每周工作4小时-第3部分

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　　80％的结果源于20％的原因。
　　80％的成果来自20％的时间和精力。
　　80％的公司收入来自20％的产品和客户。
　　80％的股市盈利由20％的投资者和20％的个人投资来实现。
　　条目可以无限延续而且多种多样，而比例常常会不对称甚至加大：90/10、95/5、99/1并不少见。但80/20是人们寻求的最低比例。
　　一天傍晚我偶尔翻到帕雷托的书，当时，我正陷在一周7天每天15小时繁重而无望的工作苦海中，凌晨就得打电话去英国处理事务，正常的朝九晚五工作时段则处理美国本土的工作，忙到午夜再打电话处理日本和新西兰的事务。我就像困在一列脱轨且没有刹车的货车上，因为没有选择所以只好不停地加马力。于是，出现了两种选择：要么筋疲力尽直到崩溃，要么尝试一下帕雷托的建议。我选择了后者。第二天早晨，我开始思考下面两个问题，重新审视我的工作和个人生活：
　　1．到底是哪20％的原因造成我80％的问题和不快乐？
　　2．到底是哪20％的原因带给我80％的理想成果和快乐？
　　整整一天，我把所有貌似紧急的事务都放在一边，尽可能全神贯注地进行我的审视分析，用这两个问题分析所有的事情，包括我的朋友、客户、广告以及休闲活动等等。做这些，不是为了发现自己所有的事情都做得很对——事实常常相反。目的只是为了发现自己的低效之处，学会精简，找到自己的优势并充分地发挥它的效能。在接下来的24小时里，我做了一些简单但在情感上不容易做到的决定，从而真正地永久地改变了我的人生，让我能够拥有现在享受的生活方式。
　　我做的第一个决定很好地证明了这个分析精简的方法多么快速有效：我不再联系我95％的客户，而且彻底取消2％的客户名单。最后只留下3％的最优秀的生产商继续销售和生产。
　　120多位批发客户中的5位就能带来95％的收入。而我98％的时间都用来与其余的客户们进行交涉。而前面提到的那5位客户全都是定期订货，不用打催促电话也不用费口舌说服。换句话说，我一直在忙碌，只是因为我觉得在上午9点到下午5点之间我应该做些什么。我并没有意识到每天从早上9点一直工作到下午5点并不是生活的目标，这只是大多数人的日常模式而已，不管是否必须如此。而我这种极端的情况就是为工作而工作，这是新贵词汇中最受鄙视的词语。
　　所有的问题和抱怨，我指的是百分之百，都来自于这些低效的大部分客户，除了两个大客户，他们做生意的一贯风格是典型的“我把事情搞砸了，你帮我收拾干净”。我把所有这些超低产出的客户都搁置一边：如果他们订货，那当然好——把订货单传真过来。如果他们不订货，我不会再追在他们身后，不再打电话，也不再发电子邮件，什么也不做。这样我只需要应付那两个大客户了。他们的生意一向很难谈，但是当时却占公司实际收入的10％左右。
　　总是这样，正是犹豫不决才造成各种各样的问题，而根本不是因为自怨自艾引起的。我将他们的恫吓、侮辱、费时的争论和辩解都当成做生意的一种代价。在应用80/20法则进行自我分析时，我发现那两个大客户几乎是我一天所有的不快乐和愤怒的源头，而且还会继续影响到我的私人时间，让我在深夜还得忍受“当时我应该如何如何去反驳那个混蛋”的自我折磨。我所赚得的收入根本抵不上我的自尊和心情所遭受的影响。我并没有想过自己为什么需要钱，就想当然地以为自己需要它。客户永远是对的，不是吗？为了生意嘛，不是吗？该死的，不是这样的。至少对新贵而言不是这样的。我炒了他们的鱿鱼，觉得非常开心。我们之间的第一次谈话是这样的：

80/20法则和不再做无用功（2）
客户：“怎么回事？我订了两份货，居然迟了两天到货。（注意：我曾经反复提醒过对方，但对方仍然用错误的方式把订货单发给错误的人。）你们这群人真是我合作过的人中最无组织性的一帮白痴。在这行我干了20年了，这是最糟糕的一次。”
　　任何一位新贵——这里，就是指我：“我要杀了你。你小心点，一定要小心点。”
　　我真想那么说。在脑海中，我已经练习了百万次这样的回答，但是现实中我是这样说的：
　　听到这样的情况我非常地抱歉。您知道，对于您的不敬我已经忍受好一段时间了，非常不幸的是，我们的生意可能不能再做下去了。我建议您好好想想这样的不快和愤怒是怎么来的。无论如何，我祝您一切顺利。如果您想继续订购我们的产品，我们是非常乐意为您提供服务的。但是前提是，请您注意言行举止的得体。您是知道我们的传真号码的。就这样，祝您开心。（挂断）
　　我打过一通这样的电话，也发过一封这样的电子邮件。结果是什么？我失去了一位客户，但另一位则改正言行，一直不断地将订货单传真给我。问题解决了，利润损失最小化。我立即比之前快乐了10倍。
