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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第128部分
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同，例如纸型和纸张走向等，即使选择使用〃连续〃分节符，Word 也会在分节符处强制文档分
页。而〃连续〃分节符的作用，主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边
距大小。尤其是当我们要创建报纸样式的分栏时，更需要连续分节符的帮助（分栏效果如图 3
所示） 。
当然，使用Word 6。0 到 Word 2002 版本的用户在设置报纸分栏时，并不需要手工插入分节
符。用户只需选定需要分栏的段落，然后选择合适的分栏数量即可，Word 会自动在这些段落
的前后插入连续分节符。如果需要取消分栏，可以直接删除相关分节符，这比重新设置分栏要
容易得多。
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奇数页
在插入〃奇数页〃分节符之后，新的一节会从其后的第一个奇数页面开始（ 以页码编号为准） 。
在编辑长篇文稿，尤其是书稿时，人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页，此时即可使用〃
奇数页〃分节符。注意： 如果上一章节结束的位置是一个奇数页，也不必强制插入一个空白页。
在插入〃奇数页〃分节符后，Word 会自动在相应位置留出空白页。
偶数页
〃偶数页〃分节符的功能与奇数页的类似，只不过是后面的一节从偶数页开始，在此不再赘
述。
2。5 改变分节符属性
说明：对话框位于“页面布局”…》“页面设置”…》“版式”。
插入分节符之后，如果需要改变其属性，无需删除该分节符并重新插入新的分节符。您可
以把光标放置在需要改变分节符属性的〃节〃中（即分节符前面的任意位置） ，然后选择〃文件〃*〃
页面设置〃，在〃页面设置〃对话框中选择〃版式〃选项卡，在〃节的起始位置〃选项中，选择新的起
始位置即可（如图 4 所示） 。
2。6 删除分节符
在需要对分节符进行删除的时候，要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文
字，而不是后面的。这一点请大家一定要记牢，不然在删除时容易选错删除对象，而把编辑好
的文档弄得面目全非。
如果需要一次性删除文档中所有的分节符，可以使用 Word 2002 的〃查找替换〃功能。在〃
查找和替换〃对话框中的〃查找内容〃选项中填写〃^b〃（这 2 个字符代表分节符） ，也可以单击〃高
级〃按钮，在〃特殊字符〃列表中选取〃分节符〃选项，并替换为空，然后点击〃全部替换〃按钮，文
档中所有的分节符即可全部删除（如图 5 所示） 。
值得注意的是，在删除分节符时，该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行
重新排版。例如，如果把一篇文档分为两个小节，第一小节分两栏，第二小节分三栏。此时如
果删除它们之间的分节符，那么整篇文档就会变成三栏版式。
2。7 利用分节符进行快速排版
分节符是排版的好帮手，不过它的作用可能并不局限于我们通常所想象的那些。例如，用
户可以把设定好版式的分节符保存在自动图文集中，这样在以后使用时，直接插入该自动条目
即可，省去了许多繁琐的排版工作。另外，如果需要在一个新的小节运用前面某个小节的版式
（例如纸型及纸张方向等） ，可以进入〃普通〃视图模式，复制包含前面小节排版信息的分节符，
然后把它粘贴到需要设定同样版式的段落后。这样，新分节符上方的文字也自动遵循同样的版
式。还有一点要提醒大家，如果您使用复制粘贴的方式复制或移动文字，而复制的文字中包含
分节符，那么当该段文字被粘贴后，文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分
节符所规定的版式进行排列。另外，由于在Word 文档中，最后一小节的版式信息保存在文档
的最后一个回车符中，所以当把最后一段连同回车符复制粘贴到文档的其他小节中时，最后一
小节的版式同样会影响所粘贴文字前面的内容。
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3、让 Word 文字自动适应单元格大小
说明：适用于 Office2007 。说明使用此设置之后系统会一直自动的压缩文字的宽度，而不会产
生任何换行。
在 Word 2000 中，当我们向表格中输入文字时，表格的列宽会自动增加以适应文字，但如
果对单元格的尺寸有要求时，在 Word 97 中只能手工调整文字间距，而在Word 2000 中则可以
自动调整文字间距以适应单元格。要启动这项功能，可进行如下设置：
1） 选中该单元格。
2） 从“表格”菜单中选择“表格属性”命令，随后出现“表格属性”对话框。
3） 在“表格”选项卡中，单击“选项”按钮，随后弹出“表格选项”对话框，清除“自动重
调尺寸以适应内容”复选框以固定表格尺寸。
4） 在“单元格”选项卡中，单击“选项”按钮，弹出“单元格选项”对话框，单击选中“适
应文字”复选框。为了让单元格容下尽量多的文字你还可以把单元格边距全都设为零。
5） 单击“确定”按钮。
然后在该单元格内输入文字时，Word 会自动调整字符间距以适应单元格大小，但字符字
号不变。有兴趣的朋友可以试一试，看一看这样制作出来的表格是否既省事又美观。在 Excel
中也可以进行类似的设置让文字适应单元格的大小，方法是执行“格式→单元格→对齐→缩小
字体填充”命令。
4、Word 中取消文本录入过程中的自动编号
说明：适用于 Office2007 。
可执行菜单“工具/ 自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时
自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确
定”按钮完成即可。
5、给跨页的表格自动添加表头
说明：适用于 Office2007 。
如果你在 Word 中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同
的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在
“表格”选单上单击“标题行重复”。
6、按姓氏笔画排序
说明：适用于 Office2007 。
在 Word 的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用
方法是：选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”
