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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第127部分
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3） 如果想把某一类段落（如“标题 2 ”）统统改为另外的格式，在修改一处后，按上法调出“重
新应用样式”对话框，选定默认的“以选定内容为模板重新定义本样式（R） ”单选钮，按“确
定”按钮。
16、关于段落、排版
说明：适用于 Office2007 。
1） 无法调整行间距，字间距：检查“页面设置”中的“字符数/行数”选项，设置为“使用
默认字符数”，在“段落”对话框中就可调整行间距。
2） “三色一无”的妙用：正文或图形等对象如果设为“白色”、“无线条色”、“无填充色”
或“无边框”往往有特殊的作用：代替空格、隐藏、辅助排版（分栏、添加文字等） 。
3） 格式刷的妙用：碰没碰过怎么也无法改变一些文字格式（或者改不成和其他内容相同的格
式） 的现象？用格式刷试试，往往奏效。
4） 查看字体、段落格式：按下 Shift＋F1 组合键后，单击段落中任意文本，可查看该文本正在
使用的字体、段落格式。
5） 撤消“自动更正”等自动功能：用“撤消”（Ctrl＋z）来即时撤消由“自动更正”等产生的意
外结果（撤消自动功能替你完成的那一步操作）效果奇佳。
6） 快速替换 Normail。dot 模板：在“另存为”对话框的文件列表中找到文件~Normao。dot（前
缀为“~ ”的临时文件） ，将已打开编辑好的模板保存为该文件，重新启动Word 即可。用
此法也可替换其他正在使用的文件。
7） 无法调整“页面设置”中的项目：在更改纸张大小、方向时有时会出现错误提示而无法修
改的现象，这多半是因为有些段落的栏宽太窄或左右边距太小造成的。打开“分栏”对话
框后复选“栏宽相等”再进行其他设置即可。
8） 段落边框：选定多个段落后才能设置内部边框；可以拖动缩进标记调整外部边框的大小，
还可以直接拖动边框线修改外部边框的位置。
17、加入动态文字
说明：不适用于 Office2007 。未找到相关设置。
让文档动起来。在 Word97 文档中使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。
为文字添加动态效果的方法是：
1） 选定要添加动态效果的文字。
2） 单击“格式”菜单中的“字体”项打开字体对话框，然后单击“动态效果”选项框。
3） 在“动态效果”框中单击所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等），
然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果，可单击“动态效果”框中的“无”选项。
18、添加彩色背景
说明：适用于 Office2007 。但设置位置咯有变化，位于“页面布局”…》“页面背景”设定中。
为文档添加彩色背景。Word97 你可为改变文档的背景以使眼睛舒适，为文档添加背景的
方法是：
1） 单击“格式”菜单中的“背景”项，然后在弹出的图形菜单中单击所需要的填充色或单击
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“填充效果”项。
2） 如果在上一步单击“填充效果”项，就会打开“填充效果”对话框，可以以其中选择过渡、
纹理或带图案的背景。
3） 选好各项后，单击“确定”按钮即可。
19、添加常用中文标点和其它符号工具栏
说明：Office2007 本身的工具栏更加方便。
添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令，装上标点工具栏后你就可方便地输
入标点符号了。将位于 Program filesMicrosoft Office OfficeMacros 文件夹中的模块文件
Symbar。dot 复制到 Program filesMicrosoft OfficeStartup 文件夹中，然后重新启动 Word97 ，就
可以得到标点符号工具栏，你可以通过“插入”菜单中的“符号”来选择标点符号。
20、在 Word 中进行繁简体文本转换
说明：Office2007 的默认工具栏“审阅”…》“中文简繁转换”提供该功能。
中文版 WORD 可以非常方便的完成文本的繁简体转换，相当的方便和智能化。以往的繁
简体转换仅仅能是基于当个字对字的繁简体转换，但是 WORD 可以完成常用语的转换，如“内
