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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第103部分
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个人宏工作簿，在将录制宏保存在其中之前是隐藏的） 。而在PowerPoint 中，则是通过母板、
设计模板、版式和配色方案共同来实现类似功能的（这些功能的目的是为了保持格式的一致
性） 。
严格的要求，格式可能会包含字体、字号、颜色和段落格式等多个方面。通过格式菜单中的样
式命令可以自定义样式，并且可以保存到模板，这样不仅可以快速地应用各种格式（格式刷也
是快速应用格式的方法，但无法将格式记录下来，且不如应用样式方便） ，而且可以应用到其
它文档。
3 个以上标题，就应该进行编号。除了一级标题外，还会出现二
级标题和三级标题编号（Word 共提供了 9 级标题） 。为了清楚起见，有不少用户喜欢在编号时
引用上级标题编号（又称法律条文编号，形如 1，1。1，1。1。）。此外，文档中还可能会有图表编
号，并且在正文中引用这些编号。
疼的问题。一旦标
题或图表的相对位置发生变化，重新调整编号简直是一场噩梦；而只要使用 Word 所提供的多
级编号、题注和交叉引用等功能，则上述所有各种编号都将自动生成，并会根据相对位置显示
编号，这样不仅仅是少输入了几个数字，你将永远不用再担心编号出错了。
途径之二：填充柄
Excel 中的填充柄是选定区域右下角的一个小黑块，当鼠标位于填充柄上时，鼠标形
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状会由空心十字变为实心十字。不要小看填充柄，它好比魔术师手中的魔棒，也是提高效率的
最有力武器之一。很多人都知道，拖动填充可以自动填充 1，2 ，3……星期一，星期二，星期
三……等序列。用户还可以自定义序列，以完成自动填充。
充柄，如果已填充的内容为数字或字符，可以选择复制单元格、以序列方式填充、仅填充格式、
以值填充；如果填充的内容为日期，则可以以天数填充、以工作日填充、以月填充或以年填充。
例如，输入某个月末日期，通过右键拖动填充柄，并选择以月填充，则可填充各月月末日期，
遇到闰年 2 月还会自动填充 2 月 29 日。
公式，拖动填充柄即可完成公式的复制
（对于大块区域的输入，亦可采用快捷键―Ctrl＋Enter‖） 。默认情况下，公式采用的是相对引用，
这意味着相同的公式只须输入一次。如果你认为拖动填充柄复制公式的效率还不够高，那么试
试双击填充柄，结果一定会让人看得目瞪口呆。
途径之三：个性化设计
Office 功能非常强大，以至于一些用户埋怨它的功能太多。而且每次新产品推出，总要增
加很多新功能。微软公司经过多年的研究分析也发现，在 Office 的用户中，很多用户只使用
了很少部分的功能。
为了方便用户迅速找到他们需要的功能，Microsoft
Office 设计了个性化菜单和工具栏。菜单和工具栏只显示最常用的功能，其它功能可通过
扩展按钮打开，并为凹下状。一旦这些菜单命令或按钮被使用，则会自动变化为常用状态。而
长时间不使用的菜单命令和按钮将被自动隐去（如图） 。
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找到所需功能，而不会受到其它不常用的命令或按钮的干扰。类似的功能在常用文件的历史记
录和常用函数等方面也有体现。
是一个功能非常强大的应用系统，提高效率的设计在方方面面都有体现，
这也是微软将其 Office 称作―今日效率之源‖ 的重要原因。
用 Office 2000 搭建邮购管理系统
容。对一个邮购管理系统来说，客户数据管理和打印是必备的功能。如果邮购客户的信息量不
大，使用数据库有点“大材小用”。Excel
2000 具有强大的数据管理功能，它的使用比数据库简单而且灵活。Word
2000 则以打印输出见长，是制作邮寄标签和信封的利器。如果将两者的长处结合起来，无
须编写任何程序，就可以搭建一个实用的邮购管理系统。
数据表设计
运行 Excel
2000 打开一个空白工作表，首行各单元格输入数据字段（即列标题） ，如―收款日期‖、―收款
金额‖、―邮编‖、―客户地址‖等等（ 图 1）。它们不仅可以说明Excel 数据的内容，更是 Word
2000 识别和调用数据的依据。保存后的工作表作为 Word 2000 的数据源，用户可以根据需
要随时增加新字段。
2。数据输入
量较多，输入时需要左右滚动页面。此时使用 Excel
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2000 记录单要方便些，它的使用方法是：选中需要输入数据的空白单元格（如图 1 中的A2） ，
单击―数据‖菜单下的―记录单‖命令，即可打开图 2 所示对话框。输入过程中按 Tab 键切换输入
字段。一条记录输入完成后，单击―新建‖按钮或按―Alt＋W‖，当前记录就被添加到工作表数据
行的末尾。
数据输入完成后，以―邮购工作表‖之类的文件名保存，并将 Excel
2000 关闭等待调用。至于邮购数据的查询、统计等工作，不是本文介绍的内容，请大家参
考有关的书籍。
利用数据表批量打印信封
Word 2000 的邮件合并功能完成，具体操作步骤如下：
打开数据源
Word
2000―工具‖菜单下的―邮件合并‖命令，打开―邮件合并帮助器‖对话框。单击其中的―创建‖
按钮，选择下拉列表中的―信封‖命令，在弹出的对话框中单击―活动窗口‖ 。
