职业化员工必修的10堂课-第6部分

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正确地做事〃，即在实现目标的过程中是否采取了正确的方法并行之有效。因此，时间管理不仅涉及〃效率〃，更要关注〃效能〃，人才能真正体会到成功所带来的喜悦。〃效能〃为本，〃效率〃是末。　　　

　　我们每个人都会某时某刻、或多或少地在内心深处探寻这样一个难解之谜：人活着到底是为了什么？我的人生价值何在？　　　

　　既然〃效能〃为本，那么一个自然的问题是：你确立了适合你自己的正确的人生目标吗？很多学员正是带着〃如何确定人生目标〃这样的疑问来参加培训的。我们常常感叹：说起来容易，做起来难！所以，这个世界上成功的人不在多数。我们都知道人活着应该有目标，这说起来确实容易；但到底怎样确立目标，什么样的目标才是正确的，好像的确是个难题。　　　　　　　　　

◇欢◇迎访◇问◇BOOK。◇　　

第21节：时间管理（2）　　　　　　　　　

　　〃你的天赋、才能与世界需求交叉的地方，那就是你的使命所在。〃　亚里士多德其实很早就为我们指点了迷津。而遗憾的是，现实中人所追求的，往往不是内心呼唤的自我，而是攀比与虚荣。这样得来的结果，最多只是暂时的满足，更多的却是失落。你认识到自己真正的才能了吗？你知道这一（些）才能如何满足世界的需求吗？你若想成功，就从回答这一问题开始吧，否则你很难体会到　〃生命〃的意义……这绝不是耸人听闻！　　　

　　当你找到了这个问题的答案，就开始有了目标……你人生〃效能〃的起点。人生不是单一的色彩，而是万花筒。要实现你的目标，需要关照人生的各个方面。　　　

　　●人生之轮　　　

　　《高效能人士的7个习惯》的作者史蒂芬·柯维在研究并采访过大量的〃成功〃人士之后得出：真正成功的人注重人生各个方面的修炼。　　　

　　练　习　　　

　　请为自己目前人生的7个方面从最满意到最不满意排序　　　

　　你希望在哪些方面寻求大的发展　　　

　　你为这几方面树立了目标吗　　　

　　你对人生7个方面的关照程度，将决定你人生效能的高低。　　　

　　●高效能（成功）人士的8个习惯　　　

　　■主动积极。　　　

　　■以终为始。　　　

　　■要事第一。　　　

　　■双赢思维。　　　

　　■知彼解己。　　　

　　■统合综效。　　　

　　■不断更新。　　　

　　■找到心声。　　　

　　这8个习惯是史蒂芬·柯维博士在他两部经典著作《高效能人士的7个习惯》和《高效能人士的第8个习惯》中总结并倡导的（有关前7个习惯的介绍，可参考上一培训课程《压力管理》）。习惯1、2、3帮助你实现个人成功。习惯4、5、6和8帮助你实现人际关系和团队的成功。习惯7帮助你保持恒久的成功。　　　

　　8个习惯都与时间管理密切相关：　　　

　　■习惯1要求人树立正确的人生态度和时间观念。　　　

　　■习惯2和8要求人行动前要首先有目标，保证做正确的事。　　　

　　■习惯3要求人实现目标要有计划，保证正确地做事。　　　

　　■习惯4、5、6说明与人合作会使你更有效率。　　　

　　■习惯7说明仅事业成功不代表人生的成功，时间管理要关照人生的各个方面。　　　

　　8个习惯的养成，将会极大提升你的人生效能。〃效能〃提升之后，〃效率〃自然就成了你的关注点。　　　　

　　●个人效率的11个方面　　　

　　个人效率自我检测　　　

　　请为自己的各项打分。如倾向左边的描述，分数应为1～5；如倾向右边的描述，分数应为6～10。　　　

　　　小节处理　　　　

　　我担心忘记细节　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我处理细节有条不紊　　　

　　　条理性　　　　

　　我没有帮助我个人条理的一套体系；我的办公室和公文包杂乱无章　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我有一套固定的方法和工具帮助我管理时间和信息　　　

　　　主次优先安排　　　　

　　我做事不讲究顺序　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我做事讲究主次优先　　　

　　　兑现承诺　　　　

　　我没有一套有效的方法帮助我记录和兑现我的承诺　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我有一套帮助我记录和兑现承诺的好方法　　　

　　　对待拖沓　　　　

　　拖拖拉拉是我的别名　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我有避免拖沓的有效方法　　　

　　　别人的承诺　　　　

　　我不擅长记住别人答应我的事　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我有一套跟踪别人承诺的办法　　　　　　　　　

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第22节：时间管理（3）　　　　　　　　　

　　　计划性　　　　

　　为将来打算？开什么玩笑　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我有计划未来的有效方法　　　

　　　记录存档　　　　

　　我没有记录的习惯。打过的电话，参加过的会，来往通信都在我脑子里　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　电话、会议、通信及其他沟通文件都合理地记录存档　　　

