放开自己-第3部分

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　　采用正确分类　　　　　
　　如果我们有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟，以后再想改正就不容易了。　　　　　
　　善用档案管理工具　　　　　
　　例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夹，还是名片簿？如果用档案夹，要用哪一种，用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？这样都可依情况而定。　　　　　
　　注意汰旧换新　　　　　
　　这是指要随时更新资料。新的资料来了，就要与旧的对照一下，以确定是否取代旧的资料。但需要考虑：是否要将每份新文件都与旧的对照，是否要将每张名片注明获得的日期及地点，以便收存整理。还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，要尽快处理。　　　　　　　　　
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第8节：引子一（5）　　　　　　　
　　注意档案名称　　　　　
　　如果没有专门的人员管理档案，很容易让档案杂乱无章，使人找不到。现在我们用计算机存档时更要注意设置正确的文件名，以方便别人查找。　　　　　
　　注意存盘方式　　　　　
　　这是指如果用计算机储存档案，则必须有能够共享的空间，使他人可通过局域网查询。此时一定要注意将资料档案备份，以免别人误操作删除了重要的资料，那就无法弥补了。　　　　　
　　注意调卷、调案程序　　　　　
　　一般来说，事业单位的档案管理比较正规，调卷及调案的程序都非常严谨。想借阅一些资料，要填写借阅单，要签名，要依时限交还。而一般的企业里，这项工作就做得比较马虎，同事之间拍拍肩膀就可以借调，借完大家就会忘掉。　　　　　
　　电话、会议及找文件可以说是在办公室里最耗费时间的三件事。对我们来说，如果上班时，不必开会，不必打电话、接电话，也永远不必看到任何文件，那就好像没干工作一样。所以，文件、资料管理也是考核一般人绩效的凭据，所以，不要为图方便什么资料也不储存。　　　　　
　　文件、资料管理与时间管理的关系因此十分密切，无论你职位高低，都得注意它的存在。如果处理不当，它就会成为管理的绊脚石，管理者不得不慎。　　　　　
　　小马今年得了一个“最佳秩序奖”，原因是公司评选桌面及环境最糟糕的人时，大家都选了他。　　　　　
　　小马是负责公关的，早就养成只要资料一来就往旁边一扔的个性。他的座位四周摆满了文件、报纸、ＤＭ、照片……这座“文件山”堆满了，他又堆一座，所以远远一看，根本看不见小马在哪里，只看到高高的“文件山”。　　　　　
　　每当同事问小马：“你怎么又在和文件大战啦？”他都义正词严地说：“你懂什么，我这是乱中有序！”　　　　　
　　好一个“乱中有序”！大家给他的公文也好、资料也好、图片也好，不管重不重要，只要到他手上就可能再也找不到了！　　　　　
　　有一天，领导交给他一本重要的资料，让他去办一项登记。隔了三天，他就宣布：完了！又不见了。碰到这样的人，怎么办？　　　　　
　　解决办法：其实，一般人要想提高效率，应该遵守“一次只处理一件事，绝不重复处理同一事件”的时间管理原则。　　　　　
　　文件或公文应分为待阅、已阅及暂缓三个类别，使自己和别人都能一目了然。若是太忙，或工作时间不固定，也该运用特定时间专心处理文件。今日事，今日毕，别人才能配合你的工作。　　　　　
