Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第115部分

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是，这里使用的双引号应该是英文字符，而不是汉字的全角双引号。　　

四、编辑、跟踪超级链接　　　

如果需要改变文档中超级链接所显示的内容，可以使用鼠标右键单击该链接，选择―编辑超链　

接‖选项，打开―编辑超级链接‖对话框。在―要显示的文字‖选项的文本框中输入新的文字，单　

击―确定‖按钮即可（如图3所示）　。　　



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在―编辑超级链接‖对话框中，我们还可以改变超级链接的地址，使它指向另外的网络地址或本　

地文件。跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键，同时用鼠标单击该链接。　　

五、创建文档内部的超级链接　　　

当需要在一个文档内部创建超级链接，以实现阅读中的跳转时，可以选择以下3种方法：　　　　

1。　　拖放式编辑法　　　

首先保存文档，然后选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，按下鼠标右键，把选定的　

目标拖到需要链接到的位置，释放鼠标按键，在快捷菜单中选择―在此创建超级链接‖选项即可　

（如图4所示）　。　　

2。　　拷贝、粘贴法　　

有时，超级链接的起点和终点在文档中相距较远，使用拖放式编辑很不方便。这时，可以使用　

下面的步骤来创建超级链接。选择超级链接的目标词、句或图像，按Ctrl＋C拷贝选定内容，把　

光标移动到需要加入链接的位置，选择―编辑‖*―粘贴为超链接‖即可。　　

3。　　书签法　　

首先保存文档，选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，选择―插入‖*―书签‖，插入书　

签时，需要为书签命名，注意书签名不能重复。命名后单击―添加‖按钮，把光标移到需要添加　

超级链接的位置，选择―插入‖*―超级链接‖，在―编辑超链接‖对话框中单击―书签‖按钮，并在―在　

文档中选择位置‖对话框中选择特定的书签，单击―确定‖按钮即可。　　　

4　、处理大型Word文档的命令和技巧（上）　　　　

在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来　

说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次　

序〃〃天！想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy　。　　　

本文介绍Word　2000　中一些对大型文档特别有用的命令和技巧。这里讨论的大部分内容同样适　

用于Word　97　，非Word　的其他字处理软件也提供类似的工具。　　　

页眉和页脚　　　

页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时，你只　

需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档的标　

题放入页眉（页面顶端）　，把页号放入页脚（页面底部）　。要访问有关页眉和页脚的　　



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命令，请先选择菜单―视图/页面‖，此时文档就显示为打印输出的分页效果。　　　

选择菜单―视图/页眉和页脚‖　，屏幕上就出现―页眉和页脚‖工具条（如图1）。开始时光标位于页　

眉区域，它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域，请点击―页眉和页脚‖工具条上的―在　

页眉和页脚之间切换‖按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。　　　

要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击―页眉和　

页脚‖工具条上的―插入页码‖按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现　

在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码｛page｝，这是因为你开启了域代码　

显示，按下―Alt＋F9‖可以关闭域代码。　　　

高级页号设置　　　

在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如，你可以把页号设置成―……第2页　

……‖这种形式。为此，你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。另外，你还可以　

用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。　　　

在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为―第X页共Y页‖这种形式。要实现这一点，请　

选择菜单―视图/页眉和页脚‖，然后切换到页脚区域。接下来不要点击―插入页码‖，而是选择―插　

入自动图文集/第X页共Y页‖，―第X页共Y页‖　的域代码就会出现在页脚之中。　　　

对于大型文档（实际上是任何文档）　，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是：　

选择菜单―视图/页眉和页脚‖，切换到页脚，选择―插入自动图文集‖，然后从菜单选择―文件名‖　。　

如果你希望文件路径也一同出现，请用―文件名字和路径‖代替―文件‖　。　　　

如果你觉得频繁地选择―视图/页眉和页脚‖菜单太麻烦，可以从Word　的―页面‖视图直接转入页　

眉或页脚，从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即处于编辑　

状态。类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。　　　

页眉和页脚的显示分别由―页眉‖、―页脚‖这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自　

己的样式，请选择菜单―格式/样式‖，选择你想要修改的样式，然后依次选择―更改/格式/字体‖　。　

修改字体样式，完成后点击―确定‖　。　　　

对于大型Word文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚（　比如制作封面）　。你可以按照如下　

步骤轻松地达到这一目的：在―页眉和页脚‖工具条上点击―页面设置‖按钮，选择―版式‖选项卡，　

启用―首页不同‖选项，然后点击―确定‖　。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚，请移到第二页，　

然后按照前面介绍的方法进行设置。　　　

取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页　　



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号显示为第1页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点，请选择页脚，然后用　

鼠标选中页号，再点击―设置页码格式‖按钮。把起始页号设置成0，然后点击―确定‖　。这样，　

文档第二页的页号就变成了1。　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　WORD应用技巧大全11　　　　