　　　应对打扰　　　　

　　打扰经常误我的事　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我有减少和控制打扰的好方法　　　

　　　桌面管理　　　　

　　我的桌面没有条理　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我的桌面整洁有序　　　

　　　后续跟踪管理　　　　

　　要记的事太多，我简直无法专心手头的工作　1　2　3　4　5　6　7　8　9　10　我有将工作和承诺按时完成的有效方法　　　

　　11项当中你分数偏低的项目，就是你时间管理〃效率〃方面需要提高的重点。　　　

　　●工作效率与个人效率　　　

　　对于我们多数人来说，除了睡觉，生活的大部分时间都在工作中度过。一个人对工作的态度从很大程度上能反映其人生效能的高低。工作效率则往往代表了个人的生活效率。　　　

　　影响一个人工作效率的原因主要有以下四个方面：　　　

　　■自身因素：如缺乏计划，时间观念不强，追求完美，不愿委托或授权等。　　　

　　■组织因素：如绩效管理等制度不健全，沟通不畅，文山会海等。　　　

　　■环境因素：如突发事件多，应酬多，同事时间观念不强等。　　　

　　■技术因素：如缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具等。　　　

　　问　题　　　

　　影响你工作效率的因素是哪些？　　　

　　你如何对待组织和环境因素？　　　

　　你一定能改变的是：你的自身因素以及找到适合你自己的时间管理方法和工具。时间管理培训能够帮助你的，也正是自身和技术两方面的因素。　　　

　　●学习时间管理的意义　　　

　　■明确成功（效能）的真正含义。　　　

　　■采取正确、有效率的方法和工具去实现成功。　　　

　　时间管理的原则……要事第一　　　

　　时间管理的一个经典游戏　　　

　　桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。其中一个容器中盛有一大半的细沙，另一个容器是空的。现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中，但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面，你会怎么做？　　　

　　有的人会先把细沙全倒入空容器中，然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙里而达到规定的条件。　　　

　　可如果你先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细沙，你会发现再摇一摇容器之后，轻而易举地就完成了任务。　　　

　　在这个游戏中，容器象征着什么？细沙象征着什么？石头象征着什么？这个游戏又说明了什么？　　　

　　容器象征着我们每个人有限的时间，不管是一天也好，或是一生也罢。细沙象征着那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。石头象征着那些与人生七方面相关的关乎我们人生效能的重要的大事。这个游戏说明，倘若我们总先忙碌琐事，那么就很难成就大事。而如果我们能做到要事第一，那么处理起琐事来也会游刃有余。　　　

　　●事务四分类　　　

　　事务依重要性与紧急性可分为四类：　　　

　　　不紧急　紧急　　　

　　　重　要　人生七方面规划　　　

　　客户关系维护　　　

　　全面能力的培养　　　　　　　　　

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第23节：时间管理（4）　　　　　　　　　

　　健身　　　

　　……　业务压力　　　

　　快到期的项目　　　

　　影响工作的病患　　　

　　危机事件　　　

　　……　　　

　　　不　重　要　不良嗜好　　　

　　过度的消遣　　　

　　过度的应酬　　　

　　某些电话和邮件　　　

　　……　某些突发事件　　　

　　主管派的某些活　　　

　　某些会议　　　

　　同事的某些要求　　　

　　……　　　

　　紧急程度　　　

　　我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。但不管怎样，我们在现实中却常常落入这样的俗套：首先处理那些紧急的事务，即首先关注细沙；等有了时间才想到那些石头，即重要的事务。　　　

　　重要性与目标有关，凡有价值，有利于实现目标的就是要事，而紧急之事往往对别人而非对自己重要。　　　

　　●紧急且重要的事务……一定要减少　　　

　　当我们过多地或被迫处理紧急之事时，那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫，使我们陷入〃救火队员〃的模式之中，似乎永无宁日，也体会不到游刃有余的境界。　　　

　　显而易见，要想减少这类事务的比例，平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。　　　

　　●紧急但不重要的事务……可以委托授权　　　

　　我们为什么会感到忙而无功，原因往往就在于我们把大量的时间都花在了这类事务上面。　　　

　　主管临时派的某些活就可能属于这一类事务：对于主管来说重要，对于你只是紧急。这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士的习惯4、5、6和8就会发挥作用了。倘若你人际关系很差，或委托授权的能力欠缺，那你只能独自忍受这类事务。而如果你人缘好，你就可以找人帮你来处理这类事务。　　　