项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”
（而不是“姓名笔画”）的递增（或递减）排列好了。
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7、巧用“稿纸”格式
说明：适用于 Office2007 。但似乎不太实用，取消组合后有 20*20 个方格，一一排列起来是件
非常痛苦的事情。
在 WORD 中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字
本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD 提供的稿纸格式是用
绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：
1） 左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成 20 ×20 的稿纸文档；
2） 左击“视图/页眉和页脚”选单项；
3） 左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮；
4） 右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；
5） 拖动方格列，排成 31 ×20 的“小字本”格式；
6） 左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡；
7） 将每页行数设置为 31 后确定；
8） 关闭“页眉/页脚”即可。
8、创建项目符号和编号的方法
说明：适用于 Office2007 。
Word 可以为提纲式的列表加上各种项目符号或编号，使文档组织更有条理和重点更突
出 。创建好列表后，还可以按笔划顺序、编号顺序或创建日期对列表排序。
创建项目符号和编号的方法有几种，下面介绍我们常用的、也是最简便的几种。
8。1 为列表加编号和删除编号
1） 选定要加编号的段落。
2） 单击工具栏上的“编号”按钮后，将对所选文本自动加上数字编号。
3） 若要删除列表编号，则选定要删除编号的段落。
4） 单击工具栏上的“编号”按钮，将删除所选文本的数字编号。
8。2 为列表增加和删除项目符号
1） 选定要加项目符号的段落。
2） 单击工具栏上的“项目符号”按钮，将对所选文本自动加上项目符号。
3） 若要删除列表项目符号，则选定要删除项目符号的段落。
4） 单击工具栏上的“项目符号”按钮，将删除所选文本的项目符号。
8。4 改变列表编号的类型或为其添加颜色，或自定义编号
1） 选定要更改的或要采用新定义编号的文本或列表段落。
2） 从“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框。
3） 选择“编号”标签卡，可以从 6 种预定义的编号中选择一种。
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4） 单击“自定义”按钮，打开“自定义编号列表”对话框。
5） 从“编号位置”栏，可选择编号的位置及是否用“悬挂式缩进”。
6） 从“编号”框，可选择不同编号样式；从“字体〃”框，可打开“字体”对话框， 从中选
择不同字体。
7） 按“确定”按钮，屏幕提示时确认所作更改。
按类似方法还可选择“多级符号”选项卡，选择定义多级符号。
8。5 编号和项目的相互转换
1） 选定要修改的带有项目符号的段落。
2） 单击格式工具栏上的“编号”按钮。
也可用类似的方法，将带编号的段落修改为带项目符号的段落
9、在 Word 中“文字”与“表格”相互转换
说明：适用于 Office2007 。
在 Word 2000 及 Word 2002 中，如果要把“文字”与“表格”互相方便地转换，请使用“表
格”中的“转换”子菜单。在相互转换过程中，必须根据需要选用段落标记（敲回车键时呈现
的标记） 、制表符（→）或逗号字符等分隔符。将表格转换成文字时，用分隔符标识分隔文字的位
置；在将文字转变成表格时，用其标识新行或新列的起始位置。
9。1 表格转换成文字
说明：位于“布局”…》“数据”…》“转换成文本”。布局工具栏需要选择表格后才会出现。
在将 Word 表格转变成 Word 文字时，表格中的每一行末尾将出现段落标记以示该行的结
束。同一行中的相邻列将用制表符、逗号或所选的其他标记来间隔表格中不同列内容。如果希
望每个单元格中的内容都自成一段，就选用段落标记作为分隔符。
操作技巧：
1） 要将行或表格转换成段落，请先选定行或表格。
2） 指向“表格”菜单中的“转换”子菜单，然后单击“表格转换成文字”命令，图 1 所示。
3） 在对话框中的“文字分隔符”下，单击所需的字符，作为替代列边框的分隔符。表格各行
用段落标记分隔。
4） 单击“确定”按钮。
说明：
当“文字分隔符”选用“制表符”时（ “制表符”单选框出现黑点） ，再单击“确定”按钮。
此时原表格处只是去掉了表格线，而原各单元格的内容未发生任何变化。当“文字分隔符”
选用“逗号”时，单击“确定”后，原表格处的每行内容没变，但同行相邻单元格内容之
间将用小写逗号区分，且间距变小。当选用“段落标记”时，每一单元格的内容将自成一
段。
“表格转换成文字”命令，只能适用于某行或几行及整个表格，对列或其中的某部分表格
不适用。
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9。2 文字转换成表格
说明：Office2007 中选中待转换文本后，点击“插入” “表格”（ 向下箭头） “文字转换成表
格”。
在将文字转变成表格时，Word 会将段落标记所在的位置作为行的起点，将制表符、逗号
或其他所选标记所在的位置作为列的起点。如果希望新表格中只包括一列，请选择段落标记作
为分隔符。
如：现以逗号（也可用空格或其他）作为列的起点，把学生的成绩文字转换成一个三列表格
为例，介绍操作技巧。
步骤：
1） 输入姓名及成绩。姓名与成绩之间要用小写逗号。
2） 选中要转换成表格的文字（把三个人名及成绩全选中） 。
3） 单击“表格”菜单的“转换”子菜单，指向“文字转换成表格”命令并点击。出现“将文
字转换成表格”对话框。
4） 选择“文字分隔位置”下的某一可选项（本例选逗号） ，在“列数”文本框中填入需要列的
数字。
5） 单击“确定”按钮。将出现表格如下图。
10、怎样从文档或模板中复制样式？
说明：适用于 Office2007 。“开始” “样式”对话框 “管理样式” “导入导出”。
1） 选择“格式”菜单中的“样式”命令；
2） 在“管理器”对话框中选择“样式”选择项；
3） 若要对一个文档或模板进行复制样式，选择列表下的“关闭文件”按钮关闭该文件，然后
选择“打开文件”按钮打开文档或模板。如果需要可以选择“打开”对话框中的�
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