Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第119部分

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我们在使用WORD过程中，发现有一些自定义方面的应用，虽然没有什么秘密可言，但是如　

果您能正确地使用它们，可以大大提高文字编辑处理的效率，而且有的自定义应用还能变出花　

样，不信您可以试试下面的这些应用！　　　

一、自定义短语设置　　　

在使用WORD来处理文字信息时，您常常会碰到一些字节很长、出现频率很高的短语，　　



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对待这些特殊的短语，一般人都会使用剪切、粘贴等方式来处理，为了能提高工作效率，您可　

以进行下面的自定义短语设置：　　　

1、在工具栏中依次单击―插入‖/―　自动图文集‖，在弹出的对话框中输入一条出现频率较高的短　

语，例如―江苏省盐城市‖，并单击键盘上的回车键来进行确认；　　　

2　、关闭上述对话框，并在工具栏中依次单击―工具‖/―　自定义‖/―键盘＇‖命令；　　　

3、然后在弹出的对话框中，您可以在―类别‖设置栏处选―　自动图文集‖，并在右边的―　自动图文　

集中‖点选你刚输入的―江苏省盐城市‖　；　　　

4　、在―请按新快捷键‖　中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复！否则会造成日　

后操作上的麻烦；　　　

5、设置好快捷键后，您可以在需要使用短语的地方，迅速单击快捷键来把短语调用出来。　　　

二、自定义兼容设置　　　

WPS　　2000文字处理系统在默认状态下是可以和WORD进行兼容的，但是如果这两个文字编辑　

软件同时安装到某一台计算机中时，可能会出现不兼容的情况。这时可以进行下面的设置，来　

实现WORD和Wps2000　的相互兼容。　　　

1　、在资源管理器操作窗口中，用鼠标依次单击C：Program　　filesmon　　filesMicrosoft　　

SharedTextconv文件夹；　　　

2　、然后在对应的右边窗口中，用鼠标右键单击空白处，并在随后弹出的快捷菜单中选择―新　

建‖/―文件夹‖命令，来新建一个文件夹；　　　

3、然后将Textconv文件夹中的Wps32。cnv文件移动到刚刚新建的文件夹中，并把Wps32。cnv文　

件换名存储为Wps32aa。cnv文件，或者换成与Wps32。cnv文件名称不同的其他名称；　　　

4　、返回到Textconv文件夹中，将通过―查找‖功能查找得到的Wps2000。cnv文件复制到Textconv　

文件夹中，并把Wps2000。cnv改名存储为Wps32。cnv　。　　　

5、设置好上面的工作后，再重新启动一下计算机就可以实现WORD和Wps2000文本内容的相　

互兼容了。　　　

三、自定义工具设置　　　

WORD新增了一个符号工具栏，利用它可以快速输入各种工具符号。插入的工具符号有常用　

和非常用之分。　　　

1、对于常用工具符号，您可以单击标准工具栏中右侧的―》‖符号，在其下拉选项中选　　



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择使用已经添加的按钮，或者单击―添加或删除按钮‖命令项，在弹出的按钮菜单中选中需要的　