存”和“记忆体”、“软件”和“软体”、“网络”和“网路”〃〃对于经常需要收集资料或者是
网站编辑们来说尤其方便。
21、在屏幕提示中显示快捷键
说明：在 Office2007 中按下 alt 键后会显示相关的提示。
在 Microsoft Word 编辑文档的过程中，通过在屏幕提示中显示快捷键，您就可以知道最常
用 Word 命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时，您可以自由指定 Word 同时显示该工
具栏按钮的快捷键。
在屏幕提示中显示快捷键的操作方法：
1） 单击工具菜单中的自定义，然后单击选项选项卡。
2） 选中显示关于工具栏的屏幕提示复选框。
3） 选中在屏幕提示中显示快捷键复选框。
22、使用格式刷复制格式
说明：适用于 Office2007 。
应用格式刷可快速复制选定对象或文本的格式（字体、字号、颜色、边界等），并将其应
用到您随后单击的文本或对象上，免除重复设置文本格式之苦，为统一格式化文档，提高文档
编辑效率提高了一个非常方便的工具。
使用格式刷在任意 Office 2000 程序中复制格式的操作方法：
1） 选择希望复制其格式的文本或对象。
2） 单击常用工具栏上的格式刷。（在 Access 中，格式刷位于数据库工具栏上。）
3） 选择希望应用该格式的文本或对象，格式将自动应用到该文本或对象上。
版本 2 ：
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在 WORD 的常用工具栏中有一个“格式刷”按钮，它的功能就是将某一段落和文字的排
版格式复制给另一段落和文字。因此通过格式刷可以实现以某一段落或某几个文字的排版格式
为蓝本，将其它段落或文字均设置成此格式。方法是：对于段落，先将光标停在源段落（蓝本），
然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把小刷子，这时只需将刷子在目标段落上单击一下，
目标段落格式便与源段落格式变成一致；对于文字，先将源文字标记成块，然后点格式刷按钮，
此时鼠标指针变成一把刷子，这时只需将目标文字标记成块，则目标文字的格式与源文字变成
一致。但这样每次只能刷一次，若在点“格式刷”按钮时双击，使其处于被按下的状态，则可
以接连刷若干次，（要取消格式光标时，只需按ESC 键或再次单击“格式刷”按钮）这对于要
将多个格式比较复杂、位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时，效率很高，免去了重复
为每一个对象设置格式的麻烦。另外有兴趣的朋友可钻研一下“样式”，利用它也可省去不少
重复的操作。
23、使用格式刷重复复制格式
说明：适用于 Office2007 。
这是我希望与所有 Office 用户共享的一个技巧。通过双击格式刷，您可以将选定格式复制
到多个位置。再次单击格式刷或按下 ESC 键即可关闭格式刷。实际编辑过程中您可以不必先
逐个设置，待最后完成文档的时候使用格式刷功能完成统一格式设置。
24、只对 Word 文档的一部分进行拼写检查
说明：适用于 Office2007 。
在发现拼写错误时，您无需检查整个文档就可以更正该错误。只需用鼠标右击拼错的单词，
然后从快捷菜单中选择正确的拼写即可。
要想在文档中查找下一个错误的拼写，按下 ALT＋F7 即可。
H、高级格式化
1、WORD 中样式的使用
说明：适用于 Office2007 。
Word 提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的
外观。在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描
述其结果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改
样式，你可以调整已有样式的格式设置。
1） 创建新样式
（1） 选定要将其格式保存为样式的文本。
（2） 单击“格式”菜单；单击“样式”，然后单击新建。
（3） 键入简短的、描述性名称。
（4） 单击“样式类型”下拉箭头，然后单击“段落”，在样式中包括所选文本的行距和页边距，
或者单击“字符”，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。
（5） 单击“后续段落样式”下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名
称。