　　能用电话解决的事情，就不要用文件，使用传真也可以省时省力。　　　　　
　　要写计划及报告时，必须选在一天内头脑清醒的时刻，到了下午昏昏沉沉的，再做这些事效果就差些。　　　　　
　　文件无论放在哪儿，都要让别人也能轻易找到。如果能够做到定期整理环境更好，公司的总务部门可以硬性要求员工每三个月清仓倒柜一次，以便把所有该扔的都扔掉。当然，在这以前，所有档案的期限都要标示清楚。沟通的时间管理　　　　　
　　许多主管在进行时间管理时，都会碰到与沟通有关的问题，例如：　　　　　
　　将大量时间耗费在服务重大客户上，相比之下，花在管理及制定策略上的时间就少多了。　　　　　
　　团队中效率步调落差过大，如何界定“不适任”？如何克服“人情”上的包袱？如何使团队步调一致？　　　　　
　　如何授权才能避免事必躬亲？　　　　　
　　如何加强拜访顾客时的时间管理？顾客来访时，如何掌握交谈的时间较为妥当？　　　　　
　　制订的计划常被其他突如其来的事情影响，该如何处理？　　　　　
　　沟通与时间管理密切相关。首先，沟通属于人际关系的一部分，人际关系位于优先级管理的第二象限——重要但并不急迫，是会影响未来的事。在一天的工作中，可以用10％左右的时间来处理沟通事件。如果在沟通上耗时较多，则人际关系摩擦就减少。第一象限（第一优先）：重要而又急迫的事；　　　　　
　　第二象限（第二优先）：重要而不急迫的事；　　　　　
　　第三象限（第三优先）：急迫而不重要的事；　　　　　　　　　
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第9节：引子一（6）　　　　　　　
　　第四象限（第四优先）：不急迫也不重要的事。　　　　　
　　图1…1优先级象限图换句话说，优先级的四大象限就是：　　　　　
　　第一象限是指危机、意外及有时限的事；　　　　　
　　第二象限是指现在发生的会影响到未来的事；　　　　　
　　第三象限是经常发生的事；　　　　　
　　第四象限是每天例行的事。第二象限主要是指：　　　　　
　　公司的产品研发与个人的人际关系；　　　　　
　　公司的员工训练与个人的公共关系；　　　　　
　　公司的策略规划与个人的休闲活动；　　　　　
　　公司的CIS与个人的自我成长；　　　　　
　　公司的新市场与个人的生涯规划。了解了这一层面之后，还要了解中国式沟通的几个问题。　　　　　
　　首先，是面子问题。中国式的人际关系，最重要的是面子问题，要给别人面子，就要多主动关心对方，我们称之为服务。服务顾客不一定是有业务上的需要，而是顾全对方的面子而已。沟通分为正式沟通与非正式沟通，亲自拜访就是面对面的正式沟通，而打电话就是非正式的沟通了。　　　　　
　　安排拜访的时间，要考虑交通的因素。交通在时间管理中属于意外事件，也就是难以掌握的，所以，涉及交通的事件都必须设定宽松的时限。如非必要，尽可能地减少难以控制时间的活动，运用电话联络，可以解决许多问题，在第一次拜访时，就可先礼貌告知，以后将通过电话联络。　　　　　
　　守时是一种习惯。很多人在第一次不守时之后，发现迟到也没有什么，于是脸皮就会愈来愈厚，甚至觉得自己迟到，才表示自己最忙，而且自己来了之后大家才能开始，岂不是最佳抵达时间？所以，我们一定要给不守时的人一定的惩罚，让他明白迟到是浪费大家的时间，这样他才会逐渐改掉迟到的毛病。如果我们纵容别人迟到，就等于相对减少自己的时间资源，是得不偿失的。　　　　　
　　“面子”之外的另一个中国式的沟通问题，就是“人情”。为了“人情”，我们不好意思将心里的抱怨及不满说出来。在这里，我们得学会拒绝的艺术。　　　　　
