，则符号将归为一组，置于数字标志#标题之下。　

既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其他标题来替换它。　　



1。4　如何更新索引、目录　　



　　　一般情况下，要在输入全部文档内容之后再进行索引工作，如果此后又进行了内容的修改，　

原索引就不准确了，这就需要更新索引，其方法是，在要更新的索引中单击鼠标，然后按　F9　

键。在更新整个索引后，将会丢失更新前完成的索引或添加的格式。　　

　　　如何处理索引的页码和文档中的页码不相符，如果出现这种情况。可单击索引后再按　F9　

键，即可对其进行更新。　　

　　　如果进行了索引之后，文档中显示　XE　或　TA　域等隐藏文字，请单击“显示/　隐藏”按钮可　

将隐藏，然后更新索引。如果文档包含以隐藏文字格式出现的分节符或分页符，则请删除隐藏　

文字格式，然后更新索引，这样页面显示就清晰美观了　　　　

　　



2、自动恢复　　　　



2。1　启用“自动恢复”功能　　



　　　要在发生故障时让　Word　　自动恢复正在编辑的文档，必须先期启用Word　的自动恢复功能，　

步骤如下：　　

1）　　单击“工具”菜单中的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框。　　

2）　　单击“保存”选项卡，选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，输入时间间　

　　　隔，以确定Word　保存文档的频繁程度。　　

3）　　依多数用户之经验，自动保存时间间隔以　5～15　分钟为宜。实际上，在默认情况下　Word　

　　　已自动启用了自动恢复功能，并以　10　分钟为自动保存时间间隔。　　

　　　如果你同时选中了“允许后台保存”复选框，则　Word　将用后台方式自动保存文档，以便　

在保存文档的同时，你能够继续进行编辑工作。　　



2。2　　自动恢复“自动保存”文档　　



　　　在断电或类似问题发生之后，要自动恢复“自动保存”的文档，步骤如下：　　

　　　重新启动　Word　，则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击“文　

件”菜单中的“另存为”命令，系统弹出“另存为”对话框。在“文件名”框中，键入或选定　

原有文档的文件名，单击＇保存＇按钮。如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档时，请单　

击＇是＇按钮，否则请单击＇否＇按钮，重新命名文档。注意，在退出　Word　　　　　　　　　　　　　　　　时，所有未保存的自　

动恢复文件都将自动被删除。　　



2。3　手动打开自动恢复文件　　



　　　如果在你重新启动　Word　2000　后，自动恢复文件没有自动打开，则你可以手动将其打开，　



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步骤如下：　　

1）　　单击常用工具栏中的“打开”按钮，系统弹出“打开”对话框。　　

2）　　找到包含恢复文件的文件夹，默认情况下，Word　　　2000　　　　　　　　　　　　　把自动恢复文件保存在　

　　　　“C：WindowsApplication　　DataMicrosoftWord　”文件夹中。如果你使用的是Windows　　NT　　

　　　4。0　或其后续版本的操作系统，或者你的电脑上有不止一个活动用户配置文件，则自动恢　

　　　复文件将保存在“C：WindowsProfiles用户名Application　DataMicrosoftWord　”文件夹中。　

　　　在“文件类型”下拉列表框中，单击“所有文件”。每个自动恢复文件都命名为“‘自动恢　

　　　复’保存”，并以。wbk　作为其扩展名（在未出故障前，自动恢复文件以。asd　为扩展名）　。单击　

　　　需要的自动恢复文件，单击“打开”按钮。　　

3）　　单击常用工具栏中的“保存”按钮，系统弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中键入　

　　　或选中已经存在的文件名，单击“保存”按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时，　

　　　请单击＇是＇按钮，否则请单击＇否＇按钮，重新命名文档。　　



2。4　无法找到恢复文件原因　　



　　　虽然你已启用了　Word　2000　的自动恢复功能，但你却没有能够找到恢复文件，则可能的原　

因如下：　　

1）　　电脑尚未自动保存恢复文件。　　

2）　　在未进行保存的情况下关闭了恢复文件。　　

3）　　可能删除了恢复文件，恢复文件的扩展名为。wbk。　　

4）　　文档可能是主控文档，Word　　　　　能为单独的子文档创建恢复文件，但无法为主控文档创建恢　

　　　复文件。　　

5）　　正在使用“Visual　　Basic　编辑器（VBE）　”修改宏。“自动恢复”功能只为在当前时段所修改　

　　　的文档创建恢复文件。如果在Word　　中打开文档后，只在VBE　　中进行了修改，那么Word　

　　　将不会认为该文档发生了更改。　　　　



3、大文档管理、主控文档　　



3。1　试图保存文档时，得到了文件太大的信息　　



　　　有两种方法可以解决此问题：　　

1）　　如果某个文档太大而无法保存，您可将它划分为几个小部分。剪切部分文档并粘贴到一个　