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（6） 单击“添至模板”复选框，将新样式保护到当前模板中。
（7） 单击“确定”。
（8） 单击“应用”或“关闭”。
2） 浏览不同的样式列表
在查看样式对话框中的样式列表时，你可以选择要查看的样式类型：正在使用的样式，所
有样式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。
3） 更改老样式
（1） 单击“格式”菜单；然后单击“样式”。
（2） 单击要更改的样式。
（3） 单击“更改”。
（4） 单击格式，然后单击要更改的格式类型。
a、 要更改字符“格式”；例如字体类型和粗体；你可以单击字体。
b 、 要更改行距和缩进，你可以单击段落。
（5） 选择所需的格式选项，然后单击确定。
（6） 检查预览框，预览样式描述。进行所需的格式更改。
（7） 单击“确定”。
（8） 单击“应用”或“关闭”。
提示：使用样式节省时间
一旦你用样式设置了文档格式，你就可以快速尝试使用不同的外观。更改每个样式，然后
查看自动更改的带有该样式的所有文本。
4） 快速创建标题样式
你可以创建居中和粗体文本的标题样式。键入“标题”，选定该文本，然后单击格式工具
栏上的居中和加粗按钮。接下来，突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称。键入名称，
例如标题，然后按 Enter 键。现在你的文档就可以使用该样式了。
5） 快速修改标题样式
你可使带有标题样式的文本倾斜。选定标题文本，单击格式工具栏上的倾斜按钮，单击样
式下拉箭头，单击标题，单击更新样式，以反映最近所做修改单选钮，再单击确定。
2、Word 分节符
说明：适用于 Office2007 。
在 Word 的 6。0 至 Word 2002 版本中，我们每次开启一个新的空白文档时，都可以在 Word
窗口的左下角发现〃1 页 1 节〃的字样。由此我们可以知道，在此文档中，只包含一个〃节〃。那
么，什么是〃节〃呢？
所谓的〃节〃，就是 Word 用来划分文档的一种方式。之所以引入〃节〃的概念，是因为我们
在编辑文档的时候，有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观。例如，在某些文档中，
可能会使用较宽的表格，这时我们就希望这个带有表格文档的页面可以进行〃旋转〃，以便能够
取得更好的显示效果。这时候就需要利用〃分节〃的技术，来控制某个特定页面的版式属性。本
文就以 Word 的最新版本Word 2002 为例，跟大家讨论一下有关〃节〃的方方面面。
2。1 分节符所包含的信息
分节符可以包含以下信息：
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页面方向（横向或纵向）
页边距
分栏状态
纵向对齐方式
行号
页眉和页脚样式
页码
纸型大小及纸张来源
2。2 插入分节符
说明：在 Office2007 中“页面布局”…》“页面设置”…》“分隔符”中弹出的菜单中可选择分节
符类型并插入。
插入分节符的办法为，选择〃插入〃*〃分隔符〃，弹出〃分节符〃对话框（如图 1 所示） 。然后选
择合适的分节符类型，点击〃确定〃按钮即可。注意： 我们可以把分节符当作一种隐藏的代码，
它包含了所在的位置之前页面的各种信息（注意：一定是其所在位置之前的，用户在删除分节符
的时候，了解这一概念非常必要） 。
2。3 让分节符现形
插入了分节符之后，您很可能看不到它。因为在我们最常用的〃页面〃视图模式下，通常是
看不到分节符的。这时，我们可以单击〃常用〃工具栏上的〃显示/ 隐藏编辑标记〃按钮，让分节符
现出原形。在文档中显示的分节符如图 2 所示。从图 2 可以看出，分节符使用双行的虚线表示，
同时括号里注明了该分节符的类型。
2。4 了解分节符的类型
从图 1 中我们可以看到，在Word 2002 中有4 种分节符可供选择，它们分别是〃下一页〃、
〃连续〃、〃奇数页〃和〃偶数页〃选项。下面就一一介绍各个分节符的具体作用。
下一页
在插入此分节符的地方，Word 会强制分页，新的〃节〃从下一页开始。如果要在不同页面
上分别应用不同的页码样式、页眉和页脚文字，以及想改变页面的纸张方向、纵向对齐方式或
者纸型，应该使用这种分节符。
连续
插入〃连续〃分节符后，文档不会被强制分页。但是，如果〃连续〃分节符前后的页面设置不
同，例如纸型和纸张走向等，即使选择使用〃连续〃分节符，Word �
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