开数据源”命令，在“打开数据源”对话框中找到前面建立的“邮购工作表”，选中后单击“打
开”按钮。连续两次回车，即可弹出“信封选项”对话框（ 图3） 。
设置信封
3 中的―打印选项‖供用户选择不同的进纸方式（共有 6 种） 。而在―信封选项‖ 中，你
可以打开―信封尺寸‖下拉列表，选择其中提供的各种信封（当然可以自定义） ，选择好了信封可
以在对话框中预览。如果单击―收信人地址‖或―寄信人地址‖下的―字体‖按钮，可以分别设置两
者的字体、字号等属性。同时，你也可以调整这两个地址与信封左边和上边的距离。
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域，为了使格式设置更加方便。我们不采用直接添加合并域的方法，而是单击“确定”按钮打
开空白信封页面。
添加合并域
置插入合并域。方法是：打开―邮件合并‖工具栏中的―插入合并域‖菜单（ 图4） ，选择其中的某条
命令（如―邮编‖），将对应的合并域插入页面上的插入点。按照相同方法重复操作，就可以将所
有合并域插入信封。如果你需要调整已插入合并域的格式，如对齐、字号和字体等。只要将它
们选中，就可以像普通文字那样使用―格式‖工具进行设置。
以上工作完成后，如果你想查看具体效果。只要将―邮件合并‖工具栏中的―查看合并
数据‖按钮按下，就可以在信封页面上看到显示的信息。
4。合并选定数据
“邮件合并”工具栏中的“合并选项”按钮，就可以弹出“合并”对话框（ 图5），让你选择合
并数据的范围。如果你要打印工作表中所有客户的信封，可以选中―要合并记录‖下的―全部‖ ；
如果只想打印工作表中部分客户的信封，可以选中―要合并记录‖下的―从、到‖，然后在输入框
中填写工作表记录的起止行标号。
数据合并范围选定后，单击图 5 中的―合并‖按钮，Word
2000 就会打开一个新窗口生成选定客户的全部信封。接下来你可以将它们存盘供今后使
用，也可以直接进行打印。至此，信封打印工作完成。
制作邮购标签的方法与制作信封很相似，以下仅将不同的地方简单介绍如下：
1。打开数据源
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话框“创建”下拉列表中的“邮政标签”命令，连续两次回车后打开“标签选项”对话框（ 图
6） 。
选择标签
6 的―产品编号‖下提供了某种纸张的不同规格标签，所选标签的具体信息显示在右
下角的―标签信息‖栏内。你可以打开―标签产品‖下拉列表，然后在―产品编号‖框内寻找你需要
的标签。如果你找不到合适的内置标签，可以单击―新建标签‖按钮，在图 7 所示的对话框中自
行建立。对话框中提供的可选参数很多，修改的结果也能立刻看到，用户很容易掌握它的使用
方法。
添加合并域
6 中选中标签并―确定‖，就可以打开―创建标签‖对话框。鼠标在―示范标签‖
框内单击，然后单击―插入合并域‖按钮打开菜单（ 图4） ，选择其中需要的命令单击，就可以将
合并域插入―示范标签‖框。敲回车后执行相同操作，可以将合并域插入新行，否则多个合并域
放在一行。但是，图 8 中调整合并域格式比较麻烦，你只能用加空格的方法改变域的位置。如
果需要精确调整字体、字号等，应当在下一步解决。
合并选定数据
8 中的―确定‖按钮，就会回到― 邮件合并帮助器‖ 。你只要单击其中的―合并‖按
钮，―合并‖对话框（ 图5）就会再次弹出。你只要按上面的介绍选择其中的项目，单击―确定‖按
钮，就可以在当前窗口中看到带有合并域的标签。同时打开一个新的 Word
2000 窗口，在其中生成所有标签。
选中要操作的对象，修改的速度还是比较快的。至于最终生成的标签文件，你可以像信封那样
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存盘或直接打印。
需要说明的是：邮件合并的本质是Word 2000 的数据调用功能，它可以使用Excel 、
DBASE 等多种数据源。运用本文介绍的方法，可以将 Word
2000 作为数据库输出工具，打印出美观大方的各种报表。
员工生日巧排序
很多公司企业，非常重视公司内每个员工的生日，在某员工生日的当天，会给他（她）送一
份生日小礼物，让每个员工有一种温馨感。这就要求公司的相关部门根据现有公司人员姓名、
生日、职务等信息（如图 1）按一定规则（先按月份排列，同一月份按职位由经理→主管→领班→
员工进行排序，且需计算出每个人的岁数） ，排序成如图 2 格式的生日一览表，以方便生日礼
品发放。下面以Excel
2000 或 Excel 97 为例，将具体操作步骤介绍如下：
1。岁数的计算：将光标选定 E3 单元格后输入―=YEAR（NOW（））…YEAR（D3）‖ ，按回车后 E3
则显示为时间格式的数字，再选定 E3 点击―格式‖菜单→―单元格‖→
在弹出―单元格格式‖对话框内选定―数字‖选项卡，在―分类‖框内选定―常规‖→
单击“确定”后便可计算出第一记录的“岁数”。将光标移到 E3 单元格填充柄上变成细十
字形光标后，按下鼠标左键往下拖（公式复制）就可将所有人的岁数计算出来。
2。求出生日所在月份：将光标选定 A3 单元格后输入―=MONTH（D3）‖，按回车后便可计算
出第一记录的生日所在的月份。依照上述公式复制方法，将所有员工生日所在的月份全部算出。
3。增加关键字段：如果直接排序职务字段显然十分困难，但我们可以借助增加关键字段再
将其隐藏的方法来处理。具体操作如下：选定第 D 列，点击―插入‖菜单并单击―列‖后便可自动
增加一列。选定 D2 单元格输入一个新字段―级别‖，选定D3 并输�
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