选项就可以了。　　　

2　、对于那些非标准的工具符号，您还可以按以下方法进行自定义：先将符号工具栏打开，再　

单击―插入‖菜单中的―特殊符号‖命令，打开―插入特殊符号‖对话框。单击对话框中的―显示符　

号栏‖　，用鼠标选中你需要的符号将它拖到符号工具栏某个不需要的按钮上，完成后单击―确　

定‖　。如果您想将符号工具栏恢复到原来的状态，只须单击―重设符号栏‖按钮。　　　

3、另外，WORD在缺省状态下是用分隔符将属于同一类的工具符号放在一起的，不过您也可　

以通过自定义设置来把这些默认的工具符号进行重新分类；分类时，您可以在―　自定义‖对话框　

中，用鼠标右键单击需要在左侧或者上方插入分隔符的工具符号，并从弹出的快捷菜单中执行　

―开始一组‖命令，就可以了。　　　

四、自定义显示设置　　　

WORD　除了可以让您自定义各种工具符号，它还允许您采用多种方法来显示工具栏中的符号　

按钮。如果您想要自行设置这些符号的显示效果的话，可以通过如下方法更改其显示的效果：　　　

1、在WORD主操作界面中，用鼠标依次单击菜单栏中的―工具‖/―　自定义‖命令，随后WORD就　

打开了一个自定义对话框；　　　

2　、在该对话框中，用鼠标单击―选项‖标签，在此窗口中您可以设置―常用‖工具栏和―格式‖工　

具栏的并排显示；菜单的压缩显示，即把不常用的命令折叠起来；大图标显示按钮以及设置菜　

单的动态显示效果等。　　　

3、如果您选择或清除―大图标‖复选框时，将会影响所有的　Microsoft　　Office　　程序，但不会影　

响显示在―屏幕提示‖和―帮助‖　中的图标。　　　

五、自定义―打开文档‖　的位置　　　

当您使用WORD来打开文档文件时，您会发现系统程序会自动弹出一个文件选择对话框，让　

您来选择需要打开的文件，但是WORD　的默认打开文档目录为C盘，而许多用户认为存放在C　

盘下面的文件没有保存在其他硬盘来得安全。如果您真的要想让WORD　的默认打开文档目录　

为其他硬盘的话，您可以按照下面的自定义设置进行操作：　　　

1、在WORD　的操作界面中，用鼠标依次单击菜单栏中的―工具‖/―选项‖/―文件位置‖命令；　　　

2　、在随后弹出的设置对话框中，选择―文档‖　；　　



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3、接着再用鼠标单击―更改‖按钮，并在更改位置对话框中的―查找范围‖设置栏处选中其他硬　

盘分区符号，例如选择―E　：‖　；　　　

4　、选择好目标后，再单击对话框中的―确定‖按钮来使设置生效。　　　

六、自定义数据库设置　　　

如果我们需要把存贮在一个使用vfp6。0编写的应用系统中的数据进行编辑处理，按常规方法实　

现比较复杂，但是我们可以通过对WORD　的自定义数据库设置，让WORD能实现与数据库中　

数据共享，并最终通过WORD来完成操作数据库的各项任务，下面是自定义数据库设置的具　

体操作过程：　　　

1、首先确定要使用的数据库文件的位置。为了不影响原数据库应用系统的正常使用，您可先　

将要使用的数据库复制到一个文件夹中，假设在这里您将所需处理的数据库aaa。dbf复制到　

c：bbb文件夹中；　　　

2　、接着打开WORD程序，并在主操作界面中选择WORD系统的―工具‖菜单项，从弹出的下拉　

菜单中再依次选择―选项‖/―邮件合并‖　；　　　

3、随后程序将弹出一个对话框，在这个对话框中您可以有3个选择操作。第一步就是点击主文　

档创建，这时可选择邮件标签或分类，弹出一个对话窗口，这时选择新建文档；第二步单击获　

取数据操作，选择打开数据源，这时弹出查找文件的对话窗口，选择目标数据库文件，并将文　

件夹选中在c：bbb　中，确认后选中打开数据源为foxpro　files　，通过odbc　　（＊。dbf）并确定，这时　

将c：ls　中的所有数据库文件列出，这里需要选择aaa。dbf为数据源。　　　

4　、在随后所有的弹出对话框中都可点击确定，这时回到新建的Word编辑窗口，在这个文档编　

辑窗口中，功能操作窗口中包括了―插入合并域‖和―合并工具栏‖两个工具条；　　　

5、单击下拉按钮―插入合并域‖，此时可将数据库中所有字段显示出来，此时您可以按照WORD　

常规的编辑方法来对这些数据库内容进行编辑。　　

5、巧用表格功能生成―小字本‖格式　　　

如果只是临时需要生成―小字本‖格式，可以用表格快速制成。具体方法如下：　　　

＊将文字全部录入；　　　

＊左击―编辑／替换‖选单项；　　　

＊在―查找内容‖文本框中输入―　λ？‖　　　　　　　　（表示任意字符）；　　　

＊在―替换为‖文本框中输入―　λ＆　　　

λt‖　（λ＆表示要查找的任意字符，λt表示制表符）；　　



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＊选择全部文字（ctrl　＋a　），左击―表格／转换／文字转换为表格‖　；　　　