　　当然，委托或授权不是倒垃圾，绝不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给别人。高明的委托或授权，是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事，而又让被委托方或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值，因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。　　　

　　如果你需要提高委托和授权的能力，建议你参加这方面的培训。　　　

　　●不紧急也不重要的事务……尽力去放弃　　　

　　这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关，譬如有求必应，沉迷于网游、泡吧等。我们常说积习难改，改变习惯真得就那么难吗？　　　

　　行为学的研究表明，如果坚持21天，你就很可能改变或养成一个新的习惯。当然，这21天，你需要经历如下过程。　　　

　　1～15天：感到别扭。　　　

　　15～18天：可以自觉地去做了。　　　

　　18～20天：感觉做起来舒服、爽快。　　　

　　21天：变成自动行为！　　　

　　曾经有一位女学员听到这〃21天〃的说法后，按捺不住内心的激动，同我们分享她的一个经历。她说她自己是个特好吃的人，所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。她有一天立下志愿，一定在吃东西时能做到〃双筷齐下〃，所以她就开始练习用平常不用的左手吃饭。头两周真的很别扭，但过了两周后就开始有些习惯了。到了第三周，即差不多21天时，真的变得熟练自如了！现在只要她自己一个人吃饭时，绝对会左右夹攻！　　　

　　习惯不一定难改。难的是坚持！　　　

　　●重要但不紧急的事务……需要我们最为重视　　　

　　这类事务就是你人生中的大石头！人生之轮中的七个方面都属于这类事务。它们最关乎你人生的效能。你每天的生活，都应围绕它们来展开。这样一来，你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来了呢？　　　　　　　　　

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第24节：时间管理（5）　　　　　　　　　

　　生活和工作的优先顺序　　　

　　把主要经历和时间花在重要但不紧急的事务上　　　

　　从而减少那些紧急且重要的事务　　　

　　把紧急但不重要的事务合理地委托或授权　　　

　　杜绝不紧急也不重要的事务侵占你宝贵的生命　　　

　　时间管理的方法……集中统筹　　　

　　●目前常用的时间管理手段　　　

　　■以富兰克林·柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具。　　　

　　■以Outlook和Lotus　Notes为代表的电子工具。　　　

　　尽管电子工具是办公现代化的体现，但它时常并不像纸质工具那么方便。　　　

　　●以终为始　　　

　　可以这样来做计划：　　　

　　Goal　by　Year每年设定目标。　　　

　　Review　by　Month　（at　least　Quarter）每月（至少每季度）反思回顾。　　　

　　Plan　by　Week每周制订计划。　　　

　　Live　by　Day过好每一天！　　　　

　　■首先从目标开始：　　　

　　每年都要把你最重要的人生目标放在首位（Goal　by　Year）。放下眼前的事，静气凝神把注意力放在有激情的地方，这是世界最需要你去为之奋斗的。柯维在其《高效能人士的第8个习惯》一书中写道：〃一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的，而不是发明出来的。〃　譬如我自己，生活的经历让我发现〃影响他人〃是我的一大天赋才能，因此，培训便成为了我人生的一项使命。当然，我还有许多其他与〃影响他人的才能〃相关的梦想，这都是我的激情所在，那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我2006年与此相关的最重要目标包括：让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益；通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工；让家庭实现崭新的过渡（儿子离开幼儿园要上小学，新居交房还需要装修）。　　　

　　最重要的目标是你无论如何都要去拼力实现的。同时，你也不要忽视人生的其他方面。这就是说，一旦确定好你最重要的目标，你还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬如，我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关，然后我就会考虑，在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。　　　

　　■确立了目标，就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中（Plan　by　Week）：　　　

　　行动切忌闷头前行，不会驻足反思。每个月，至少每个季度都应该对行动进行总结（Review　by　Month　or　Quarterly）。　　　

　　■〃活在当下〃（Live　by　Day）的真谛：　　　

　　每年年终，你是否能像孙悦的一首歌里唱的那样〃身体不错，工作不错，心情也不错〃？　　　　

　　●与时间管理工具相关的最重要的五个概念　　　

　　以下五个概念，可以涵盖我们人生中所有要做的事。我向大家介绍的〃效能效率年册〃，其实就是利用这一工具，帮助你管理这五个概念，也就是你要做的所有的事，从而将你的计划真正落实。这五个概念是：①约见；②活动；　　　

　　③未来活动；④对别人的承诺；⑤别人给你的承诺。　　　

　　■约见：日期已经确定，有明确的开始时间，一般也有结束时间，如会议、约见、培训、接机等。　　　

　　■活动：日期也已经确定，但没有规定