　　为什么要拒绝？因为许多事情，一旦习惯了就成自然，在日常工作中也是一样，许多工作范围不明确的琐事，一旦你做了，以后这些事就成了你的固定工作了。所以，我们必须学会拒绝，推掉一些工作职责之外的事。　　　　　
　　要想做到有效沟通，还应该注意以下几点：　　　　　
　　避免干扰　　　　　
　　我们常因为工作被打扰而烦恼，例如正在接待访客，主管要你去一趟；正在批公文，电话铃声不断；正在开会，有人突然打断会议的进行……对于这样的干扰，要积极避免。因为一件事做了一半被打断了，得花比原来预计还长的时间来处理，所以，我们尽可能地不去打断别人正在进行的事，也尽可能地防止别人干扰自己正在进行的工作。开会时要高挂“会议”的字样，会议室不能有电话干扰，请别人代接电话等都是杜绝干扰的方法。　　　　　
　　总经理正在思考年底调薪的问题，望着人事部送来的统计数据，不禁蹙着眉头，心急如焚。已经连续三年亏损，若是再发年终奖金，恐怕年底会有现金周转不开的问题。　　　　　
　　正当他一筹莫展的时候，门突然被推开了，张助理摇摇晃晃地走进来，才下午两点半，他就似乎有些酒意，劈头就问：“总经理，听说今年我们不打算调薪，这是怎么搞的，公司的人都快乱了，你知不知道？”　　　　　
　　张助理是董事长的远亲，就凭这层关系，他进来从不敲门，也不管有人没人，总是来去自如，更别提他一坐下来就打开话匣子天南地北说个不停了。　　　　　
　　碰到这种人，你说怎么办？　　　　　
　　解决方法：其实，公司的高层主管，绝对不能采用门户开放政策。员工想要与主管见面，都要经过选择和安排。主管若担心不够亲民爱民，而要体恤员工，大可以采取走动管理及定期会谈两种方式来面对员工，而不是像玻璃缸里的金鱼一样，让大家都知道你在做什么。　　　　　
　　客人依约而来，也要在客套寒暄之初就告诉他有多少时间可会谈。生人可以由助理人员先行告知；熟人则由主人当面讲清楚即可，以免闲话比正事还多。当然，聪明的客人更应该先问清楚，或说明所需要的时间。　　　　　　　　　
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第10节：引子一（7）　　　　　　　
　　对那些还没来得及长驱直入的不速之客，在他到达门口以前就应该挡驾，主人可以移尊就教，不必请他进自己的办公室，而带他去一般的会客室会谈；如果是来意不善的人，更应该选择僻静的场所来接待。　　　　　
　　如果真的挡不住对方且他已经走进来，那也只有急中生智，拿出一个公文夹，装做匆匆出门的样子，告诉对方只能站着谈两分钟，而不请他坐下，如此一来，客人总不好意思自己坐下吧。　　　　　
　　当然，也有些人自以为是，不顾礼貌地硬闯进来。若是常碰上这样的人，那总经理或高层主管在作重要决策时，最好躲在办公室以外的地方，以免被经常性的意外所干扰。　　　　　
　　依照统计，管理层面的人，在每日工作中，每隔五分钟就会被干扰一次，若是能巧妙地运用一些法则，避开这些不速之客，也是减少时间浪费的好方法之一。　　　　　
　　传达技巧　　　　　
　　在沟通中有一点是主管不能忽视的，那就是传达的技巧。传达的效果通常是递减的，这很正常，因为每个人习惯于只接收自己认为重要的那一部分信息，所以一件事一旦经过二手传播，就与原意大相径庭。　　　　　
　　聪明的主管在宣布重要的事件时，必须召集所有人员到场，而不是只告诉一两个人，再请他们转告，因为，转告途中是极有可能扭曲原意的。所以，虽然要授权，但也要让别人了解自己真正的意图是什么。　　　　　
　　授权管理　　　　　
　　最后来谈授权。所谓管理，就是找适当的人做事，这也就是选才的重要性所在。主管授权前要先知道这个人是否有能力执行任务，这又牵涉到主管本身是否教导他并使其可以完成任务。许多主管所谓的授权，就是莫名其妙地丢一堆东西让别人做，或没有解释清楚该怎么做，而让别人自己去摸索，既容易犯错误又浪费时间，当然就不是好的授权方式。交通的时间管理　　　　　