　　　＊在弹出的对话框中输入需要的列数（如：20　），确定。　　

6、用Word　2000　的―透视眼‖预视文件信息　　　

在以前的Word版本中；―打开‖对话框只能显示文件的名称、大小、日期等简单信息。Word　2000　

则可以在―打开‖对话框中看到文件名、位置、作者、日期、摘要信息或内容，并可以按这些条　

件查找文件。下面就来看看在Word　2000　中如何查看文件信息吧。　　　

1。改变―打开‖对话框中的视图　　　

按Word　2000　的默认设置，文件是按名字列在―打开‖对话框中的。若要变换成一种不同的视图，　

可以单击―视图‖按钮选定―列表‖、―细节‖、―属性‖或―预览‖，来显示文件的不同信息，以此来　

断定文件的内容。　　　

2。显示预览视图　　　

显示预览视图使用户可以在打开文件之前快速地浏览文档。Word　2000有两种方法可以在不打　

开文件的情况下从―打开‖对话框中查看文件的内容。你可以单击―视图‖按钮中的―预览‖按钮来　

查看一个微缩了的预览视图，也可以使用―快速查看‖功能来打开一个窗口，显示一个较大的文　

件视图。同时要提醒你，如果你的Word　2000　中已经安装了文件转换过滤程序，就可以用Word　

来预览所有的文档。　　　

3。查看或编辑文档属性　　

　　　在―打开‖对话框中，可以使用―属性‖命令显示一个关于文档关键信息的简短列表，包括：　

标题、作者、模板、版本号、应用程序、页、字、字符、行、段落等，也可以在―属性‖工作表　

中，选定不同的选项卡（包括―常规‖、―摘要信息‖、―统计信息‖　）来显示不同的信息。同时，　

还可以在―摘要信息‖选项卡中添加摘要信息。　　

7、利用Word　自动为文档编写摘要　　

撰写学术论文时大多需要配置一个摘要，这通常是在论文撰写完毕之后由用户手工对源文档进　

行分析、提炼后得出的，不过你若是一名Word用户，则不妨―偷偷懒‖　。Word具有自动为文档　

编写摘要的功能，它通过采用统计分析等方法从文档中找出论述的要点，然后再将这些要点集　

中到一起即成为摘要。由于Word　既可将摘要单独汇编成文，也可将它们放在源文档中突出显　

示，其详略程度也可任意进行调整，可满足用户为文档编写摘要的任何要求，减轻用户的工作　

量，因而深受广大用户的欢迎。为便于用户的使用，特将利用Word　自动为文　　



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档编写摘要的方法介绍如下：　　　

1。启动Word　，打开准备编写摘要的文档（　以下操作均以中文Word97为例，其它各个版本的操作　

基本类似，用户可参照使用）　。　　　

2。执行―工具‖菜单中的―　自动编写摘要‖命令，弹出对话框。　　　

3。在―摘要类型‖框中选择合适的摘要种类。Word总计提供了四种类型不同的摘要供用户选择，　

它们分别是：　　　

●突出显示摘要——　即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后在源文档中对他们进行突出　

显示，起到突出重点的作用。　　

●在文档上方插入摘要或摘录文字——对文档进行分析并找出关键句子之后，再将它们复制到　

源文档的上方，而正文部分保持不变，可满足绝大多数用户编写摘要的要求。　　

●将摘要置于新文件中——　自动对文档进行分析并找出关键性句子，然后再将它们全部复制到　

一篇新文档中，这样就可以生成一篇独立的摘要文档（本类摘要与―在文档上方插入摘要或摘录　

文字‖　的区别在于前者将正文与摘要分割成两篇不同的文档，而后者将它们放在同一文档的不　

同位置）　。　　

●保留摘要，其它内容隐藏——　即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后仅显示这些关键　

性的句子，而将文档中的其它部分隐藏起来，使用户希望了解一篇长文档的内容时，采用本功　

能效果十分理想。　　　

4。在―相当于原长的百分比‖框中键入所需摘要的详细程度（如25　％即表示生成的摘要相当于源　

文档总长度25　％）　。　　　

5。单击―确定‖之后系统即开始对文档进行分析，找出文档中的要点，并按用户的要求显示出来。　　　

6。用户若对Word　自动生成的摘要的状态不甚满意，希望对其加以适当修改，则只需利用―　自动　

编写摘要‖工具栏上相应的选项即可；如要调整摘要的详细程度，可拖动鼠标或单击―相当于原　

长的百分比‖框上的箭头；如果要在―只显示文档要点‖和―在文档中突出显示要点‖之间进行切　

换，可单击―突出显示/　只显示摘要‖按钮。　　　

7。调整完毕后单击―　自动编写摘要‖工具栏上的―关闭‖按钮，关闭―　自动编写摘要‖工具栏。　　　

8。对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。　　

　　　至此，一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前，节省了用户手工撰写摘要的时间，提　

高了工作效率。由于Word　自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程度进行　　



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　　　分析汇总后得出的，因此在结构性较好的文档（如报告、文章和专业论文）　中的效果较好，　

而在小说之类的文档中的效果则要差一些，不过尽管如此，它仍然不失为用户撰写摘要时的好　

帮手，你也试一下吧！　　　　

8、Word快速文字编辑终极技巧　　

在Word　中进行繁简体文本转换　　

中文版WORD可以非常方便的完成文本的繁简体转换，相当的方便和智能化。以往的繁简体　

转换仅仅能是基于当个字对字的繁简体转换，但是WORD可以完成常用语的转换，如―　内存‖　

和―记忆体‖、―软件‖和―软体‖、―网络‖和―　网路