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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第130部分
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钮后，再拖动弹出列表的标题条到窗口中，可使该菜单漂移。
7、另有妙用的 Ctrl＋Z
说明：适用于 Office2007 。
大家都知道，Ctrl ＋Z 的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取
消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗？Ctrl ＋Z 还有特殊的作用
先举一个例子，在没有改变 W o rd 缺省设置的情况下，在空行中输入：
“1、计算机的实际应用”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2 、”
字样。
这时如果按 BackSpace 键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编
号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。
这时，Ctrl ＋Z 就发挥作用了。我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一
下 Ctrl ＋Z ，一切都 OK 了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”
的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。
比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，
然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下 Ctrl ＋Z ，刚好取消了第二个操作，就像什
么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更
改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现 Ctrl ＋Z 的妙用。
8、在 Word 中直接批量转换文档
说明：不适用于 Office2007 。
手头上有许多 Word 生成的 DOC 文件，想都转化成 TXT 文件去投稿，而苦于往返于“打
开/另存为”之间。其实，在 Word 中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建
立新文件”命令，打开“新建”文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按
“Ctrl＋N ”快捷键，这样Word 会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件
对话框），点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（但如果你的机器中没有
安装此模板，系统会自动启动 Office2000 或XP 的安装程序，并会提示你插入Office2000 光盘），
再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将 WORD/XP 中所有支持的文件格式批量转换
成 WORD/XP 格式，也可以将 WORD/XP 格式批量转换至 WORD/XP 中所有支持的文件格式，
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包括 RTF 文件、WEB 页文件、WPS 文件、Lotus 1…2…3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等，
相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。
9、快速查看文档的内容和属性
说明：适用于 Office2007 。
快速查看的方法步骤为：
1） 单击“打开”按钮；
2） 在“查找范围”框中，单击包含要查看的文件的驱动器；
3） 双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所
需文件，则可以对其进行搜索；
4） 单击所需文件；
5） 要想在打开文件之前先预览文件内容，则单击“视图”下拉菜单中的“预览”命令。要查
看文件属性，如文件长度、创建日期或最后修改日期等，则单击“详细命令”按钮；要查
看文件属性，如主题或统计信息等，则单击“属性”命令。
10、“查找与替换”功能妙用。
说明：适用于 Office2007 。
10。1 快速替换特殊格式的字体
如：要将全文中的“电脑”一词改为粗体、红色、下划线。
操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“电脑”。在“替换为”中填入“电
脑”，并单击“高级”选项，打开“格式”菜单（注意要在激活“替换为”下拉窗口的条件下），
将字体设为粗体、红色、下划线。单击“全部替换”按钮即可。
10。2 通配符的妙用
如：要将全文书名号内的内容都设为黑体、绿色。因为书名号的内容不一定相同，所以要
使用通配符功能。
操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“《＊》”（注：“＊”可表示多个字
符，“？”可表示一个字符），在“替换为”中点击鼠标，使光标定位，但不填入任何内容，再
应用“高级”选项，将字体设为黑体、绿色，并在“使用通配符”前打钩。单击“全部替换”
按钮即可。
11、如何查看和清空剪贴板
说明：适用于 Office2007 。直接点击“开始” “剪贴板”即可查看。
在文档编辑过程中，用户经常会使用复制和粘贴功能，有时复制次数过多后，需要查看或
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删除剪贴板的内容，如何操作呢？
执行“编辑”菜单上的“Office 剪贴板”命令，在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有
内容，用户可以选择单个删除或者全部清空。
12、鼠标快捷操作 Word
说明：适用于 Office2007 。拆分窗口前需要新建窗口。通过“视图” “窗口” “新建窗口”
可以建立另一外编辑环境。对新建的窗口，拆分功能可用！原窗口拆分功能仍不可用。
如果你经常要录入较长的文档，常常会遇到需要对跨度较远的不同文字的编辑操作，翻来
覆去，实在辛苦。这时另外一个不为人注意的小东西就派上用场了，它就是位于窗口右边滚动
条上方、与带黑三角形的按钮相邻的一个很扁的折叠起来的滚动条。把鼠标放在上面，鼠标就
会变成一个如同十字架的上下箭头，在这种状态下双击左键，窗口就会上下一分为二，这样我
们就可以在不同的窗口中对同一文档的不同位置的内容分别进行操作（其作用就相当于“窗口”
中的“折分”） 。我们还可以按住该滚动条并往下拖，这样也可以把窗口分成两个，窗口的大
小可以用鼠标来调整。
12。1 快速保存
首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法为：单击“工具”菜单中“选项”命令，
在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保
存文档。然后，word 的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编
辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的
时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。
12。2 同时编辑长文档的多个部分
同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编
辑，这里有两种方法实现该功能。
1） 方法一：利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗
口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，
你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。
2） 方法二：用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”
菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一
个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆
分”“菜单项”。
12。3 同时保存或关闭多个文档
同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住
Shift 键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，
你只需单击其中之一即可。
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J 、文件操作
1、嵌入 truetype 字体
说明：适用于 Office2007 。
当文档中包含某些特殊字体（一般电脑上不安装的字体） ，如 office2000 所带的繁体字——
—mingliu ，为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档，可在文档中嵌入truetype
字体。方法是：将“工具→选项”的“保存”选项卡上的“嵌入 truetype 字体”复选框选中。
由于一个truetype 字体文件的长度，小则数兆，大则十多兆，所以嵌入 truetype 字体后，
文档长度一般将增至数十兆，给编辑、使用带来极大不便。如果再选中“只嵌入所用字符”复
选框，则文档的长度不会增大很多，但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容。
2、利用 Word 自动为文档编写摘要
说明：未知。
撰写学术论文时大多需要配置一个摘要，这通常是在论文撰写完毕之后由用户手工对源文
档进行分析、提炼后得出的，不过你若是一名 Word 用户，则不妨“偷偷懒”。Word 具有自动
为文档编写摘要的功能，它通过采用统计分析等方法从文档中找出论述的要点，然后再将这些
要点集中到一起即成为摘要。由于 Word 既可将摘要单独汇编成文，也可将它们放在源文档中
突出显示，其详略程度也可任意进行调整，可满足用户为文档编写摘要的任何要求，减轻用户
的工作量，因而深受广大用户的欢迎。为便于用户的使用，特将利用Word 自动为文档编写摘
要的方法介绍如下：
1） 启动 Word ，打开准备编写摘要的文档（ 以下操作均以中文 Word97 为例，其它各个版本的
操作基本类似，用户可参照使用） 。
2） 执行“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令，弹出对话框。
3） 在“摘要类型”框中选择合适的摘要种类。Word 总计提供了四种类型不同的摘要供用户
选择，它们分别是：
突出显示摘要——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后在源文档中对他们进行突
出显示，起到突出重点的作用。
在文档上方插入摘要或摘录文字——对文档进行分析并找出关键 句子之后，再将它们复
制到源文档的上方，而正文部分保持不变，可满足绝大多数用户编写摘要的要求。
将摘要置于新文件中—— 自动对文档进行分析并找出关键性句子，然后再将它们全部复制
到一篇新文档中，这样就可以生成一篇独立的摘要文档（本类摘要与“在文档上方插入摘
要或摘录文字”的区别在于前者将正文与摘要分割成两篇不同的文档，而后者将它们放在
同一文档的不同位置） 。
保留摘要，其它内容隐藏——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后仅显示这些关
键性的句子，而将文档中的其它部分隐藏起来，使用户希望了解一篇长文档的内容时，采
用本功能效果十分理想。
4） 在“相当于原长的百分比”框中键入所需摘要的详细程度（如 25 ％即表示生成的摘要相当
于源文档总长度 25 ％） 。
5） 单击“确定”之后系统即开始对文档进行分析，找出文档中的要点，并按用户的要求显示
出来。
6） 用户若对 Word 自动生成的摘要的状态不甚满意，希望对其加以适当修改，则只需利用“自
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动编写摘要”工具栏上相应的选项即可；如要调整摘要的详细程度，可拖动鼠标或单击“相
当于原长的百分比”框上的箭头；如果要在“只显示文档要点”和“在文档中突出显示要
点”之间进行切换，可单击“突出显示/ 只显示摘要”按钮。
7） 调整完毕后单击“自动编写摘要”工具栏上的“关闭”按钮，关闭“自动编写摘要”工具
栏。
8） 对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。
至此，一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前，节省了用户手工撰写摘要的时间，提
高了工作效率。由于 Word 自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程度进行分析
汇总后得出的，因此在结构性较好的文档（如报告、文章和专业论文） 中的效果较好，而在小说
之类的文档中的效果则要差一些，不过尽管如此，它仍然不失为用户撰写摘要时的好帮手，你
也试一下吧！
3、巧用 Word “版本”功能
说明：不适用于 Office2007 。帮助文档中明确说明Word2007 不支持版本功能。并且打开 2003
的文档之后也不会保存之前的版本信息，请注意！
撰写工作报告或是演讲文稿，经常是改了再写，写了再改，有时候甚至需要预备多个版本。
通常的做法是将每个版本的文档单独保存为一个文件，相似的文件多了，不仅占用了磁盘空间，
而且管理起来也不方便。有没有什么好办法可以解决这个问题呢？当然有！
解决这个问题的关键就是 Word 2000/XP 的“版本”功能，打开Word 2000/XP 的“文件”
菜单，可以找到这项不为常人所关注的命令。
提示：Word 2000/XP 采用了智能菜单，可以隐藏不常用的命令，所以，如果打开“文件”
菜单后找不到“版本”命令，请将菜单完全展开，便可以看到。
以演讲文稿为例，当第一稿录入完毕后，执行“版本”命令，在弹出的窗口中点击“现在
保存，紧接着在出现的“保存版本”窗口中输入“第一稿”，如图所示，最后点击“确定”完
成保存。
继续编辑文档，当第二稿、第三稿完成后，重复上述操作，不同的是在“保存版本”中输
入“第二稿”、“第三稿”。
当需要调用该演讲文稿的早期版本时，再次“版本”命令，单击要打开的版本，再点击 “打
开”按钮即可。
如果希望在同一个文档中保存文档的多个版本，务必记得使用�
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