5、处理大型Word文档的命令和技巧（下）　　　　

在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来　

说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次　

序〃〃天！想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy　。　　　

上期，我们介绍了―页眉‖、―页脚‖　以及―高级页号‖等内容，您学会了吗？处理大型Word文档，　

除了以上方法，还有更多技巧，请看：　　　

用标题分割内容　　　

创建大型Word文档时，最好用标题把包含不同主题的页面分割开来。使用标题方便阅读者分　

层次阅读文档，使得他们能够很容易地找到各个主题。　　　

要格式化标题，最简单的方法是使用样式，比如默认标题样式―标题1‖、―标题2‖等。用样式格　

式化标题时，你可以很容易地得到文档内容目录。　　　

要把样式应用到标题，请先用鼠标选中标题文字，然后从―格式‖工具条的―样式‖下拉列表框选　

择样式。如果你找不到自己想要的样式，点击样式下拉列表的时候按住―Shift键‖就可以显示出　

完整的样式清单。如果要把文字格式转化成三种主要的标题样式——―标题1‖、―标题2‖、―标　

题3‖　的话，你可直接使用键盘快捷方式，它们分别是：―Ctrl＋Alt＋1‖　、―Ctrl＋Alt＋2‖　、　

―Ctrl＋Alt＋3‖（如图1）。　　　

用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力。要生成内容目录，你只需把　

光标移到要插入目录的位置（通常是文档开头）　，然后选择菜单―插入/索引和目录‖，选择―　目录‖　

选项卡，点击―确定‖按钮。Word将自动在光标所在位置插入一个目录。　　　

用结构图快速导航　　　

用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。　

要查看文档结构图，请选择菜单―视图/文档结构图‖　，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题　

列表。点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。　　　

如果你使用的是Word　2000　，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。内　

容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相　

应部分。要快速返回文档的开头，你只要按下―Ctrl＋Home‖键即可。　　



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导航大型文档的另外一种方法是使用―编辑‖菜单的―查找‖功能查找特定的文字。例如，假设你　

要查找文档中介绍―购机选择‖　的那一部分，你可以直接搜索―购机选择‖这几个字。倘若文档中　

这几个字出现次数不是很多，在―查找和替换‖对话框中你可以点击―查找‖　以及―查找下一次‖按　

钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点击―取消‖按钮即可。　　　

为图形加上题注　　　

当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。在Word　中，为图形　

加上题注是很方便的：先选中图形，然后选择菜单―插入/题注‖，在对话框中输入对图形的说　

明，最后点击―确定‖，Word将自动对图形进行编号并加上说明。如果你以后在这个图形之前　

加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则Word将自动修改图形编号。　　　

如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。然后，把光标移到　

需要插入题注引用的地方，选择菜单―插入/交叉引用‖，从―　引用类型‖列表，选择―　图表‖（如图　

3），从―引用内容‖列表选择你想要的引用类型，在―引用哪一个题注‖　中选择正确的题注，最后　

点击―插入‖按钮。现在文档中插入了对指定图形题注的引用。如果由于图形的前面加上或者删　

除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自动地进行相应的更新。　　　

6、WORD　的六项重要设置　　　

1。度量单位　　

word　中的度量单位有厘米、毫米、磅（1厘米约等于28。35磅）　、英寸和十二点活字（1个十二点活　

字等于12磅）五种。可在―工具→选项‖　的―常规‖选项卡上选定使用哪一种度量单位。　　

―度量单位‖下拉列表框的下面还有一个―使用字符单位‖复选框，如果将其选中，无论选定了哪　

种度量单位，视图标尺上的刻度值是―字符‖　；―格式‖→―段落‖对话框的―缩进和间距‖选项卡上　

―缩进‖　以―字符‖来度量，―段前‖、―段后‖　以―行‖来度量。　　

2。取消word97不支持的功能　　

在―工具→选项‖　的―保存‖选项卡上有一个―取消word97不支持的功能‖　的复选框。　　

一旦选中该复选框，就无法使用word97不支持的功能，如在表格单元格中插入表格的功能。　

具体表现为：当光标移入表格单元格中后，―表格→插入‖选单下的―插入表格‖命令以及表格工　

具栏上―插入表格‖按钮无法使用。　　



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3。　即点即输　　

在―工具→选项‖　的―编辑‖选项卡上有一个―即点即输‖选项区，共有两项设置，即―启用即点即　

输‘‖复选框和―默认段落样式‖下拉列表框。需使用即点即输功能，则应选中―启用即点即输‘‖　

复选框，然后在―默认段落样式‖下拉列表框中选定所需的段落样式（缺省值为―正文‖）　。　　

4。嵌入truetype字体　　

当文档中包含某些特殊字体（　一般　电脑上不安装的字体）　，如office2000　所带的繁体字　

———mingliu　，为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档，可在文档中嵌入　

truetype字体。方法是：将―工具→选项‖　的―保存‖选项卡上的―嵌入truetype字体‖复选框选中。　　

由于一个truetype字体文件的长度，小则数兆，大则十多兆，所以嵌入truetype字体后，文档长　

度一般将增至数十兆，给编辑、使用带来极大不便。如果再选中―只嵌入所用字符‖复选框，则　

文档的长度不会增大很多，但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容。　　

5。首行缩进　　

是否选用首行缩进功能，可在―段落‖→―缩进和间距‖→―特殊格式‖下拉列表框中设定。如果不　

选用，则必须将―工具→自动更正‖　的―键入时自动套用格式‖和―　自动套用格式‖选项卡上的―首　

行缩进‖复选框取消。　　

如果选用首行缩进功能，则选中―工具‖→―选项‖对话框―常规‖选项卡上的―使用字符单位‖复选　

框。这样―首行缩进‖　的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定―度　

量值‖　的工作。　　

6。文档网格　　

在―文件→页面设置→文档网格‖选项卡上有四种选择，即：―无网格‖、―只指定行网格‖（默认）　、　

―指定行网格和字符网格‖和―文字对齐字符网格‖　。用户可以根据编辑文档的类型，选用其中的　

某一种。　　

编辑普通文档时，宜选择―无网格‖　。这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均与其样　

式中的规定一致。　　

编辑图文混排的长文档时，则应选择―指定行网格和字符网格‖　。否则重新打开文