　　　新文档中，然后分别保存每一部分。　　

2）　　将文档转换为主控文档，然后作为单独的子文档保存其组件。　　

　　　主控文档是一套独立的文件或称子文档的“容器”。您可用主控文档建立和管理一个由几　

部分组成的文档（如，同一本书包括几个章节）　。例如：可将多个文档当作一个整体，为其进行　

查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录。　　



3。2　新建主控文档　　



1）　　　单击“新建”按钮。　　

2）　　　切换到主控文档视图。　　



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3）　　　创建主控文档的大纲　　

操作方法为：在主控文档视图中，键入文档和各子文档的标题。确保在键入每个标题后按　Enter　

键。给每个标题标题样式（例如，给标题用“标题　1”，给每个子文档用“标题2　”）　。方法是，　

拖标题的“—”或“＋　”分级显示符号。如果要降级某个标题到较低的级别，请将分级显示符　

号向右拖动；如果要升级某个标题到较高的级别，请将分级显示符号向左拖动。　　

4）　　　选定要划分到子文档中的标题和文本。　　

5）　　　单击“主控文档”工具栏上的“创建子文档”按钮。　　

6）　　　单击“文件”菜单中的“另存为”命令，可保存新的主控文档和其子文档。　　

7）　　　输入主控文档的文件名和位置，然后单击“保存”命令。同时　Word　　会根据子文档的标题　

　　　中的第一个字符给每个子文档指定文件名。　　

　　　注：如果“创建子文档”按钮无法使用，需要首先单击“展开子文档”按钮将已有文档转　

换为主控文档。　　

　　　打开已有文档，然后重复上面的　2）～7）步。　　



3。3　在主控文档中插入一个已有的　Word　文档。　　



1）　　　在主控文档视图中显示主控文档。　　

2）　　　展开子文档。　　

3）　　　单击已有文档的插入点。同时确保单击的位置在已有的子文档之间。　　

4）　　　单击“主控文档”工具栏上的“插入子文档”。　　

5）　　　在“文件名”框中，输入要添加的文件名称，然后单击“打开”按钮。　　



4、宏的使用　　



4。1　宏的录制　　



　　　宏的录制过程非常简单。在我们决定录制宏之前，首先要确定将要录制宏的名称，比如我　

们要录制一个宏的名字为“通讯地址”，然后开始录制宏。过程如下：　　　　　　

　　　启动　Word　并选择菜单行的工具栏，点击“宏”菜单项；点击“录制新宏”；出现宏的录制　

画面，见图　1。填写宏的名称“通讯地址”后点击＇确定＇开始录制宏。此后，可以输入地址内　

容，然后停止录制。在录制宏的画面中，有两个命令按钮和一个图标。一个命令按钮是“结束　

宏的录制”；另一个命令按钮是“暂停宏的录制”。一个图标是“宏正在录制的标志”。图　2　是　

宏录制时的画面。　　



4。2　宏的维护　　



　　　录制宏之后，如果某一宏的内容需要修改，或者某一个不需要的宏被删除时，请按如下步　

骤操作：　　

　　　打开菜单的“工具”栏，点击“宏”选项，再点击“宏”项就打开了宏管理的对话框。我　

们可以用＇编辑＇按钮进行宏内容的编辑，使用＇删除＇按钮删除将要被删除的宏。　　



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4。3　宏的使用　　



1）　　利用菜单使用宏。利用菜单使用宏的过程非常简单（但不是很方便）。其过程同宏的维护　

　　　过程，打开宏维护的对话框，选择宏的名字，点击＇运行＇即可。　　

2）　　创建与使用快捷图标。快捷图标使用简单，而且快速，我们只需要点击宏的快捷图标即可　

　　　执行宏。建立宏快捷图标的过程如下：　　

1）　　打开菜单“工具”栏，点击“自定义”选项。　　

2）　　在自定义对话框的左边下拉列表中寻找并点击“宏”选项，见图　4　。　　

3）　　把对话框右边的宏使用鼠标拖到　Word　的快捷图标栏上，即可完成宏快捷图标的创建。　　

3）　　宏快捷图标的更改。在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷　

　　　图标上单击鼠标右键，弹出下拉菜单后点击“更改按钮图标”项，出现系统提供的多个按　

　　　钮图标供选择。　　

4）　　宏快捷图标的删除。在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷　

　　　图标上单击鼠标右键，弹出下拉菜单后点击“删除”项，即可把不需要的宏快捷图标删除　

　　　掉。　　



5、Word　宏病毒清除技术　　



　　　2　月　13　日，本是国家政府机关和大型企事业单位春节后刚刚上班的日子。谁都没有料到会　

有一种计算机病毒向他们袭来，这就是“台湾　1　号”宏病毒，因为这天是　13　日，该病毒于96　

年　12　月　13　日首次在大陆被发现。　　　　

　　　受宏病毒感染的用户有个共同特点就是他们是大量使用　Word　文档处理器的国家机关。如　

果说　Concept　病毒引出了　word　宏病毒的概念，“台湾　1　号”便引来了　Word　宏病毒的发作，引　

来了人们对　Word　宏病毒的重视。　　　　



5。1Word　宏病毒揭密　　　　



　　　MicrosoftWord　中对宏定义为：“宏就是能组织到一起作为一独立的命令使用的一系列Word　

命令，它能使日常工作变得更容易。”　　　　