　　对于交通与时间管理，可以参考一下日本的著名学者黑川康正的方法，在其《24小时最高效率活用法》一书中，有一段讲坐公交车族的时间运用，并详细地描述了他坐公交车的心得：“一般上班族一早出门，常因塞车搞得气急败坏，既费时，又影响工作情绪。因此，倘若距离上班地点不远，不妨以步当车；否则，就该为自己拟订一方案，充分利用这段坐车时间。”　　　　　
　　黑川康正的家离最近的车站步行只用十分钟，他每天都是步行到车站。但是上车之后，需两个小时才能抵达办公室，所以他大力倡导“时差坐车法”，也就是避开塞车的高峰期，比正常情况下提早一个小时出门。　　　　　
　　出门之后，一般人都会选择用时最短的路线，然而，黑川康正却认为，如果能充分利用车上的时间，也可以获得较好的效果。　　　　　
　　每次上车后，黑川康正通常选择一个人较少的角落，以便可以集中注意力，安静地看报纸或读书。　　　　　
　　由于在车上有时要写点东西，他经常把笔记本当做垫板使用。事实上，黑川康正的许多著作都是在坐公交车时完成的，他的步骤如下：　　　　　
　　第一，搭车时若有座位，立即取出笔和本子，准备写稿。　　　　　
　　第二，将所有想到的事情一字不漏地写下来，下车后再整理。　　　　　
　　第三，一边走，一边用录音机将脑海中浮现的文章录下来。抵达公司后交给秘书整理，在下班路上自己再加以润饰、修改。　　　　　
　　此外，确认当日的工作流程，思考对下属指示的要事，也都是在上班乘车时完成。下班乘车的时间，就用来检讨今天未完成的工作及计划明天的流程。　　　　　
　　为了避免因太过专注，而误了下车，黑川康正会事先设置闹铃，如此一来即使犯困，也可以安心打个瞌睡。戴手表时，则将表面转向手腕的内侧，抬头一瞥就可以知道时间，或是与顾客洽谈事情时，也不至于因看时间而感到尴尬。　　　　　
　　如果要在路上看书，最好先把书本解体，也就是拆成许多小册子，这样使用起来更加便利；体积庞大的书籍，比如，精装书，要去其封面。他还建议，需要迅速详读的书，一下买三本，家里、办公室以及公文包里各放一本，只要一有时间便可阅读此书。　　　　　　　　　
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第11节：引子一（8）　　　　　　　
　　至于杂志，他先将杂志的骑马钉拆下，选择有用的部分交给秘书做成档案，其余的则舍弃不要。　　　　　
　　自己开车时，如何进行时间管理呢？　　　　　
　　第一，利用一点时间，如周三及周四清晨路况较好的时候，寻找是否有较好、较快的行车路线。想想“出租车法则”，为何出租车司机知道走哪条路线最快？因为他们路熟，知道哪条路最堵、红绿灯最多、红灯的时间最长，知道哪个巷子绕过去最简单，如果我们也能照样去寻找，当然会更有效率。　　　　　
　　第二，一上车，就打开收音机收听路况信息，这是绝对有必要的，可以避开塞车的路段。当然，如果汽车装有卫星定位系统，就不必这么麻烦了，计算机会指示前面的路段是否可行。　　　　　
　　第三，对于不了解的路线，先查查地图和打相关的电话咨询一下。在地图上必须标明交通要道的名称以及是否为单行道等，而且愈详细愈好。地图中要指出理想的停车地点，否则即使到了目的地也要为了找停车位而大伤脑筋。　　　　　
　　第四，开车的速度在50公里/小时左右最适合。开得再快也得等红绿灯，超车更是毫无意义，只是早等晚等而已，倒不如在红绿灯前等车，还可以利用等绿灯的时间做一点事。应酬的时间管理　　　　　
　　每到岁末时，每个人的应酬就多了起来，如结婚、搬家、升官、庆祝新年等。