　　然后我分析了公司前5位客户的共同点，在接下来的一周里，针对3位类似风格的买主，进行关系巩固工作。记住更多的客户并不意味着更多的收入。更多的客户不仅不是最终目标，反而会带来90％的额外工作和仅为1％～3％的收入增长。不要再犯错了，终极目标就是以最少的投入（也包括最少数目的客户）获得最大的利润。我强化我的优势——我最重要的生产商，集中精力增加他们的订货数额和订货频率。
　　最终结果是什么呢？我不用追着120个客户乞求订单，不用打说服的电话，也不用长篇大论地写电子邮件去和对方理论，就可以从8个客户那里收到大笔订单。4周之内我的月盈利就从3万美元增长到6万美元，而我每周的工作时间一下子从80小时减到15小时左右。最重要的是，我自己能感受到快乐，在过去两年中第一次感到乐观和自由。
　　接下来的几周里，我把80/20法则应用到其他几个方面，包括：
　　1．广告
　　我明确哪些广告带来了80％以上的收入，找出这些广告的共同之处，然后进行强化，同时撤除其他所有广告。我的广告费用立即减少了70％，而我的直接销售收入在8周之内从每月1万5千美元一下子增加到了2万5千美元，几乎翻倍。如果我放弃长期使用的杂志广告而采用电台、报纸和电视广告，销售一定会马上翻倍。
　　2．网上加盟机构和合伙人
　　我解雇了超过250个低产出的网上加盟机构，把其中一些变成持股形式，从而把精力集中在两个给公司带来90％收入的加盟者身上。我的管理时间从每周5～10小时降到每月1小时。同一个月里，网上合伙人的收入也因此增长了50％以上。
　　放慢步子，记住这一点：大多数事情看上去并没有多大差别。显得忙碌只是懒惰的一种形式——懒于思考和未经选择地去行动。
　　看上去显得忙碌，通常和无所事事一样地低效率，而且更让人生厌。做事情有所选择——少做，才是通往效率的途径。集中精力做少数重要的事，其他的就不用管了。
　　当然，在全新环境（无论是一份新的工作或者新的创业经历）中，在能够分清主次和轻重之前，你需要花一定时间想清楚，什么才是最重要的。把一切都扔到墙上，看看什么能粘住。仔细选择是整个过程中必需的一部分，但不应花费一个月或者两个月的时间。
　　我们很容易陷身于琐事之中，逃脱的关键是要记住时间不够实际上是因为主次不分。花时间停一停，闻闻花香，或者——像这样——数一数豌豆荚。
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帕金森法则：告别朝九晚五（1）
如果你是一名员工，把时间花在无意义的事情上，在某种程度上，不是你的错。没有一定的利益，一般人是没有动力去好好利用时间的。这个世界已经习惯在上午9点到下午5点的时间段里工作，既然你在该时间段里受雇佣必须呆在办公室里，你就不得不找各种事情来打发这段时间。因为有的是时间，所以时间就被浪费掉了。这是可以理解的。但现在，既然你的新目标不再是每月定时领工资，而是去商量要求远程工作，那么，面对同样的工作现状时，你就要变得有效率起来。最好的员工才有最大的谈判砝码。
　　对企业老板而言，浪费时间是一个不好的习惯，也是模仿的结果。我也不例外。大多数企业老板都曾做过员工，受到朝九晚五文化的影响。于是，他们会采用同样的日程表，无论他们设定的目标利润是否一定需要上午9点开工或者一天8小时的工作。这样的日程表是一份集体的社会契约，也是以数量定绩效的方式的古老的遗留物。怎么可能全世界所有人都正好需要8小时来完成工作？不可能。朝九晚五只是随意制定出来的规矩而已。
　　你没必要为了成为一位真正的百万富翁而每天工作8小时——更不用说只要活得像个百万富翁了。每周工作8小时都嫌多了，当然，我并不指望大家现在都相信我。我知道你怎么想，我自己有很长一段时间也那么想：一天的时间真的不够多。
　　那让我们来考虑一些有可能达成共识的事情。
　　因为有8小时的时间要填满，我们才有满满8小时的工作。如果我们有15个小时，我们就会工作15个小时。如果有一件紧急的事情需要我们2小时后停止手头工作，而工作又不能拖延，神奇的是，我们往往会在2小时之内完成所有这些工作。
　　这与2000年春天爱德？兹肖告诉我的一个法则有关。
　　我忐忑不安地回到普林斯顿的课堂，但并不能专下心来。占学期分数25％的期末论文要在24小时之后上交。论文的选择之一，也就是我当初的选择，是采访一家刚创业的公司的主要负责人，然后写一篇关于该公司运营模式的深度报道。公司的主要领导在最后一刻决定，由于相关保密因素和公司挂牌上市之前的预防措施，我不能采访两位重要负责人，也不能使用该公司的信息。我觉得这事彻底没戏了。
　　课后，我去找爱德告诉他这个坏消息。
　　“爱德，我想我的论文可能要延期。”我解释了现在的情况，爱德笑了，显得一点也不担心。