　　　Word　使用宏语言　WordBasic　将宏作为一系列指令来编写。　　　　

　　　要想搞清楚宏病毒的来龙去脉，必须了解　Word　宏的知识及　WordBasic　编程技术。（关于这　

点请参阅《MicrosoftWord　开发工具》一书）　　　　

　　　Word　宏病毒是一些制作病毒的专业人员利用　MICROSOFTWord　　的开放性即　Word　　中提供　

的WordBASIC　编程接口，专门制作的一个或多个具有病毒特点的宏的集合，这种病毒宏的集　

合影响到计算机使用，并能通过　DOC　文档及　DOT　模板进行自我复制及传播。　　　　

　　　★宏病毒的特点　　　　

（一）　传播极快　　　　

　　　Word　宏病毒通过　DOC　文档及　DOT　模板进行自我复制及传播，而计算机文档是交流最广　

的文件类型。多年来，人们大多重视保护自己计算机的引导部分和可执行文件不被病毒感染，　

而对外来的文档文件基本是直接浏览使用，这给　Word　　　　　　　　　　　　　　　宏病毒传播带来很多便利。特别是　

Internet　网络的普及，E…mail　的大量应用更为Word　宏病毒传播铺平道路。　　　　

（二）　制作、变种方便　　　　

　　　Word　使用宏语言　WordBasic　来编写宏指令。宏病毒同样用　WordBasic　来编写。　　　　



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　　　　目前，世界上的宏病毒原型已有几十种，其变种与日骤增，追究其原因还是Word　　的开放　

性所致。现在的　Word　病毒都是用　WordBasic　语言所写成，大部分　Word　病毒宏并没有使用　Word　

提供的　Execute—Only　处理函数处理，它们仍处于可打开阅读修改状态。　　　　

　　　所有用户在　Word　工具的宏菜单中很方便就可以看到这种宏病毒的全部面目。当然会有“不　

法之徒”利用掌握的　Basic　语句把其中病毒激活条件和破坏条件加以改变，立即就生产出了一　

种新的宏病毒，甚至比原病毒的危害更加严重。　　　　

（三）　破坏可能性极大　　

　　　鉴于宏病毒用　WordBasic　语言编写，WordBasic　语言提供了许多系统级底层调用，如直接　

使用　DOS　系统命令，调用　WindowsAPI　，调用DDE　、DLL　等。这些操作均可能对系统直接构　

成威胁，而　Word　在指令安全性完整性上检测能力很弱，破坏系统的指令很容易被执行。宏病　

毒　Nuclear　就是破坏操作系统的典型一例。　　　　

　　　★宏病毒的兼容性　　　　

　　　Word　模板（TEMPLATE　）是开发Word　应用程序的唯一方法。病毒宏也不例外。　　　　

　　　模板的不兼容使英文　Word　　中的病毒模板在同一版本中文　Word　　中打不开而自动失效，反　

之亦然，同时高版本的　Word7。0　的文档在低版本的Word6。0　下是打不开的，这就是为什么宏病　

毒在中国大陆发现较少的原因。然而，中文　Word7。0　　可以打开英文　Word6。0　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中的宏。所以在　

Word7。0　大量普及后，必然会使许多在英文　Word　中制作的宏病毒泛滥。“台湾　1　号”是在台湾　

中文Word　下做的，其模板与大陆中文　Word　兼容，在大陆中传播很快。　　　　

　　　★宏病毒的共性：　　　　

1）　　宏病毒会感染　DOC　文档文件和　DOT　模板文件。　　　　

2）　　被它感染的　DOC　文档属性必然会被改为模板而不是文档，而用户在另存文档时，就无法　

　　　将该文档转换为任何其它方式，而只能用模板方式存盘。这一点在多种文本编辑器需转换　

　　　文档时是绝对不允许的。　　　　

3）　　病毒宏的传染通常是　Word　在打开一个带宏病毒的文档或模板时，激活了病毒宏，病毒宏　

　　　将自身复制至　Word　的通用（Normal　）模板中，以后在打开或关闭文件时病毒宏就会把病　

　　　毒复制到该文件中。　　　　

4）　　大多数宏病毒中含有　AutoOpen　，AutoClose　，AutoNew　和　AutoExit　等自动宏。只有这样，