Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第121部分

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如这里选择的是b5纸，在字符数/行数页框中，选择每一页打印的行数和每行要打印的字数。　

在页边距页框中的设置决定着能否进行双面打印，在这里主要对页边距中的上、下、内侧、外　

侧、装订线等值进行设置，在这里笔者设置该页面的内侧、外侧值都为20毫米，同时设置装订　

线的值为10毫米，选择对称页边距，这样双面打印的页面设置完毕，设置结果如图所示。　　



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2　、打印设置　　

进入打印设置窗口中，选择双面打印，由于激光打印机出纸的顺序不同。这时要进行的设置也　

有所不同，如使用打印机的上出纸，要进入选项设置，即用鼠标点击选项按钮，在双面打印选　

项中，将打印顺序2选中，即窗口上显示顺序为6、4　、2　。使用下出纸，不用这步设置。全部设　

置完毕即可进行双面打印了。　　

3　、巧用Word―版本‖功能　　

撰写工作报告或是演讲文稿，经常是改了再写，写了再改，有时候甚至需要预备多个版本。通　

常的做法是将每个版本的文档单独保存为一个文件，相似的文件多了，不仅占用了磁盘空间，　

而且管理起来也不方便。有没有什么好办法可以解决这个问题呢？当然有！　　　

解决这个问题的关键就是Word　2000/XP　的―版本‖功能，打开Word　2000/XP　的―文件‖菜单，可以　

找到这项不为常人所关注的命令。　　　

提示：Word　2000/XP采用了智能菜单，可以隐藏不常用的命令，所以，如果打开―文件‖菜单后　

找不到―版本‖命令，请将菜单完全展开，便可以看到。　　

以演讲文稿为例，当第一稿录入完毕后，执行―版本‖命令，在弹出的窗口中点击―现在保存，　

紧接着在出现的―保存版本‖窗口中输入―第一稿‖，如图所示，最后点击―确定‖完成保存。　　

继续编辑文档，当第二稿、第三稿完成后，重复上述操作，不同的是在―保存版本‖　中输入―第　

二稿‖、―第三稿‖　。　　　

当需要调用该演讲文稿的早期版本时，再次―版本‖命令，单击要打开的版本，再点击―打开‖　

按钮即可。　　　

如果希望在同一个文档中保存文档的多个版本，务必记得使用―版本‖功能。由于Word　2000/XP　

仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本，使用这种方法还可节省磁盘空间哦！　　

　　　技巧：在执行―版本‖命令时可以选中―关闭时自动保存版本‖复选框，再单击―关闭‖，这样　

每次关闭文档都会自动生成一个备份版本。　　

4　、巧用Word无线表格　　

很多人都会有这样的惯性思维：表格都是有线的。　　　

本文的目的就在于打破这种惯性思维。下面通过三个日常工作中经常会遇到、但很多人　　



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都认为不太好解决的实例，向大家介绍―无线表格‖　的巧妙之处。　　　