　　“我想你应该没问题的。企业老板是促使事情发生的人，不是吗？”
　　24小时之后，最后时限的前一分钟，当爱德的助理正在锁办公室的门时，我交上了30页的期末论文。我找到并采访了另一家公司，赶出了这篇充满了浓浓的咖啡味道的论文。弥漫的咖啡因剂量足以取消一整支奥运会径赛队伍的参赛资格。结果这篇论文是我4年里写得最好的论文之一，我得了一个A。
　　就在前一天离开教室时，爱德给了我一个关键性的建议：帕金森法则（Parkinson’s　Law）。
　　帕金森法则认为，任务的重要性和复杂度与所分配的完成任务的时间密切相关。这就是不断迫近的最终时限的魔力。如果给你24小时去完成一项任务，时间的压力促使你集中精力去执行，别无选择只能做最重要的部分。同样的任务，如果给你1周去完成，它就换来了小题大作的6天。如果给你2个月的时间，但愿不要这样，它就变成了一场精神磨难。因为精力更高度集中，短时限内做出的最终产品通常不比长时限内做出来的差，甚至质量更高。
　　这反映了一个非常奇怪的现象。增加成效有两种顺序互相颠倒的办法：
　　1．只做重要的事情以减少工作时间（80/20法则）。
　　2．减少工作时间来做最重要的事情（帕金森法则）。
　　最好的解决办法是两个一起用：确定几件影响收入的重要事情，用非常短和清楚的时限来计划它们。
　　如果还没有正确选定目标重要的任务，就莽撞地开始和结束，那些不重要的事情就会摇身变成重要的事情。即使你知道什么才是重要的事情，但如果没有设定完成任务的时限，那些强加到身上的（或突发的）次要事情就会不断地出现，不断占有你的时间，一天下来你会一事无成。除了去UPS寄一个包裹、预约几次会面和查阅电子邮件之外，朝九晚五的一整天还能干什么呢？不要感到难过。过去，我好几个月都在干这样那样的次要事情，感觉好像是公司在管理我，而不是我在管理公司。
　　80/20法则和帕金森法则是两个重要的基础概念，在这一部分里，我们还会看到它们的不同形式。大部分的投入都是无用功，浪费的时间与得到的时间成正比。
　　只有对高负荷工作量的有效限制，才会迎来优异的效率和时间的自由。
　　

时间管理的终结：问题与行动（1）
要有更多的时间，就要少做一些事情，有两种办法可以做到这一点，但必须同时使用：1）列一张简要的“要做事务清单”（to…do　list）。2）列一张“不要做事务清单”（not…to…do　list）。
　　下面是一些帮助我们开始行动的假设情境：
　　1．如果你有心脏病，每天只能工作2小时，你会做什么？
　　不是5小时，不是4小时，也不是3小时——只有2小时。这不是我给你画的终点，而是你的起点。另外，我已经听到你脑子里的嘀咕了：真是太好笑了。根本不可能！我知道，我知道。如果我告诉你，你让自己不停运转、每晚只睡4小时，只能活几个月的时间了，你会相信我吗？也许不会。尽管如此，仍有上百万的新生儿母亲一直在这样做。这个训练是必须的。医生警告过你，3个心脏搭桥手术之后，如果在术后头3个月你不把工作量缩减到每天2小时，你就会死去。你会如何做呢？
　　2．如果你第二次心脏病发，只能一周工作2小时，你会做什么？
　　3．如果有一把枪指着你，要求你停止4/5的耗时工作，你会去掉哪一些工作？
　　要达到简洁就要做到不留情。如果你不得不停止4/5的耗时工作——电子邮件、电话、谈话、文件、会议、广告、客户、供货商、产品、服务等等——去掉哪些才可能保证收入影响最小化？可以每个月试一次，这种尝试既能保证你的健康，又能保持一切正常运营。
　　4．我最经常做哪3件事情来填充时间而让自己挺有成就感？
　　这些事情通常被用来推迟其他更重要的行动（一般是一些令人不舒服的行动，因为重要的行动可能会遭遇失败或者被拒绝）。老实说，我们每个人都做过这种事情，想一想你常用哪些磨蹭性的事情来搪塞自己呢？
　　5．学会问：“如果这件事是我今天惟一完成的事情，我会对今天满意吗？”
　　在没好好想清楚主次轻重之前，不要坐在办公室里或者坐在你的电脑前。否则你的一天就可能在阅读无聊的电子邮件和脑筋一片混乱中度过。今晚之前就列好明天要做的事情。我不推荐使用Outlook或者用电脑来列“要做事务清单”，因为这样会使清单得以无限制地增加。我用一张标准大小的纸折三次成2英寸×英寸大小见方，正好可以放进衣服口袋，限制自己只专注于几件事情。
　　每天要完成的重要事情永远不能超过两件。永远不要。即使所有事情都非常重要，也没这个必要。如果陷身于一大堆看上去都很重要的事情里面——我们大多数人都会遇到这种情况，试着认真地考虑一下每一件事情，然后问自己：“如果这是我今天惟一完成的事情，我会对今天满意吗？”
　　为了避开那些表面上紧急的事情，你可以问问自己：“如