一、无线标题行　　　

凡是遇到表格超过一页的情况，我们都希望最好能在每一页都显示表头部分。虽然Word为我　

们提供了―标题行‖功能，但必须是表格内的行才能设置为―标题行‖，如果遇到下面这种表头该　

怎么办呢？　　　

其实，我们完全可以把在外面的那一行请到表格里面来，这样它就可以显示在每页了。有人可　

能马上要提反对意见：我并不想让它也带表格线呀！莫急，我们有办法让它既在表格里，又不　

穿表格衣。具体做法如下：　　　

先在表格上方加一个空行，并把整行合并为一个单元格，然后把―　××单位年终奖金分配表‖　

这一行内容移入该单元格，并把该单元格设为标题行。　　　

如果Word界面上没有表格工具栏，可通过―视图→工具栏‖，点选―表格和边框‖使之出现。接　

着在表格工具栏中点一下那个橡皮，然后用它把表格第一行的三条边（顶边、左边和右边）描　

一遍。好了，大功告成！　　　

虽然此时在屏幕上还能看到表格线，但打印时绝对不会再出现了。试想，如果连屏幕上起提示　

作用的表格线都没有了，那编辑表格的时候岂不是很累？　　　

二、菜谱效果　　　

会议日程安排中经常会有下表所示的人员住宿安排。按照惯例，整个表格都是不带表格线的。　　　

对于这种情况，比较原始的办法是在各列之间加空格。这种办法经常把人搞得焦头烂额，因为　

很难做到各列对齐。　　　

有经验的人会使用Word　的制表位，但这种方法在输入时只能横向进行，而且调整列间距时不　

是很方便，如要增加或删除列那就更困难了。　　　

其实最简单的办法是先建立一个―无线表格‖，因为看样子，它分明就是一个标准的表格。具体　

做法如下：　　　

在―插入表格‖对话框中，点击―　自动套用格式‖，然后在―表格样式‖列表中选择―普通表格‖　　　　　　　　　　　　　　　　（这　

是Word　XP　的说法，在Word　2000和Word　97　中应为―无‖　）即可。　　　

剩下的工作就是在这个―无线表格‖　中随意进行编辑了。　　　

三、座位表　　　

住宿的问题解决了，下面该排会场座位表了。通常遇到排座位表的问题，十个人中有九个都要　

挠头——　因为名字要竖排，一个人的名字要分三行来写，也不容易对齐；好不容易排　　



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好了，一旦稍有变动，就又乱套了〃〃　　　

　　　其实，这个问题还是用―无线表格‖来解决最为便捷：仅仅需要把名字部分的―文字方向‖改　

为―竖排‖就可以了。　　

5、巧用Word　日历向导查农历　　

一日，女友突然大驾光临，一进屋就喊道：―喂，狗仔，春节是哪一天？‖狗仔不假思索地回答：　

―正月初一啊。‖―我问你正月初一是公历几月几号呢？‖　　　

狗仔立即行动起来，在房间里翻箱倒柜，可就是没有找到一本日历。突然想起Word　XP　中有个　

―　日历向导‖，可以生成带农历的日历。真是太棒了，又可以在女朋友面前露一手了。说干就干，　

狗仔马上打开了Word　XP　，主要操作步骤如下：　　　

第一步，单击菜单―文件→新建‖，在―新建文档‖窗口中选择―通用模板‖，马上弹出―模板‖对话　

框，单击―其他文档‖标签，嘿，看到―　日历向导‖　了。　　

第二步，鼠标双击―　日历向导‖，弹出了―　日历向导‖对话框，在左边的向导流程图中单击―　日期　

范围‖　。　　

第三步，经初步推测，每年农历春节可能在公历的1~3月期间，于是设定起止年份均为2003年，　

起止月份分别为1月和3月，在―是否打印农历和节气‖下选中―是‖，再单击―完成‖　。　　

稍等片刻，一份2003年1~3月的日历便出现在眼前，从日历中查看到2003年春节对应的公历日　

期为2月1　日。　　

―怎么样？还行吧？‖狗仔向女朋友炫耀道。　　

―啵！~~~‖狗仔幸福地晕倒过去。　　

6、随心所欲控制Word下划线与文字的距离　　

在Word　中对文字设置下划线时，下划线与文字的底边连在一起，感觉很不美观，能不能让下　

划线离文字远一些呢？经过摸索，本人找到一个小技巧，能随心所欲的控制下划线与文字的距　

离。下面介绍实现方法。　　

假设有一个居中的文章标题，首先选中文字后按＇Ctrl＋U＇为其设置下划线。　　

在文字内容的首尾处各敲入一个空格，插入的空格也将保持下划线格式。　　

选中文字内容（不要选中首尾的空格），单击菜单＇格式＇→＇字体＇　，选择―字符间距‖选项卡，　

在―位置‖下拉框中选择―提升‖，最后单击［确定］关闭―字体‖对话框。　　



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此时的下划线效果已经非常美观了。步骤3　中还可改变―磅值‖框中的数字，默认提升值为3磅，　

值越大则下划线与文字的距离越远，反之则越近。　　

若不需要文字首尾处的空格，该怎么办呢？对文字后面的空格能直接删除即可，但文字前面的　

空格不能删除，否则下划线与文字又连在一起了，可以采取一个间接的办法，先选中文字前面　

的空格，单击＇格式＇→＇字体＇，选择―字符间距‖选项卡，在―间距‖下拉框中选择―紧缩‖，在―磅　

值‖框中设置值为5~10磅，最后单击＇确定＇，此时的下划线效果就完美无缺了。　　

7、妙用Word右键，提高效率　　

在Word　中编辑文档的时候，我们通常习惯用鼠标去点击常用工具栏上的―复制（剪切）‖按钮　

完成复制，实际上单击鼠标右键也可以办到。在Office、Windows　中熟练使用右键，不仅可以　

大大降低劳动强度，还可以达到许多意想不到的快捷效果。　　

一、快速确定解压文件的目标目录　　　

我们用WinZip解压缩文件时，常需要在解压对话框中指定解压文件的目标目录，而如果我们　

用鼠标右键拖动ZIP文件到指定目录后松手，你会发现右键菜单中有两条解压命令，选择其中　

的―Extract　to　folder〃‖　即可快速将该压缩文件解压到这个目录。用右键的方法还可以一次解压　

缩多个文件。　　

二、提前确定查找范围　　　

在Windows　中查找文件时，如果已经提前确定了查找范围，就可以直接在相应驱动器或文件夹　

的图标上单击鼠标右键，选择―查找‖命令，你会发现这样打开的―查找‖对话框中搜索范围已经　

被提前写好了。与此类似，需要在某个确定目录下杀毒时，也可直接在相应驱动器或文件夹的　

图标上单击鼠标右键，并选择其中的杀毒软件图标即可。　　

三、快捷删除部分文档记录　　　

删除―开始‖菜单中的文档记录有许多方法，使用注册表可以一劳永逸地删除文档项的全部记　

录，但如果你只想删除一部分文档记录，一般我们都会进入到C：WindowsRecent文件夹下删　

除，但大家却忽略了一个更简单的方法：单击―开始‖菜单，指向其中的―文档‖项，在其级联菜　

单中找到需要删除的文档名，右键单击并选择―删除‖命令即可。　　

四、给―程序‖菜单排序　　　

大家可能都有过这样的感受：调用―开始→程序‖菜单里的程序时，因为该菜单里的程序没有按　

顺序排列，所以查找时往往有点盲目，其实你只需单击―开始→程序‖，然后指向―程　　



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序‖菜单中的任何一个程序项并单击鼠标右键，选择快捷菜单中的―按名称排序‖命令，下次查　

找程序时就方便多了。　　

8、灵活动用WORD　的―打开‖对话框　　

一）　以不同方式打开文档　　　

首先在―打开‖对话框中将文件选中，然后单击―打开‖下拉按钮，看到了吗？Word　　2000提供了　

四种方式打开文档。　　　

1、―打开‖　：是对话框默认的文件打开方式，不说您也知道。　　　

2　、―　以只读方式打开‖　：则对文件所做的任何修改，只能以―另存为‖方式保存，而不能直接修　

改并保存原文件。　　　

3、―　以副本方式打开‖，则系统会在原文件所在目录创建它的副本。例如，以副本方式打开了　

My　Documents文件夹中的―Word技巧‖，则My　Documents文件夹会出现一个名为―Word技巧（2）‖　

的新文件。　　　

4　、若在对话框内选中了―Web页‖或Web快捷方式，则―打开‖下拉菜单的―用浏览器打开‖命令可　

用。选择它即可用浏览器打开Web页或连接到某个Web站点。　　　

（二）管理文件　　　

1、查找文件　　　

―打开‖对话框具有基本的文件管理功能。―打开‖对话框可用文字或文字与通配符搭配使用，查　

找含有某些关键字的文件。方法是：使用―查找范围‖列表定位文件的位置。然后在―文件名‖　

框内输入要查找的关键字，或者打开―文件名‖下拉列表查找已输入的关键字。必要时可打开―文　

件类型‖下拉列表，选择要查找的文件类型。完成后单击―打开‖按钮，则所有包含待查找关键　

文字的文件名均出现在对话框中。除此之外，你还可以在―文件名‖框内使用通配符―*‖，如利　

用―*技巧‖查找以文件名以―技巧‖结尾的文件等。　　　

2　、自动匹配文件　　　

当你在对话框的―文件名‖框内输入文件名后，只要输入的文件名与某个文件名匹配，框内就会　

自动补齐剩余的若干字符，回车即可打开该文件。否则可继续输入剩余的部分，寻找或打开其　

他文件。相信在Excel　中录入数据时您已经领会到它的方便。　　　

3、排序文件　　　

―打开‖对话框中的文件按一定规律排序，有利于用户快速查找文件。排序方法是：点击―视图‖　

按钮，在下拉菜单中选择―排列图标‖子菜单，从―按名称‖、―按类型‖、―按大　　



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小‖和―按日期‖　四种排序方私中选择即可。　　　

9、如何在WORD　中调整汉字与英文字母间的距离、任意修改字间距、任意修改行距　　

如何在WORD　中调整汉字与英文字母间的距离　　

在中文WORD　中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空　

格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入―　中文Windows　　98　的新特性‖　，在―　中文‖和　

―Windows‖之间以及―98‖与―　的‖之间都有这段间隔。这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的　

区别，使文档一目了然，但有时我们也需要关闭此功能，关闭的方法如下：　　　

A　、按CTRL＋A选定全部文档；　　　

B　、选择―格式‖/―段落‖/―其他‖　；　　　

C、在―其他‖选项卡中取消―字符间距‖设置框下面的―　中、英文间自动调整间距‖和―　中文、数字　

间自动调整间距‖选项左边的复选框。　　

如何在WORD　中任意修改字间距　　

在WORD　中修改字间距很不直观，有些用户甚至不知道该如何设置字间距，而